Nếu bạn đang làm việc với dữ liệu trong Google Trang tính và muốn chia sẻ dữ liệu đó với những người thường không sử dụng Google Trang tính, thì có một số cách để thực hiện việc này.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng các tính năng nhúng trong Google Trang tính để cho phép bạn chuyển đổi Google Trang tính sang PDF. Ngoài ra còn có một tùy chọn để tận dụng khả năng của trình điều khiển in để in mọi thứ sang định dạng PDF.
Ghi chú: Nhiều tùy chọn bên dưới cũng sẽ hoạt động để chuyển đổi tài liệu Google Docs sang PDF.
Nội dung bài viết
1. Tải xuống dưới dạng tệp PDF
Phương pháp dễ nhất để chuyển đổi bảng tính Google Trang tính trong tài khoản Google Drive của bạn sang định dạng PDF là sử dụng tùy chọn tải xuống tích hợp sẵn.
1. Mở bảng tính bạn muốn chuyển đổi, chọn Tài liệu từ menu, sau đó chọn Tải xuống.
2. Chọn PDF (.pdf) từ menu phụ.
3. Thao tác này sẽ mở menu xuất giống với menu Cài đặt in khi bạn sử dụng tùy chọn in (phần bên dưới). Đây là nơi bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn định dạng khác nhau trước khi kết thúc quá trình chuyển đổi PDF.
Có hai tùy chọn định dạng chính mà bạn có thể điều chỉnh trước khi hoàn tất quá trình chuyển đổi. Đầu tiên là các tùy chọn định dạng cụ thể. Bao gồm các:
- Hiển thị hay ẩn đường lưới và ghi chú
- Căn chỉnh trang (dọc và ngang)
- Cách sắp xếp từng trang của bảng tính ở dạng PDF
Tùy chọn thứ hai bạn có thể điều chỉnh là layout cho đầu trang và chân trang.
- Đánh số trang
- Tiêu đề để hiển thị
- Tên trang tính
- Có hiển thị ngày hay giờ không
4. Khi bạn chọn Xuất khẩu nút, bạn sẽ thấy file PDF đã tải xuống xuất hiện ở góc dưới bên trái của cửa sổ trình duyệt.
Tệp này sẽ xuất hiện trong phần Tải xuống của File Explorer. Bạn có thể mở nó từ đó hoặc di chuyển nó đến bất cứ nơi nào bạn muốn để lưu trữ tệp PDF đã chuyển đổi.
2. Gửi trang tính dưới dạng tệp đính kèm PDF qua email
Một tùy chọn khác để chuyển đổi bảng tính Google Trang tính của bạn sang định dạng PDF là gửi bảng tính ở định dạng PDF qua email.
Để làm điều này:
1. Chọn Tài liệu từ thực đơn. Lựa chọn E-mail và sau đó chọn Gửi email tập tin này.
2. Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, bạn sẽ thấy một Loại tệp menu thả xuống nơi bạn có thể chọn định dạng của tệp để gửi email. Lựa chọn PDF từ danh sách thả xuống này.
3. Nhập địa chỉ email của người mà bạn muốn gửi tệp PDF đã chuyển đổi tới (người này có thể là chính bạn) và chọn Gửi.
Google Trang tính sẽ gửi tệp đã chuyển đổi của bảng tính Google Trang tính ở định dạng PDF tới địa chỉ email (hoặc các địa chỉ) mà bạn đã chỉ định.
3. Nhúng vào trang web dưới dạng tệp PDF
Nếu bạn sở hữu một trang web và muốn cung cấp cho khách truy cập trang web khả năng xem định dạng PDF đã chuyển đổi của bảng tính, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách lấy mã nhúng cho bảng tính của mình.
1. Chọn Tài liệu từ thực đơn. Lựa chọn Chia sẻsau đó chọn Xuất bản lên web.
2. Trong cửa sổ bật lên “Xuất bản lên web”, hãy chọn trang web dưới cột “Nhúng”.
3. Cửa sổ tiếp theo sẽ hiển thị cho bạn chi tiết về chuyển đổi. Theo mặc định, điều này có nghĩa là bạn đang chuyển đổi định dạng “Toàn bộ tài liệu” sang “tài liệu PDF (.pdf)”. Nếu điều này có vẻ tốt, hãy chọn Công bố nút để kết thúc.
4. Trên cửa sổ tiếp theo của trình hướng dẫn, bạn có thể lấy mã nhúng để sử dụng trên trang web của mình. Để thực hiện việc này, hãy chọn Nhúng từ thực đơn. Điều này sẽ hiển thị mã nhúng mà bạn có thể sao chép và sau đó dán vào trang web của mình.
Bất cứ nơi nào bạn dán mã này, nó sẽ hiển thị một “iframe” sẽ hiển thị tệp PDF của bảng tính Google Trang tính của bạn bên trong chính trang web.
Đây là một cách tuyệt vời để chia sẻ bảng tính Google Trang tính của bạn với khách truy cập web. Có nhiều cách sử dụng phương pháp này nếu bạn có một trang web và muốn chia sẻ dữ liệu hoặc biểu đồ với khách truy cập web của mình.
4. In dưới dạng tệp PDF
Tùy chọn cuối cùng mà bạn phải chuyển đổi định dạng Google Trang tính sang PDF là sử dụng các tùy chọn in có sẵn trong Google Trang tính.
1. Chọn Tài liệu từ menu và chọn In từ cuối danh sách.
2. Thao tác này sẽ mở trang In Settings cửa sổ có các tùy chọn định dạng giống như tính năng Xuất được nêu chi tiết trong phần đầu tiên của bài viết này. Điều chỉnh các tùy chọn định dạng theo bất kỳ cách nào bạn thích. Lựa chọn Kế tiếp khi bạn làm xong.
3. Thao tác này sẽ mở cửa sổ In. Để chuyển đổi bảng tính đã in sang định dạng tệp PDF và lưu nó trên máy tính của bạn, hãy sử dụng Điểm đến danh sách thả xuống lựa chọn để chọn Lưu dưới dạng PDF. Sau đó chọn Cứu.
4. Cuối cùng, chọn thư mục bạn muốn lưu phiên bản PDF mới của bảng tính Google Trang tính và nhấp vào Cứu nút ở phía dưới.
Thao tác này sẽ đặt bảng tính đã chuyển đổi dưới dạng tệp PDF vào vị trí bạn đã chỉ định.
Chuyển đổi Google Trang tính sang PDF thật dễ dàng
Như bạn có thể thấy, có một số cách để chuyển đổi bảng tính của bạn trong Google Trang tính thành tệp PDF. Mỗi tùy chọn ở trên đều nhanh chóng và đơn giản. Tùy chọn bạn chọn cuối cùng phụ thuộc vào nơi bạn muốn tệp kết thúc. Chọn tùy chọn phù hợp ở trên, bạn có thể gửi email, nhúng nó vào trang web hoặc lưu tệp vào máy tính của riêng bạn.
