Khi bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel, cho dù đó là sắp xếp một cột hay một hàng, quy trình này thường rất đơn giản. Tuy nhiên, khi nói đến việc sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái cho nhiều hàng hoặc columnshoặc xử lý các chữ cái và số, quá trình này có thể yêu cầu thêm một số bước.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về cách sắp xếp dữ liệu theo bảng chữ cái trong bảng tính Excel.
Nội dung bài viết
Sắp xếp theo bảng chữ cái trong Excel với tính năng sắp xếp
Phương pháp bạn sử dụng để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel tùy thuộc vào số lượng columns hoặc hàng chứa dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp.
Sắp xếp một cột dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái là dễ nhất. Nếu bạn có nhiều columns và muốn đảm bảo tất cả dữ liệu thẳng hàng với cột được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, cần thực hiện thêm một số bước.
Cuối cùng, có những cân nhắc đặc biệt cần lưu ý nếu bạn muốn sắp xếp nhiều columnsvà dữ liệu có hàng tiêu đề hay không.
Tổng quan
Phương pháp đơn giản nhất để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel là nếu bạn có một cột dữ liệu. Ví dụ: nếu bạn có một cột có danh sách tên.
1. Chọn cột dữ liệu.
2. Chọn Trang chủ trình đơn và chọn Sắp xếp & Lọc thả xuống trong nhóm Chỉnh sửa trên dải băng.
3. Chọn một trong hai Sắp xếp từ A đến Z hoặc Sắp xếp Z đến A tùy thuộc vào cách bạn muốn sắp xếp dữ liệu.
Bây giờ, khi nhìn lại cột bạn đã đánh dấu, bạn sẽ thấy dữ liệu ở đó đã được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái bằng phương pháp bạn đã chọn.
Nếu dữ liệu của bạn có số thì sao? Ví dụ: giả sử bạn có cột thứ hai chứa tuổi của mỗi người.
Các bạn muốn sắp xếp cột đó thì các bạn thực hiện tương tự như trên và chọn cột dữ liệu.
Lần này, khi bạn chọn Sắp xếp & Lọc trên dải băng, bạn sẽ thấy các lựa chọn về cách sắp xếp đã thay đổi.
Các tùy chọn này sẽ sắp xếp các số từ số nhỏ nhất đến số lớn nhất hoặc ngược lại.
Sắp xếp nhiều cột
Có một vấn đề với việc sắp xếp columns riêng lẻ trong một bảng có chứa nhiều columns Dữ liệu.
Nếu bạn chỉ chọn một cột và sắp xếp nó, cột còn lại columns Ở lại. Điều này có nghĩa là bảng tính của bạn sẽ bị xáo trộn và dữ liệu sẽ không còn ý nghĩa nữa. Câu trả lời cho vấn đề này là sắp xếp tất cả columns một lần.
Hãy làm lại điều này với bảng tính ví dụ về tên và tuổi.
1. Lần này, thay vì chọn một cột, hãy chọn toàn bộ bảng.
2. Trong Trang chủ thực đơn, chọn Sắp xếp & Lọcvà giống như trước đây, hãy chọn tùy chọn sắp xếp của bạn.
Bây giờ, bạn sẽ thấy rằng không chỉ các tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong bảng tính Excel mà cả các độ tuổi liên quan từ cột thứ hai cũng được sắp xếp theo chúng. Những thời đại đó ở lại với tên chính xác.
Tính năng này không chỉ hoạt động với bảng tính hai cột trong Excel mà còn hoạt động bất kể bảng tính của bạn lớn đến mức nào, miễn là bạn chọn tất cả dữ liệu trong trang tính trước khi sắp xếp.
Nếu muốn, bạn cũng có thể sắp xếp nhiều columns thành một rồi sắp xếp cột đơn đó.
Sắp xếp tùy chỉnh
Bạn sẽ nhận thấy một tùy chọn khác trong menu thả xuống Sắp xếp & Lọc là Sắp xếp tùy chỉnh.
Để xem cách thức hoạt động của nó, hãy lấy một bảng tính lớn hơn nhiều làm ví dụ. Bảng tính trong ví dụ này là danh sách điểm SAT của các trường trung học ở bang New York.
- Chọn toàn bộ bảng dữ liệu trong bảng tính, chọn Trang chủ thực đơn, chọn Sắp xếp & Lọcvà chọn Sắp xếp tùy chỉnh.
2. Bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên mới xuất hiện nơi bạn có thể chọn cách sắp xếp cụ thể từng cột. Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo, chọn cách bạn muốn sắp xếp cột đó, sau đó chọn cách bạn muốn sắp xếp cột đó (A đến Z, Z đến A hoặc Tùy chỉnh).
Bạn sẽ nhận thấy có một số điều thú vị Sắp xếp sự lựa chọn. Đó là:
- Giá trị ô: Sắp xếp theo thứ tự abc, hoặc trong trường hợp số thì từ thấp đến cao hoặc cao xuống thấp
- Màu ô: Sắp xếp dữ liệu được nhóm theo màu ô
- Màu chữ: Sắp xếp dữ liệu được nhóm theo màu phông chữ
- Biểu tượng định dạng có điều kiện: Sắp xếp dữ liệu theo biểu tượng trong ô từ logic định dạng có điều kiện của nó
Thao tác này sẽ sắp xếp toàn bộ bảng dữ liệu theo cột đầu tiên bạn đã chọn. Nhưng bạn cũng có thể thực hiện sắp xếp thứ cấp (sau khi cột được chọn đầu tiên được sắp xếp).
Chỉ cần chọn Thêm cấp độ. Từ các trường mới xuất hiện, hãy chọn lại danh sách thả xuống Cột, Sắp xếp và Thứ tự như mong muốn.
Lựa chọn OK và bạn sẽ thấy toàn bộ bảng của mình hiện được sắp xếp theo nhiều columns.
Nó sẽ sắp xếp đầu tiên theo cột ban đầu bạn đã chọn, sau đó là cột thứ hai, thứ ba, v.v.
Ghi chú: Bạn có thể nhận thấy rằng các tùy chọn sắp xếp cột trong danh sách thả xuống ở trên bao gồm tên tiêu đề thay vì các chữ cái. Điều này là do hộp kiểm bên cạnh Dữ liệu của tôi có tiêu đề trong cửa sổ sắp xếp được chọn. Nếu bảng tính của bạn có tiêu đề, hãy đảm bảo chọn mục này.
Sắp xếp bảng chữ cái trong Excel bằng bộ lọc
Trong khi sử dụng danh sách thả xuống Sắp xếp & Lọc trong menu Chính, bạn có thể nhận thấy cũng có một Lọc lựa chọn.
Nếu chọn mục này, bạn sẽ thấy các mũi tên thả xuống xuất hiện ở đầu mỗi cột. Khi bạn chọn một trong các mũi tên ở đầu bất kỳ mũi tên nào columnsbạn sẽ thấy một danh sách dài các tùy chọn.
Đây là cách hoạt động của từng tùy chọn này:
- Sắp xếp từ A đến Z hoặc Sắp xếp Z đến A: Sắp xếp trang tính bằng cột này theo thứ tự bảng chữ cái theo một trong hai hướng.
- Sắp xếp theo màu sắc: Thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ sắp xếp nhiều cột giống như trong phần trước ở trên.
Các tùy chọn lọc khác ở phía dưới sẽ không giúp bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel nhưng có rất nhiều tùy chọn để lọc ra dữ liệu mà bạn không quan tâm. Khi bạn chọn Bộ lọc văn bảnbạn có thể chọn chỉ hiển thị dữ liệu trong trang tính:
- Bằng một giá trị cụ thể
- Không bằng một giá trị cụ thể
- Bắt đầu với một từ hoặc một con số
- Kết thúc bằng một từ hoặc một con số
- Chứa một từ hoặc một con số
- Không chứa một từ hoặc một con số
- Bộ lọc tùy chỉnh cho phép bạn kết hợp bất kỳ bộ lọc nào ở trên để sử dụng nhiều bộ lọc
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều cách để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái (hoặc thứ tự số) trong Excel. Tùy chọn bạn chọn thực sự phụ thuộc vào lượng dữ liệu bạn muốn sắp xếp, độ lớn của bảng mà bạn muốn sắp xếp và liệu bạn muốn sắp xếp theo chỉ một cột, hàng hay nhiều cột.
Tìm hiểu thêm về các mẹo và thủ thuật khác nhau dành cho Excel cũng như chia sẻ bất kỳ kỹ thuật nào khác mà bạn biết để sắp xếp các hàng và columns trong Excel.
