Khi bạn phải thuyết trình tại nơi làm việc, Microsoft PowerPoint là công cụ tiêu chuẩn mà hầu hết mọi người sử dụng. Tuy nhiên, nếu không có chút sáng tạo, bài thuyết trình PowerPoint có thể trở nên buồn tẻ. Học cách tự động phát các trang chiếu PowerPoint có thể thêm gia vị cho bài thuyết trình của bạn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách tự động phát nội dung trong slide PowerPoint. Bạn có thể tự động phát video được nhúng khi trang chiếu xuất hiện hoặc tự động phát hoạt ảnh. Cuối cùng, bạn có thể tạo bản trình bày tự chạy chuyển qua trang chiếu tiếp theo bằng cách sử dụng thời gian cụ thể mà bạn đã thiết lập và thậm chí lặp lại bản trình bày để phát liên tục.
Ghi chú: Các thủ thuật sau đây sẽ hoạt động trên PowerPoint, dù chạy trên máy tính Windows hay Mac.
Nội dung bài viết
Cách tạo một bản trình bày PowerPoint tự chạy
Tại sao phải tạo bản trình bày PowerPoint tự chạy? Bạn có thể không muốn bị phân tâm bằng cách nhấp chuột để chuyển bản trình bày của mình sang trang chiếu tiếp theo. Hoặc bạn muốn thiết lập bài thuyết trình của mình trên ki-ốt tại một hội nghị. Một số bài thuyết trình có thể tự chạy thậm chí có thể không cần loa.
Thiết lập trình chiếu
Theo mặc định, bản trình bày PowerPoint được định cấu hình để chạy dưới dạng “Được trình bày bởi diễn giả”, trong đó bạn phải nhấp qua từng trang chiếu để kích hoạt chuyển tiếp trong suốt bản trình bày.
Để thiết lập Tự động phát, trước tiên hãy định cấu hình bản trình bày để tự động phát theo cách bạn muốn.
- Lựa chọn Trình chiếu từ menu, sau đó chọn Thiết lập trình chiếu từ dải băng.
- Sử dụng các tùy chọn trên cửa sổ bật lên để định cấu hình cách bản trình bày của bạn hoạt động trong khi tự động phát.
Đây là cách mỗi tùy chọn hoạt động:
- Được trình bày bởi một diễn giả: Người nói phải nhấp qua từng slide bằng cách nhấp chuột. Tuy nhiên, thời gian trượt tự động vẫn là một tùy chọn nếu bạn chọn nó ở bên phải.
- Được duyệt bởi một cá nhân: Người xem sẽ cần nhấn Play để bắt đầu bài thuyết trình, nhưng sau đó, bài thuyết trình sẽ tự phát.
- Đã duyệt tại ki-ốt: Tùy chọn này sẽ tiếp tục lặp qua bài thuyết trình cho đến khi bạn nhấn phím Esc trên bàn phím. Điều này sẽ tự động kích hoạt tùy chọn Loop Continuely ở cuối cửa sổ.
Luyện tập và đặt thời gian trình chiếu
Bước tiếp theo là thiết lập thời gian trình chiếu và luyện tập bản trình bày của bạn để đảm bảo thời gian tự động dành cho mỗi slide là phù hợp.
Sử dụng tùy chọn diễn tập này cũng là một cách tuyệt vời để thực hành bài thuyết trình của bạn và đảm bảo rằng thời gian chạy tổng thể nằm trong giới hạn của bạn.
Để làm điều này:
- Lựa chọn Trình chiếu từ menu và chọn Thời gian diễn tập từ dải băng.
- Thao tác này sẽ bắt đầu phiên “Ghi âm”. Ở chế độ này, bạn sẽ cần nói chuyện bình thường bằng cách sử dụng tập lệnh mà bạn sẽ sử dụng trong khi thuyết trình. Khi nói xong trên một trang chiếu cụ thể, hãy chọn mũi tên “Tiếp theo” để tiếp tục đến trang chiếu tiếp theo.
Ghi chú: Sử dụng nút “Tạm dừng” để tạm dừng thời gian cho slide hiện tại nếu bạn cần thu thập suy nghĩ hoặc nghỉ giải lao vì bất kỳ lý do gì. Cửa sổ nhỏ này cũng sẽ hiển thị cho bạn tổng thời gian cho toàn bộ bài thuyết trình của bạn.
- Tiếp tục làm điều này qua tất cả các slide. Cuối cùng nhấn dấu “x” ở góc trên bên phải để hoàn tất việc ghi slide cuối cùng. Bạn sẽ thấy một thông báo bật lên hỏi xem bạn có muốn lưu định giờ cho trang chiếu mới của mình không.
Khi bạn đã lưu những thay đổi này, bản trình bày PowerPoint của bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Nếu bạn đã giữ mặc định Được trình bày bởi một diễn giả cài đặt và kích hoạt Sử dụng thời gian, nếu có chọn trong “Trang trình bày nâng cao”, bạn có thể bắt đầu bản trình bày của mình theo cách thủ công và sau đó để các trang trình bày tự động chuyển tiếp khi bạn nói.
Ghi lại trình chiếu slide (Hoàn toàn tự động)
Nếu bạn muốn tạo một bản trình bày tự chạy hoàn toàn cho ki-ốt hoặc cử người tự chạy, hãy chọn tùy chọn chính xác trong cửa sổ “Thiết lập hiển thị” được mô tả ở trên.
Sau đó, ghi lại bài thuyết trình của bạn bằng cách chọn Trình chiếu từ menu và chọn Ghi trong dải băng. Tiếp theo, chọn Từ lúc bắt đầu trong menu thả xuống để bắt đầu ghi bản trình bày của bạn ở chế độ toàn màn hình từ trang chiếu đầu tiên.
Bạn có thể bỏ qua bước này nếu không muốn ghi âm giọng kể của mình khi trình chiếu. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã kích hoạt Hiển thị không có tường thuật hộp kiểm trong cửa sổ Thiết lập Hiển thị.
Cách nhúng và tự động phát video
Một điều khác mà bạn có thể tự động hóa trong bản trình bày PowerPoint của mình là kích hoạt tệp video được nhúng khi bạn nhấp vào trang chiếu nơi bạn đã đặt nó.
Trong chế độ xem chỉnh sửa, nhấp chuột phải vào video bạn muốn tự động hóa và chọn mũi tên xuống ở bên phải của Bắt đầu cái nút.
Lựa chọn Tự động từ trình đơn thả xuống.
Lưu bản trình bày PowerPoint. Giờ đây, video sẽ bắt đầu phát tự động khi bạn chuyển sang trang chiếu có video được nhúng trong chế độ xem của người thuyết trình.
Bạn có nên sử dụng bản trình bày PowerPoint tự chạy không?
Tùy chọn tự động hiển thị trước slide PowerPoint của bạn có thể hữu ích. Tuy nhiên, không phải lúc nào đó cũng là cách tiếp cận đúng. Ví dụ: một bản trình bày hoàn chỉnh, được ghi lại sẽ rất tuyệt nếu bạn gửi bản trình bày của mình qua email hoặc cung cấp bản tải xuống. Tuy nhiên, bản trình bày tự chạy có thể phản tác dụng nếu bạn bị cuốn vào một cuộc trò chuyện phụ hoặc có những điều khác mà bạn muốn nói ngay lập tức. Kết quả là bạn có thể thấy mình lúng túng khi tạm dừng bài thuyết trình của mình.
Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn luồng trình bày của mình, việc sử dụng bản trình bày chạy thủ công có thể là lựa chọn tốt nhất cho trường hợp của bạn.
