Bạn có biết rằng bạn có thể xem và khôi phục các phiên bản trước của sổ làm việc bằng lịch sử phiên bản trong Excel không? Từ những thay đổi do cộng tác viên thực hiện cho đến những thay đổi do bạn thực hiện nhầm, bạn có thể cứu bảng tính đó một cách dễ dàng.
Trong Microsoft Excel trên Windows, Mac và web cùng với OneDrive và SharePoint, bạn có nhiều cách khác nhau để xem lịch sử phiên bản sổ làm việc của mình. Bạn có thể thấy sự thay đổi, tìm lỗi hoặc khôi phục toàn bộ tệp chỉ trong vài phút.
Nội dung bài viết
Giới thiệu về Lịch sử phiên bản Microsoft Excel
Xem lịch sử phiên bản của sổ làm việc Microsoft Excel có nhiều lợi ích và có thể đặc biệt hữu ích khi cộng tác với người khác. Bạn có thể muốn xem ai đã thay đổi cái gì, lần chỉnh sửa cuối cùng diễn ra khi nào hoặc thậm chí khôi phục phiên bản trước đó.
Để sử dụng lịch sử phiên bản trong Excel, hãy ghi nhớ những điều sau:
- Bạn phải lưu trữ tệp trong OneDrive hoặc SharePoint nếu bạn đang sử dụng Microsoft 365 (Office 365).
- Bạn có thể truy xuất 25 phiên bản trước của tệp của mình bằng tài khoản Microsoft cá nhân.
- Bạn có thể truy xuất số lượng phiên bản trước theo cấu hình thư viện của mình bằng tài khoản cơ quan hoặc trường học của Microsoft.
- Bạn phải bật lịch sử phiên bản trong SharePoint để truy xuất các phiên bản trước đó bằng nền tảng đó.
Mẹo: Nếu bạn có thói quen lưu cục bộ các tệp Excel của mình theo mặc định, hãy cân nhắc chuyển sang tính năng Lưu Tự động bằng OneDrive để lưu trữ sổ làm việc một cách an toàn.
Lịch sử Phiên bản trong Excel trên Windows
Bạn có thể dễ dàng xem lịch sử phiên bản, xem các chỉnh sửa và khôi phục phiên bản trước của tệp Excel trên Windows.
- Khi sổ làm việc của bạn đang mở, hãy chọn mũi tên xuống ở bên phải tên tệp ở đầu cửa sổ và chọn Lịch sử phiên bản.
- Bạn sẽ thấy một sổ làm việc mới mở ra với lịch sử phiên bản ở thanh bên bên phải. Bạn có thể xem tất cả các phiên bản của sổ làm việc có ngày, giờ và tên người dùng.
- Ở đầu thanh bên, hãy bật nút chuyển đổi cho Hiển thị các chỉnh sửa để xem tất cả các thay đổi được thực hiện. Sau đó, bạn có thể sử dụng các nút mũi tên xuất hiện để chuyển từ chỉnh sửa này sang chỉnh sửa tiếp theo. Những chỉnh sửa này hiển thị được tô sáng trực tiếp trên bảng tính.
- Để khôi phục phiên bản trước, hãy chọn phiên bản đó trong thanh bên. Sau đó, sử dụng Khôi phục trên thanh màu vàng ở đầu trang tính. Lưu ý, bạn cũng có thể xác nhận ngày và giờ của phiên bản trong thanh.
Khi hoàn tất bảng lịch sử phiên bản, bạn chỉ cần đóng nó lại như bất kỳ tài liệu Excel nào khác.
Mẹo: Gặp sự cố khi tải tập tin của bạn lên? Hãy xem các bản sửa lỗi này cho lỗi “Tải lên bị chặn” cho OneDrive trên Windows.
Các phiên bản Excel khác trên Windows
Nếu bạn có Office 2016 đến 2021, cách truy cập tùy chọn lịch sử phiên bản của Excel hơi khác một chút. Với sổ làm việc của bạn đang mở, hãy chọn Tài liệu > Lịch sử.
Nếu bạn không thấy Lịch sử trong dẫn hướng Tệp thì bạn có thể có phiên bản đăng ký của Microsoft 365. Trong trường hợp này, hãy chọn Tài liệu > Thông tin và chọn Lịch sử phiên bản.
Lịch sử phiên bản trong Excel trên máy Mac
Việc xem lịch sử phiên bản của tệp Excel trên Mac cũng dễ dàng như trên Windows.
- Khi sổ làm việc của bạn đang mở, hãy chọn mũi tên xuống ở bên phải tên tệp ở trên cùng và chọn Duyệt qua Lịch sử phiên bản.
- Bạn sẽ thấy lịch sử phiên bản trong thanh bên ở bên phải với tất cả các phiên bản của sổ làm việc cũng như ngày, giờ và người dùng của từng thay đổi.
- Để xem phiên bản trước hoặc khôi phục phiên bản trước, hãy chọn Phiên bản mở trong thanh bên bên dưới cái bạn muốn.
- Khi sổ làm việc mở ra trong một cửa sổ mới, bạn có thể kiểm tra sự khác biệt so với phiên bản hiện tại. Để khôi phục phiên bản của tập tin, chỉ cần chọn Khôi phục ở phía bên phải của thanh màu vàng ở trên cùng.
Chỉ cần đóng thanh bên lịch sử phiên bản bằng cách sử dụng X ở trên cùng bên phải khi bạn hoàn thành.
Mẹo: Nếu bạn gặp sự cố khi đồng bộ OneDrive trên máy Mac, hãy xem các cách khắc phục này.
Các phiên bản Excel khác trên Mac
Nếu bạn có phiên bản Excel cũ hơn trên máy Mac hoặc phiên bản khác ngoài Microsoft 365, bạn chỉ cần chọn Tài liệu > Duyệt lịch sử phiên bản.
Lịch sử Phiên bản trong Excel trên Web
Xem lịch sử phiên bản của sổ làm việc trong Excel, OneDrive hoặc SharePoint trên web tương tự như trên Windows và Mac. Ngoài ra, bạn có thể khôi phục phiên bản trước một cách dễ dàng.
- Mở sổ làm việc, chọn mũi tên xuống ở bên phải tên tệp ở trên cùng bên trái và chọn Lịch sử phiên bản. Ngoài ra, hãy chọn Tài liệu > Thông tin và chọn Lịch sử phiên bản.
- Bạn sẽ thấy sổ làm việc được làm mới với một màn hình mới hiển thị lịch sử phiên bản ở thanh bên ở bên phải. Ở đây một lần nữa, bạn có thể xem từng phiên bản, ngày giờ và tên người dùng.
- Để xem một phiên bản cụ thể, hãy sử dụng mũi tên ở bên trái để mở rộng phần đó rồi chọn phiên bản.
- Bạn cũng có thể bật nút chuyển đổi ở trên cùng để Hiển thị các thay đổi để xem các chỉnh sửa được đánh dấu trong sổ làm việc và sử dụng các mũi tên ở đầu trang tính để di chuyển đến từng thay đổi.
- Để khôi phục phiên bản cũ hơn, hãy chọn phiên bản đó rồi chọn Khôi phục ở trên cùng. Ngoài ra, bạn có thể chọn Lưu bản sao để giữ một bản sao mới của sổ làm việc.
Khi bạn xem xong lịch sử phiên bản, hãy chọn Quay lại tài liệu ở phía trên bên trái của trang tính.
Lịch sử phiên bản Excel cần giải cứu
Từ tài chính doanh nghiệp đến kiểm kê sản phẩm cho đến ngân sách hộ gia đình, chúng tôi sử dụng Microsoft Excel cho nhiều mục đích khác nhau. Khả năng nhìn thấy những thay đổi do người khác thực hiện hoặc khi chúng tôi mắc lỗi trong một trang tính có thể rất quan trọng. Rất may, lịch sử phiên bản của Excel có sẵn để giúp xem và khôi phục các phiên bản trước đó.
Bây giờ bạn đã biết cách xem lịch sử phiên bản trong Excel, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để tự động sao lưu tệp vào OneDrive hoặc Google Drive nhằm giữ chúng an toàn không bị mất dữ liệu.
