Khi hầu hết mọi người sử dụng Lịch Google, họ sử dụng nó theo cách đơn giản nhất có thể. Họ tạo sự kiện, lời nhắc và thậm chí có thể lên lịch các cuộc họp sử dụng Google Meet.
Nhưng có rất nhiều thứ đối với Lịch Google hơn là những gì bạn thấy. Có những tính năng được giấu bên trong menu con và những tích hợp mà ít người biết đến cho đến khi bạn tình cờ phát hiện ra chúng.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về một số mẹo chuyên nghiệp tốt nhất về cách sử dụng Lịch Google để nó hữu ích hơn nhiều. Làm chủ những điều này, và bạn sẽ thậm chí còn làm việc hiệu quả hơn hiện tại.
Nội dung bài viết
Thêm lịch
Nhiều người sử dụng Lịch Google với một lịch trong Tài khoản Google của họ. Hầu hết mọi người không nhận ra rằng bạn thực sự có thể tạo nhiều lịch “nhiều lớp” cho các phần khác nhau trong cuộc sống của mình.
Dưới đây là một số ví dụ về những thứ bạn có thể muốn tạo một lịch riêng biệt.
- Lịch làm việc của bạn.
- Lịch dùng chung của gia đình bạn.
- Lịch cho công việc sửa sang nhà cửa của bạn.
- Lịch dành riêng cho công việc kinh doanh phụ của bạn.
Bạn có thể phân biệt giữa tất cả nhiều lịch của mình bằng cách mã hóa màu cho chúng. Hãy xem cách sử dụng tính năng này trong Lịch Google.
Thêm nhiều lịch
Để tạo lịch mới, hãy chọn + biểu tượng bên phải của Các lịch khác trong ngăn điều hướng bên trái. Lựa chọn Tạo lịch mới từ menu thả xuống.
Trên cửa sổ tiếp theo, đặt tên cho lịch mới của bạn, mô tả (tùy chọn), đặt múi giờ chính xác cho nơi bạn làm việc đó và chọn Tạo lịch.
Bạn sẽ thấy lịch mới xuất hiện trong ngăn điều hướng bên trái bên dưới Lịch của tôi. Bật hộp kiểm ở bên trái lịch mới của bạn và chọn trong lịch để tạo sự kiện mới.
Trong cửa sổ xuất hiện, hãy nhập tiêu đề sự kiện của bạn, điều chỉnh bất kỳ cài đặt nào khác và đảm bảo thay đổi lịch ở cuối cửa sổ thành lịch mới của bạn.
Khi bạn chọn Tiết kiệm, bạn sẽ thấy sự kiện xuất hiện trong chế độ xem lịch của mình, nhưng nó sẽ được mã hóa màu để bạn biết sự kiện đó được lưu trữ trong lịch nào.
Bạn có thể thêm bao nhiêu lịch tùy thích trong cùng một tài khoản Google của mình. Bật hoặc tắt bất kỳ lớp lịch nào bạn không muốn xem bằng cách chọn hoặc bỏ chọn từng hộp kiểm lịch.
Đăng ký các lịch hữu ích
Ngoài ra còn có các lịch công cộng miễn phí mà bạn có thể đăng ký. Những lịch này xuất hiện giống như lịch cá nhân mà bạn tự thêm bằng quy trình ở trên.
Để truy cập những thứ này, hãy chọn + biểu tượng bên cạnh Khác lịch như trên, nhưng lần này chọn Duyệt qua các lịch quan tâm từ danh sách thả xuống.
Bạn sẽ thấy danh sách các lịch mà bạn có thể chọn. Chúng bao gồm các loại ngày lễ khác nhau, một loạt các môn thể thao và phần “Khác” hiện chỉ bao gồm Chu kỳ mặt trăng.
Khi bạn thêm những thứ này và quay lại lịch của mình, bạn sẽ thấy chúng được liệt kê và bật trong Các lịch khác.
Bạn cũng sẽ thấy các sự kiện từ lịch đó hiển thị trên Lịch Google của mình. Các sự kiện lịch công khai thường hiển thị dưới dạng các sự kiện cả ngày được liệt kê ở đầu ngày có liên quan.
Bao gồm các lịch thú vị và thông tin từ URL
Bạn cũng có thể thêm lịch công khai theo URL. Những lịch công cộng này nằm rải rác trên internet và không phải lúc nào cũng dễ tìm.
Một số ví dụ bao gồm:
- FirstShowing: Chọn liên kết Lịch Google để xem các bộ phim sắp ra mắt trong năm. Mỗi năm trang web được cập nhật với một tab mới cho năm hiện tại.
- JamBase: Chọn để xem Lịch phát trực tiếp ở đầu cửa sổ để xem các buổi hòa nhạc sắp tới.
- iCalShare: Duyệt qua hoặc tìm kiếm danh sách lịch lễ và thể thao khổng lồ này mà bạn có thể thêm vào tài khoản Lịch Google của mình.
- Lịch phóng của NASA: Lịch này được NASA cập nhật với tất cả các lần phóng sắp tới của NASA cũng như các lần phóng trong lịch sử của NASA.
Để thêm một trong các lịch này, hãy sao chép URL từ bất kỳ lịch công khai nào. Sau đó, trong tài khoản Lịch Google của riêng bạn, hãy chọn + biểu tượng ở bên phải của Các lịch khác. Lựa chọn Từ URL từ danh sách thả xuống.
Trên Windows tiếp theo, dán URL của lịch vào URL của lịch trường, sau đó chọn Thêm lịch cái nút.
Bây giờ khi bạn quay lại lịch của riêng mình, nếu bạn bật lịch mà bạn đã thêm, bạn sẽ thấy những sự kiện đó xuất hiện với mã màu riêng của chúng.
Mẹo hữu ích khi sử dụng Lịch Google
Ngoài việc chỉ cần thêm các sự kiện vào lịch của bạn, có rất nhiều việc bạn có thể làm để làm cho lịch của mình hiệu quả hơn.
Mã màu Công việc của bạn
Bất cứ khi nào bạn tạo các sự kiện để nhắc nhở bản thân làm điều gì đó hoặc về một cuộc hẹn, hãy cân nhắc mã hóa màu sắc các lĩnh vực cụ thể trong cuộc sống của bạn.
Ví dụ: bạn có thể đặt tất cả các sự kiện liên quan đến sức khỏe màu vàng, sự kiện công việc màu xanh lam và các sự kiện gia đình là màu cam.
Để làm điều này, chỉ cần chọn lịch để thực hiện một sự kiện. Sau khi đặt tiêu đề cho sự kiện, hãy chọn More các tùy chọn ở cuối cửa sổ. Trên trang tiếp theo, chọn mã màu cho sự kiện đó bên cạnh lựa chọn lịch.
Tùy chọn này ghi đè cài đặt lịch mặc định bằng mã màu tùy chỉnh của bạn.
Sử dụng đúng múi giờ khi đi du lịch
Nếu bạn có một sự kiện bắt đầu ở một múi giờ và kết thúc ở múi giờ khác, điều quan trọng là phải tính đến chênh lệch múi giờ đó.
Nếu bạn không chắc tại sao điều này lại quan trọng, hãy cân nhắc bạn muốn bắt đầu làm việc trên một bài báo của trường khi bạn lên chuyến bay trên Bờ Đông của Hoa Kỳ. Bạn biết rằng bạn có thể sẽ hoàn thành bài báo của mình khi bạn đến California.
Vấn đề là California quay ngược thời gian bốn 3 giờ. Lịch Google có thể giúp bạn tính đến sự thay đổi múi giờ này.
Để thực hiện việc này trong Lịch Google, hãy nhấp vào lịch để tạo sự kiện khi sự kiện bắt đầu. Ngay dưới ngày và giờ của sự kiện, hãy chọn Múi giờ.
Bên cạnh hộp kiểm Cả ngày, hãy chọn Múi giờ lần nữa. Bạn sẽ thấy một cửa sổ xuất hiện cho phép bạn xác định múi giờ khác cho thời điểm sự kiện bắt đầu và kết thúc. Chọn hộp kiểm, sau đó đặt từng múi giờ.
Lựa chọn đồng ý khi bạn hoàn thành.
Hãy cẩn thận khi đặt thời gian kết thúc sự kiện, vì lịch sẽ dịch nó sang múi giờ mới. Vì vậy, nếu bạn đã nói rằng bạn sẽ mất từ 3 giờ chiều đến 4 giờ chiều Giờ miền Đông để viết bài và thay đổi múi giờ kết thúc thành Los Angeles, lịch sẽ hiển thị thời gian kết thúc lúc 7 giờ tối.
Đặt thời gian bắt đầu và kết thúc theo thời gian chính xác trong múi giờ bạn đã đặt.
Tự động kết thúc sớm các cuộc họp
Một tính năng hữu ích khác nếu bạn muốn mọi người thích mình là tự động kết thúc cuộc họp mà bạn tạo sớm 5 phút cho cuộc họp 30 phút và sớm 10 phút cho cuộc họp 60 phút.
Bạn có thể đặt điều này bằng cách mở cài đặt Lịch Google, chọn Cài đặt sự kiện từ menu bên trái và bật Các cuộc họp nhanh chóng hộp kiểm.
Điều này sẽ cung cấp cho những người tham dự cuộc họp của bạn thời gian để đến cuộc họp tiếp theo của họ, nếu họ cần.
Tích hợp với ứng dụng ToDo của bạn
Bạn cũng không phải quản lý lịch của mình theo cách thủ công nếu bạn sử dụng hầu hết các ứng dụng việc cần làm dựa trên đám mây phổ biến hiện nay.
Ví dụ: ToDoist cho phép bạn tích hợp trực tiếp với Lịch Google. Chỉ cần vào cài đặt ToDoist của bạn, chọn Tích hợp từ menu bên trái và chọn Kết nối lịch trong Lịch Google.
Giờ đây, bất cứ khi nào bạn tạo lời nhắc công việc mới trong ToDoist, lời nhắc đó sẽ tự động được thêm vào Lịch Google của bạn.
Hầu hết các ứng dụng việc cần làm khác đều có tích hợp tương tự với Lịch Google hoặc bạn có thể sử dụng các ứng dụng như IFTTT hoặc Zapier để tích hợp chúng vào các dịch vụ.
Sử dụng ứng dụng Lịch Google
Nó cũng không có ý nghĩa gì nếu bạn luôn bị mắc kẹt với máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay khi bạn đang sử dụng lịch của mình. Vì vậy, cài đặt ứng dụng Lịch Google trên iPhone hoặc thiết bị Android của bạn là rất hợp lý.
Ứng dụng đồng bộ hóa với mọi thiết bị khác mà bạn sử dụng Lịch Google, vì vậy bạn sẽ không bao giờ rời xa lịch biểu, sự kiện và lời nhắc của mình.
Tạo sự kiện từ Gmail
Lịch Google cũng được tích hợp trực tiếp với Gmail và bạn thậm chí không phải làm bất cứ điều gì để kích hoạt nó.
Để sử dụng tích hợp nhúng này trong Lịch Google, bất cứ khi nào bạn mở email trong Gmail, chỉ cần chọn ba dấu chấm ở bên phải của menu biểu tượng trên cùng. Lựa chọn Tạo sự kiện từ menu thả xuống.
Thao tác này sẽ tự động tạo sự kiện trong Lịch Google của bạn, sử dụng thông tin chi tiết từ email này trong chi tiết sự kiện.
Đây là một cách hữu ích để đặt ngay một cuộc họp hoặc lời nhắc bất cứ khi nào bạn nhận được một email quan trọng mà bạn muốn theo dõi.
Xem lịch của bạn từ Google Documents
Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng ngay cả Google Tài liệu cũng được tích hợp với Lịch Google. Theo dõi các cuộc họp sắp tới của bạn trong khi làm việc trên tài liệu bằng cách chọn biểu tượng Lịch ở bên phải cửa sổ Google Tài liệu.
Điều này hiển thị chương trình làm việc của ngày hôm nay trong một cửa sổ nhỏ, hẹp ở bên phải. Đó là một cách tuyệt vời để lưu giữ các sự kiện trong ngày ngay trước mắt bạn ngay cả khi bạn đang bận làm việc.
Lịch Google có nhiều thứ hơn là chỉ tạo sự kiện và lời nhắc. Giữa các tích hợp, lịch dùng chung và tất cả các tính năng khác – Lịch Google là một trong những lịch dựa trên đám mây hữu ích nhất hiện nay dành cho bạn. Và trên hết, nó hoàn toàn miễn phí.
