Một tính năng thường bị bỏ qua của Excel là công cụ Phân tích What-If cho phép bạn khám phá các tình huống khác nhau mà không thay đổi giá trị trong bảng tính của mình. Chức năng này đặc biệt hữu ích cho các chuyên ngành kinh tế và quản lý cũng như chủ doanh nghiệp vì bạn có thể thấy các giá trị khác nhau ảnh hưởng đến mô hình, công thức và lợi nhuận dự kiến như thế nào.
Công cụ phân tích What-If của Excel
Giả sử bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ bán đồ dùng và bạn đã xác định rằng bạn sẽ kiếm được lợi nhuận 10 USD cho mỗi đồ dùng bạn bán. Để tính lợi nhuận từ việc bán những vật dụng này, bạn tạo một bảng tính trong Excel trông như thế này:
Lưu ý rằng con số trong ô A3 thể hiện số lượng vật dụng được bán và con số trong B3 thể hiện lợi nhuận trên mỗi vật dụng được bán. Số liệu ở C3 được tính theo công thức sau:
=A3*B3
và thể hiện lợi nhuận từ việc bán 1 vật dụng với mức lợi nhuận 10 USD.
Tuy nhiên, bạn có thể quan tâm đến tổng lợi nhuận của mình với số lượng vật dụng được bán khác nhau. Ví dụ: giả sử bạn muốn biết lợi nhuận của mình sẽ là bao nhiêu nếu bạn bán được 100, 200 hoặc 300 vật dụng.
Một cách để làm điều này là thay đổi hình trong A3 cho từng tình huống mà chúng tôi đã xác định ở trên. Nói cách khác, bạn có thể thay đổi A3 thành 100 và ghi lại sự thay đổi về lợi nhuận ở C3. Sau đó, bạn có thể thực hiện tương tự với số 200 và 300. Tuy nhiên, chức năng Phân tích Nếu-thì của Excel được thiết kế dành riêng cho trường hợp như vậy.
Để sử dụng công cụ Phân tích What-If của Excel, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào Dữ liệu trên Ribbon và định vị vị trí Những gì nếu phân tích nút công cụ trong phần Công cụ dữ liệu. Bấm vào Những gì nếu phân tích nhấn nút và chọn Trình quản lý kịch bản từ danh sách các tùy chọn.
Bây giờ bạn sẽ nhìn vào cửa sổ Trình quản lý kịch bản. Bấm vào Thêm vào và Excel sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho kịch bản đầu tiên. Bạn có thể chọn bất kỳ tên nào bạn muốn nhưng sẽ khôn ngoan hơn khi chọn tên mô tả kịch bản bạn đang tạo. Ví dụ của chúng tôi ở đây, đặt tên cho kịch bản 100 Widget.
Trong hộp Thay đổi ô, nhập A3 và sau đó nhấp vào OK cái nút.
Trong cửa sổ Giá trị kịch bản mở ra, nhập 100 và nhấp vào OK cái nút. Về cơ bản những gì bạn đã làm là tạo ra một kịch bản giả định mới sẽ tính toán tổng lợi nhuận nếu số lượng vật dụng được bán trong A3 là 100.
Hoàn thành các bước trên để tạo thêm hai kịch bản, một cho 200 vật dụng và một cho 300 vật dụng. Khi hoàn tất, cửa sổ Trình quản lý Kịch bản sẽ trông như thế này:
Bấm vào kịch bản có nhãn 100 Widget và sau đó nhấp vào Trình diễn cái nút. Lưu ý rằng ô A3 thay đổi thành 100 và ô C3 thay đổi thành 1.000 USD. Bây giờ, hãy nhấp vào kịch bản có nhãn 200 Widget và sau đó nhấp vào Trình diễn cái nút. Lưu ý rằng ô A3 thay đổi thành 200 và ô C3 thay đổi thành 2.000 USD. Làm tương tự cho kịch bản có nhãn 300 Widget.
Kịch bản What-If cũng cho phép bạn xem cùng một lúc bản tóm tắt của tất cả các kịch bản bạn đã tạo ở các bước trước. Bấm vào Bản tóm tắt nút và gõ C3 vào hộp Ô Kết quả.
Nhấp chuột OK và Excel sẽ tạo một bảng tính mới hiển thị tất cả các kịch bản của bạn trong một bản tóm tắt thuận tiện.
Mặc dù đơn giản nhưng ví dụ này cho thấy chức năng Phân tích What-If của Excel có thể mạnh mẽ như thế nào. Bằng cách sử dụng một trang tính chứa đầy dữ liệu và công thức, bạn có thể dễ dàng tạo các kịch bản Phân tích What-If hữu ích với Excel để giúp bạn tránh khỏi rắc rối khi chỉnh sửa từng ô để xem những thay đổi này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến giá trị trong các ô khác. Thưởng thức!
