Các thư mục và thư mục con tùy chỉnh trong Microsoft Outlook cho phép bạn phân loại email, sắp xếp hộp thư đến của bạn và ưu tiên các thư quan trọng. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn quy trình tạo và quản lý thư mục trong Outlook cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động.
Nội dung bài viết
Tạo thư mục trong Outlook cho Windows và macOS
Với ứng dụng Microsoft Outlook dành cho Windows và macOS, bạn có thể dễ dàng thêm các thư mục và thư mục con tùy chỉnh vào tài khoản email của mình và di chuyển thư vào chúng theo cách thủ công hoặc bằng các quy tắc tự động.
Tạo thư mục trong Microsoft Outlook
Để tạo thư mục tùy chỉnh trong Microsoft Outlook:
- Nhấp chuột phải vào tài khoản email trên thanh bên.
- Chọn Thư mục mới lựa chọn.
- Nhập tên thư mục và nhấn Enter.
Tạo thư mục con trong Microsoft Outlook
Để tạo thư mục con trong Microsoft Outlook:
- Bấm chuột phải vào thư mục mặc định (ví dụ: Hộp thư đến hoặc Các mục đã gửi) hoặc một thư mục tùy chỉnh trên thanh bên.
- Lựa chọn Thư mục mới.
- Đặt tên cho thư mục con và nhấn Enter.
Ghi chú: Bạn có thể tạo nhiều thư mục con bên trong thư mục mẹ.
Di chuyển thư giữa các thư mục trong Outlook
Bạn có thể di chuyển email đến thư mục tùy chỉnh trong Outlook bằng cách kéo và thả; chỉ cần nhấp và kéo tin nhắn rồi thả nó vào thư mục trên thanh bên. Giữ nút Điều khiển/Cmd để đánh dấu nhiều email và di chuyển tất cả chúng cùng một lúc.
Ngoài ra, bạn có thể:
- Chọn email (hoặc các email) bạn muốn di chuyển.
- Nhấp chuột phải và chọn thư mục tùy chỉnh trên Di chuyển menu phụ. Nếu thư mục không được liệt kê, hãy chọn Chọn gấpr và chọn thư mục trên cửa sổ bật lên Move Items.
Ghi chú: Sử dụng Sao chép vào thư mục tùy chọn trong menu phụ Di chuyển để sao chép email hoặc các email vào thư mục thay vì di chuyển chúng từ vị trí ban đầu.
Di chuyển email Outlook vào các thư mục với quy tắc tùy chỉnh
Bạn có thể thiết lập các quy tắc trong Outlook sẽ tự động di chuyển email đến các thư mục tùy chỉnh. Ví dụ: nếu bạn muốn di chuyển tất cả email đến từ một người gửi cụ thể sang thư mục tùy chỉnh:
- Mở Hộp thư đến thư mục, nhấp chuột phải vào email từ người gửi và chọn Quy tắc > Tạo quy tắc. Điều đó sẽ xuất hiện hộp thoại Tạo quy tắc.
- Bật các hộp kiểm bên cạnh Từ {Tên người gửi] Và Gửi đến. Sau đó, mở Gửi đến menu thả xuống và chọn tài khoản email nhận email từ người gửi.
- Kích hoạt Di chuyển mục vào thư mục hộp, chọn thư mục tùy chỉnh mà bạn muốn Outlook di chuyển email tới và chọn OK.
Để tạo và thử nghiệm các quy tắc và chức năng khác nhau của Outlook, hãy chọn Trang chủ tab và chọn More > Quy tắc > Quản lý quy tắc & cảnh báo. Trong Outlook cho Mac, hãy chọn Công cụ > Quy tắc trên thanh menu. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập và sử dụng quy tắc trong Outlook.
Quản lý thư mục tùy chỉnh trong Outlook
Các thư mục tùy chỉnh trong Microsoft Outlook xuất hiện cùng với các thư mục mặc định trên thanh bên của ứng dụng và có một số cách để quản lý chúng.
- Di chuyển một thư mục: Nhấp và kéo một thư mục lên hoặc xuống danh sách thư mục và thả ra khi thấy có đường phân chia giữa hai mục khác. Hoặc thả nó vào một thư mục khác để thêm nó làm thư mục con.
- Đổi tên một thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục, chọn Đổi tênvà thêm một tên mới.
- Xóa một thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Xóa thư mục. Mọi tin nhắn bên trong sẽ tự động di chuyển về vị trí ban đầu. Nếu bạn muốn xóa thư mục và nội dung của nó, chọn Xóa hết.
- Thêm thư mục vào danh sách Favorites: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thêm vào mục yêu thích để di chuyển nó đến phần Yêu thích trên thanh bên để truy cập dễ dàng hơn.
Tạo thư mục trong Outlook Web App
Tạo thư mục trên phiên bản web của Outlook tương tự như trên chương trình máy tính để bàn chuyên dụng nhưng có một số khác biệt về giao diện người dùng.
Tạo thư mục trong Outlook.com
Để tạo thư mục trong Outlook.com:
- Mở ứng dụng web Outlook.com.
- Cuộn xuống thanh bên và chọn Tạo thư mục mới.
- Enter một cái tên và chọn Cứu.
Tạo thư mục con trong Outlook.com
Để tạo thư mục con trong Outlook.com:
- Bấm chuột phải vào thư mục mặc định hoặc tùy chỉnh trên thanh bên.
- Lựa chọn Tạo thư mục con mới.
- Đặt tên cho thư mục con và chọn Cứu.
Di chuyển các mục vào thư mục trong Outlook
Bạn có thể di chuyển các mục từ Hộp thư đến của mình sang thư mục tùy chỉnh bằng cách kéo và thả. Hoặc bấm chuột phải vào tin nhắn và chọn thư mục trên Di chuyển menu phụ.
Bạn cũng có thể chọn và di chuyển nhiều mục. Giữ Điều khiển/Cmd và chọn một email để vào chế độ chọn. Sau đó, kiểm tra tin nhắn bạn muốn và kéo và thả chúng hoặc sử dụng Di chuyển tùy chọn menu ngữ cảnh.
Di chuyển thư email đến các thư mục có quy tắc
Outlook.com cho phép bạn tạo các quy tắc có thể di chuyển thư mới từ một liên hệ sang thư mục hoặc thư mục con tùy chỉnh. Để tạo quy tắc:
- Bấm chuột phải vào email từ người gửi và chọn Hành động nâng cao > Tạo quy tắc.
- Chỉ định thư mục và chọn OK.
Để tạo các quy tắc bổ sung và xem các tùy chọn nâng cao, hãy chọn Bánh răng biểu tượng ở góc trên bên phải màn hình và đi đến Xem tất cả cài đặt Outlook > Thư > Quy tắc.
Đổi tên, xóa hoặc thêm thư mục vào mục yêu thích
Outlook.com cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh và quản lý thư mục tương tự như đối tác trên máy tính để bàn.
- Di chuyển một thư mục: Bạn không thể di chuyển các thư mục lên hoặc xuống thanh bên Outlook.com nhưng bạn có thể kéo và thả chúng vào trong các thư mục khác để tạo thư mục con.
- Đổi tên một thư mục: Nhấp chuột phải và chọn Đổi tên để thay đổi hoặc chỉnh sửa tên.
- Xóa một thư mục: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Xóa thư mục để xóa thư mục khỏi thanh bên Outlook. Lựa chọn Thư mục trống nếu bạn muốn xóa thư mục Và tất cả các tin nhắn email của nó.
- Thêm thư mục vào Mục ưa thích: Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Thêm vào mục yêu thích để đưa thư mục vào phần Yêu thích trên thanh bên.
Tạo thư mục trong Outlook cho Android và iOS
Tạo thư mục mới cho tài khoản email trong Microsoft Outlook dành cho iPhone và Android có thể hơi khó hiểu vì ứng dụng không cung cấp phương pháp đơn giản. Thay vào đó, bạn phải:
- Nhấn và giữ một email trong tài khoản email và nhấn vào Di chuyển biểu tượng.
- Chạm vào Thư mục mới biểu tượng ở phía trên bên phải màn hình.
- Đặt tên cho thư mục và nhấn Tạo nên.
Trong tương lai, bạn có thể di chuyển các mục vào thư mục tùy chỉnh như sau:
- Nhấn và giữ một email hoặc chọn nhiều tin nhắn.
- Chạm vào Di chuyển biểu tượng.
- Chọn thư mục.
Để tạo thư mục con, bạn phải sử dụng Outlook.com vì ứng dụng di động thiếu tính năng này. Điều tương tự cũng áp dụng cho các quy tắc tự động; tạo chúng trong giao diện web và chúng sẽ hoạt động trên điện thoại di động của bạn.
Outlook dành cho Android và iOS không có các tùy chọn quản lý thư mục ngoại trừ việc cho phép bạn đánh dấu các thư mục là mục yêu thích. Để làm điều đó, hãy mở menu Outlook, nhấn vào Biên tập biểu tượng và nhấn vào Ngôi sao biểu tượng bên cạnh thư mục.
Tùy chỉnh trải nghiệm Microsoft Outlook của bạn
Việc sử dụng các thư mục Outlook tùy chỉnh có thể giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email hiệu quả trên máy tính để bàn và thiết bị di động của bạn. Bạn có thể phân loại, ưu tiên và sắp xếp hộp thư đến của mình một cách thuận tiện, giúp tập trung vào các thư quan trọng dễ dàng hơn. Hãy nhớ sử dụng các quy tắc tự động để tổ chức email tốt hơn nữa.
