Một trong những điều tuyệt vời về các dịch vụ email trực tuyến như Gmail là bạn không bao giờ phải lo lắng về những thứ như tự động hoàn tất vì tất cả địa chỉ liên hệ của bạn đều được lưu trữ trên đám mây và Gmail tự động tạo một chỉ mục khổng lồ về những người đã gửi email cho bạn hoặc mọi người bạn đã gửi email. Khi bạn bắt đầu nhập tên hoặc địa chỉ email, nó sẽ hiển thị tất cả các địa chỉ liên hệ trùng khớp một cách kỳ diệu!
Không như vậy với Outlook 2016 hoặc bất kỳ phiên bản Outlook nào trước đó. Không có gì được lưu trữ trên đám mây và do đó mọi thứ đều dựa trên các tệp cục bộ. Điều đó cũng đúng với tính năng gợi ý tự động hoàn thành. Về cơ bản, mỗi khi bạn nhập tên hoặc địa chỉ email trong Outlook, nó sẽ lưu tên hoặc địa chỉ email này vào một tệp và do đó, lần tiếp theo bạn nhập tên hoặc địa chỉ email đó, nó sẽ tự động hoàn thành nó cho bạn.
Ghi chú: Nếu bạn đang ở trong môi trường công ty thì về mặt kỹ thuật, danh bạ của bạn đang được lưu trữ trên đám mây (máy chủ Exchange).
Nếu bạn đã sử dụng Outlook trong nhiều năm thì cơ sở dữ liệu tự động hoàn thành của bạn có thể rất lớn và nếu nó đột ngột ngừng hoạt động thì việc gửi email cho ai đó sẽ thực sự là một điều khó khăn! Đôi khi tính năng tự động hoàn tất ngừng hoạt động do sự cố với tệp PST và đôi khi là do nâng cấp lên phiên bản Outlook mới hơn từ các phiên bản trước. Tôi cũng gặp phải sự cố trong đó tính năng tự động hoàn tất sẽ hoạt động trong một phiên của Outlook, nhưng ngay khi bạn đóng và mở lại lần thứ hai, các mục nhập đều biến mất.
Trong bài viết này, tôi sẽ giới thiệu một số phương pháp mà tôi đã học được trong nhiều năm để khắc phục sự cố tự động hoàn thành trong Outlook cũng như cách chuyển các đề xuất tự động hoàn thành từ Outlook này sang Outlook khác.
Nội dung bài viết
Sửa chữa tệp PST
Sự cố thông thường khi tính năng tự động hoàn thành ngừng hoạt động có liên quan đến tệp PST của bạn. Điều đầu tiên cần thử là sửa tệp PST và xem liệu các mục nhập tự động hoàn thành có quay trở lại hay ngừng đặt lại. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới vị trí sau trên Windows 64-bit
C:Program Files (x86)Microsoft OfficeOffice14
và chạy scanpst.exe tài liệu. Lưu ý rằng đường dẫn có thể khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Office của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang chạy phiên bản Office 64 bit và phiên bản mới hơn thì đường dẫn có thể là C:Tệp chương trìnhMicrosoft OfficeOffice15. Ngoài ra, các phiên bản Office mới hơn có thể lưu trữ tệp ở vị trí sau:
C:Program FilesMicrosoft OfficerootOffice16
Nhấp vào Duyệt và điều hướng đến tệp PST của bạn. Nếu nó ở vị trí mặc định, hãy duyệt đến C:UsersTên người dùngAppDataLocalMicrosoftOutlook. Theo mặc định, nó phải được gọi là Outlook.pst.
Nếu bạn thấy công cụ sửa chữa đã khắc phục được một số sự cố với tệp PST thì có lẽ bạn thật may mắn và tính năng tự động hoàn tất sẽ hoạt động bình thường trở lại, đặc biệt nếu nó được đặt lại mỗi lần bạn đóng và mở Outlook.
Phương pháp 2 – Nhập tệp NK2
Tất cả các phiên bản Outlook trước năm 2010 đều lưu trữ thông tin tên/email này trong một tệp có phần mở rộng NK2. Outlook 2010 lưu trữ nó theo cách khác và do đó bạn phải nhập tệp này nếu bạn đang cố gắng lấy dữ liệu đề xuất từ phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010.
http://support.microsoft.com/kb/980542
Hãy xem bài viết Microsoft KB ở trên về cách thực hiện việc này. Bạn có thể tải xuống chương trình FixIT của họ và chỉ cần chọn tệp NK2 và nó sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn. Nếu muốn tự mình thực hiện, bạn có thể tìm tệp ở vị trí sau dành cho Outlook 2003/2007 chạy Windows 2000 hoặc XP:
C:Documents and SettingsUsernameApplication DataMicrosoftOutlook
Đối với Outlook 2003/2007 chạy Windows Vista hoặc 7:
C:UsersUsernameAppDataRoamingMicrosoftOutlook
Bây giờ để nhập nó vào Outlook 2010, bạn cần đảm bảo tệp NK2 nằm trong thư mục này:
C:UsersusernameAppDataRoaming
Cuối cùng, bấm vào Bắt đầu, gõ run và trong hộp thoại Mở, gõ lệnh sau:
outlook.exe /importnk2
Điều đó sẽ nhập bộ nhớ đệm tên từ phiên bản Outlook cũ hơn vào Outlook 2010.
Phương pháp 3 – Làm trống bộ đệm tự động hoàn thành
Trong một số trường hợp, để tính năng này hoạt động trở lại trong Outlook, bạn có thể phải xóa bộ nhớ đệm Tự động hoàn thành. Nếu mọi thứ đã biến mất thì điều này không thành vấn đề, nhưng nó sẽ giúp giải quyết vấn đề thiết lập lại bộ đệm nhiều lần.
Để làm trống bộ nhớ đệm, hãy truy cập Tài liệu và bấm vào Tùy chọn. Sau đó bấm vào Thư và cuộn xuống Gửi thư phần.
Bấm vào Danh sách tự động hoàn thành trống cái nút. Bạn cũng nên bỏ chọn tùy chọn này Sử dụng Danh sách tự động hoàn thành để gợi ý tên khi gõ vào các dòng To, CC và Bcc hộp. Thoát khỏi Outlook rồi chọn lại hộp. Hãy thử nhập một vài địa chỉ email rồi thoát Outlook rồi mở lại và xem các tên đó có còn ở đó không.
Phương pháp 4 – Đổi tên RoamCache
Bạn cũng có thể loại bỏ hoàn toàn bộ nhớ đệm hiện tại và bắt đầu lại từ đầu, đây có thể là cách duy nhất để giải quyết vấn đề. Bạn chỉ cần đổi tên thư mục RoamCache thành thư mục khác và Outlook sẽ tạo một thư mục mới khi bạn khởi động lại chương trình.
Đối với Windows Vista & 7:
C:UsersUsernameAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache
Đối với Windows 2000 & XP:
C:Documents and SettingsUsernameLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookRoamCache
Phương pháp 5 – Chỉnh sửa tệp NK2
Mặc dù Outlook 2010/2013/2016 không có tệp NK2 cụ thể nhưng chúng vẫn lưu trữ thông tin trong một tệp nhưng với một tên khác. Tên của tập tin là:
Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat
Và nó nằm ở đây:
C:UsersUsernameAppDataLocalMicrosoftOutlookRoamCache
Nếu bạn đang dùng Windows XP với Outlook thì nó ở đây:
C:Documents and SettingsUsernameLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlookRoamCache
Trong Phương pháp 4, chúng tôi đã đổi tên thư mục RoamCache này nhưng điều đó sẽ xóa mọi thứ và khiến bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Nếu mới bắt đầu gặp sự cố này thì bạn có thể khôi phục một số gợi ý tên bằng cách mở tệp Stream.dat này trong chương trình có tên NK2Edit:
http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html
Điều đầu tiên bạn có thể thử là chỉ cần mở tệp .dat bằng NK2Edit rồi đóng nó lại. Đảm bảo Outlook được đóng khi bạn thực hiện việc này. Sau đó mở Outlook và xem điều đó có khắc phục được sự cố không. Lưu ý rằng chương trình này sẽ tự động phát hiện xem bạn đã cài đặt Outlook chưa và sẽ tải tệp bộ nhớ đệm lên cho bạn nếu nó được lưu trữ ở vị trí mặc định. Bạn sẽ thấy danh sách tự động hoàn thành ngay lập tức:
Nếu nó không mở hoặc bạn không thể mở thủ công, thì bạn cần tạo một tệp bộ đệm mới và thay thế tệpstream.dat hiện tại. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách mở NK2Edit và đi tới Tài liệu – Tệp .NK2 mới.
Sau đó đi đến hành động và lựa chọn Thêm bản ghi từ sổ địa chỉ.
Bây giờ hãy chọn liên hệ mà bạn muốn sử dụng để tạo tệp NK2 mới. Bạn không cần phải chọn tất cả các liên hệ nếu không muốn. Bạn cũng có thể nhấp vào trình đơn thả xuống và nhấp vào Địa chỉ liên hệ được đề xuất và xem có gì ở đó không. Nếu không, chỉ cần chọn Danh bạ rồi Control + bấm để chọn từng liên hệ.
Bây giờ hãy thực hiện Tệp – Lưu dưới dạng và duyệt đến vị trí của tệp bộ đệm hiện tại (stream_autocomplete) và thay đổi Lưu kiểu, mẫu sang .dat thay vì NK2.
Đối với tên tệp, chỉ cần chọn tệp hiện tại mà bạn sẽ thay thế. Đó là nó! Đó là một quá trình dài, nhưng nó có hiệu quả! Và bây giờ bạn đã biết cách tự mình sửa chữa và chỉnh sửa hoàn toàn danh sách tự động hoàn thành nếu bạn muốn!
Bạn cũng có thể nhận thêm nhiều thông tin về Outlook Autocomplete từ trang web hỗ trợ của Microsoft. Nếu bạn vẫn gặp vấn đề hoặc có điều gì đó chưa rõ ràng, hãy gửi bình luận tại đây và tôi sẽ cố gắng giúp đỡ! Thưởng thức!
