Google Docs có rất nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng trong một số trường hợp, thỉnh thoảng có một số thứ mà mọi người cần mà Google Docs không có theo mặc định.
Có một số tiện ích bổ sung của Google Tài liệu mà bạn có thể bật, sẽ mở rộng cơ sở các tính năng có sẵn trong Google Tài liệu. Sau đây là mười trong số những cái tốt nhất.
Nội dung bài viết
Công cụ đánh dấu
Khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu hoặc cộng tác theo bất kỳ cách nào khác, khả năng đánh dấu văn bản là vô giá.
Có một cách để đánh dấu trong Google Tài liệu theo mặc định. Để làm như vậy, bạn cần chọn văn bản bạn muốn đánh dấu, chọn biểu tượng đánh dấu trong ruy-băng và chọn màu đánh dấu bạn muốn sử dụng.
Điều này tạo ra một hiệu ứng nổi bật tốt cho văn bản bạn đã chọn. Tuy nhiên, quá trình này thực hiện một vài bước và các tùy chọn bị hạn chế.
Tiện ích bổ sung Google Doc của Công cụ Đánh dấu giúp quá trình đánh dấu hoạt động hiệu quả hơn nhiều.
Sau khi cài đặt công cụ, bạn sẽ cần hoàn thành một vài bước thiết lập. Để thực hiện việc này, trong Google Tài liệu, hãy chọn Tiện ích bổ sung từ menu, chọn Công cụ đánh dấuvà chọn Settings.
Cho phép Tự động quét các bộ tô sáng khi bắt đầu.
Chọn dấu X ở góc để đóng cửa sổ. Cuối cùng, khởi động công cụ tô sáng bằng cách chọn Tiện ích bổ sung từ menu, chọn Công cụ đánh dấuvà chọn Khởi đầu.
Thao tác này sẽ khởi chạy Công cụ đánh dấu.
Để bắt đầu với việc đánh dấu, chỉ cần chọn văn bản bạn muốn đánh dấu bằng bất kỳ màu nào và chọn Thư viện bút đánh dấu trong cửa sổ Công cụ đánh dấu.
Lựa chọn Bộ mới trong cửa sổ đầu tiên. Đặt tên cho tập hợp và áp dụng màu thích hợp. Cho màu nhãn nếu bạn thích. Khi bạn hoàn thành, hãy chọn Cứu.
Khi bạn tạo tập hợp màu đánh dấu, chúng sẽ xuất hiện trong cửa sổ Công cụ đánh dấu ở phía bên phải của màn hình.
Ý tưởng là bạn có thể nhanh chóng chọn văn bản bạn muốn đánh dấu và chọn từ bất kỳ bộ màu đánh dấu nào bạn đã tạo. Thao tác này sẽ làm nổi bật văn bản đã chọn có màu đó.
Ý tưởng là bạn có thể tạo một tập hợp lớn bao gồm nhiều màu nổi bật mà bạn thích. Sau đó, bạn có thể nhanh chóng đánh dấu văn bản đã chọn bất kỳ màu nào trong số đó bằng cách nhấp vào bất kỳ bộ màu nào bạn thích trong cửa sổ đó.
Nó tăng tốc quá trình đánh dấu và làm cho nó đơn giản hơn nhiều.
Khối mã
Một tiện ích bổ sung tuyệt vời khác của Google Doc là Code Blocks.
Nếu bạn thường xuyên cần ghi lại mã, một trong những cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng trình xử lý văn bản có thể xử lý và định dạng các ngôn ngữ mã cụ thể.
Theo mặc định, Google Docs không thực sự xử lý tốt việc định dạng mã. Bạn cần phải định dạng các khối mã theo cách thủ công bằng cách chọn các loại phông chữ khác nhau, thêm màu nền, v.v. Nhưng tại sao tất cả những thứ đó lại hoạt động khi bạn có thể sử dụng một tiện ích bổ sung mà tất cả những thứ đó đều giúp ích cho bạn?
Sau khi cài đặt tiện ích bổ sung Code Blocks, bạn có thể truy cập nó bằng cách chọn Tiện ích bổ sung menu, lựa chọn Khối mãvà sau đó chọn Khởi đầu.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ mới ở bên phải cho phép bạn chọn ngôn ngữ mã và chủ đề định dạng bạn muốn sử dụng.
Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là dán mã của bạn vào tài liệu, đánh dấu toàn bộ khối mã, sau đó chọn Sự sắp xếp trong cửa sổ Code Blocks.
Điều này tạo ra mã được định dạng tuyệt vời được nhúng bên trong tài liệu Google của bạn.
Addon này xử lý một loạt ngôn ngữ ấn tượng và bao gồm một loạt các chủ đề định dạng mã tuyệt vời.
Tài liệu có thể điền
Một cách sử dụng rất phổ biến của Google Documents là tạo các mẫu biểu mẫu mà người khác có thể điền vào. Thật không may, Google Documents không có bất kỳ tính năng tốt nào cho phép bạn dễ dàng tạo một tài liệu có thể điền.
Rất may, có một tiện ích bổ sung của Google Tài liệu có tên là Tài liệu có thể lấp đầy cho phép bạn thực hiện điều đó.
Giống như các tiện ích bổ sung khác, sau khi cài đặt nó, bạn cần chọn nó từ mục menu Tiện ích bổ sung và chọn Khởi đầu.
Khi bạn chạy addon lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn Bắt đầu thiết lập để bắt đầu. Đối với Bước 1, bạn sẽ cần chọn bảng tính mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu từ biểu mẫu có thể điền của mình.
Bạn có thể tạo bảng tính mới hoặc chọn từ bảng tính hiện có. Lựa chọn Kế tiếp để tiếp tục. Trong bước thứ hai, bạn sẽ chọn để chọn hoặc tạo thư mục đích.
Trong bước cuối cùng, bạn sẽ cần tạo một mẫu email để gửi biểu mẫu có thể điền của bạn đến người nhận. Bước này là tùy chọn.
Sau khi thiết lập xong, bạn có thể sử dụng cửa sổ Tài liệu có thể điền ở bên phải để tạo tất cả các trường cho tài liệu có thể điền của mình. Chỉ cần chọn biểu tượng + bên cạnh Danh sách các trường. Bạn cũng có thể chọn Tạo trường mới. Sau đó, bạn có thể chèn các trường đó vào tài liệu bằng cách chọn Chèn trường biểu tượng. .
Các trường đó hiển thị bên trong tài liệu với các trình giữ chỗ có ký hiệu $ phía trước.
Bạn có thể xem phiên bản web của biểu mẫu bằng cách chọn Mở Biểu mẫu Web trong cửa sổ Tài liệu có thể điền.
Khi bạn tạo xong biểu mẫu của mình, chỉ cần chọn Xuất bản biểu mẫu. Chọn Chia sẻ để cung cấp danh sách các địa chỉ email để gửi biểu mẫu có thể điền của bạn đến.
Lựa chọn Xuất bản biểu mẫu để hoàn thành và gửi email.
Mail Merge
Tiện ích bổ sung Kết hợp Thư là một tiện ích bổ sung mạnh mẽ của Google Tài liệu cho phép bạn sử dụng các giá trị từ bảng tính Google Trang tính và chèn các giá trị đó vào tài liệu mẫu.
Tại sao điều này lại hữu ích? Nếu bạn coi một doanh nghiệp mà chủ sở hữu cần gửi hóa đơn cho hàng trăm khách hàng, thì tiện ích bổ sung này sẽ cho phép họ tạo tài liệu “mẫu” hóa đơn chính, nhưng điền vào các trường cụ thể bằng cách sử dụng các hàng dữ liệu từ bảng tính.
Điều này tạo ra nhiều chứng từ hóa đơn nếu cần để xử lý tất cả dữ liệu từ bảng tính ban đầu. Để sử dụng tiện ích bổ sung này, bạn chỉ cần chọn Mail Merge từ Tiện ích bổ sung menu và chọn Khởi đầu.
Thao tác này sẽ mở ra cửa sổ Kết hợp Thư ở bên phải.
Sử dụng cửa sổ này để chọn bảng tính chứa dữ liệu bạn muốn hợp nhất. Sau đó, bạn có thể chọn từng trường mà bạn muốn sử dụng để hợp nhất vào mẫu tài liệu.
Bạn cũng có thể chọn Hiển thị Email Settings để tùy chỉnh mẫu tiêu đề email nếu bạn muốn tự động gửi hàng loạt tài liệu cho nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn sử dụng tính năng gửi email hàng loạt, hãy đảm bảo thiết lập cài đặt SMTP cho tiện ích bổ sung để sử dụng cài đặt SMTP chính xác cho tài khoản email của bạn.
Ảnh miễn phí Pixabay
Một tiện ích bổ sung hữu ích khác của Google Doc là Hình ảnh miễn phí Pixabay. Đây là một trong những tiện ích bổ sung dễ sử dụng nhất, vì nó chỉ đơn giản là một tìm kiếm hình ảnh miễn phí cho những hình ảnh mà bạn có thể sử dụng trong tài liệu của riêng mình.
Để sử dụng nó, chỉ cần chọn Tiện ích bổ sung từ menu, chọn Ảnh miễn phí Pixabayvà chọn Tìm kiếm hình ảnh.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ ở bên phải mà bạn có thể sử dụng để tìm kiếm hình ảnh miễn phí sử dụng trong tài liệu Google của mình.
Chỉ cần chọn hình ảnh miễn phí để đặt nó vào tài liệu của bạn ở bất kỳ nơi nào bạn hiện có con trỏ.
Biến Doc
Một thay thế cho tiện ích bổ sung Kết hợp Thư hoặc tiện ích bổ sung Tài liệu có thể điền là tiện ích bổ sung Biến tài liệu.
Tiện ích bổ sung này là hoàn hảo nếu bạn muốn có nhiều người điền vào một tài liệu với các giá trị riêng của họ. Tiện ích bổ sung cung cấp một biểu mẫu cộng tác mà người dùng có thể sử dụng để nhập dữ liệu vào các biến bạn đã tạo trong tài liệu.
Sau khi bạn đã cài đặt tiện ích bổ sung, việc tạo một tài liệu mẫu rất dễ dàng. Chỉ cần chọn Tiện ích bổ sung từ menu, chọn Biến Doclựa chọn Chèn biếnvà chọn loại biến bạn muốn nhúng vào tài liệu.
Sau khi bạn chọn loại biến, chỉ cần đặt tên cho nó và chọn xem nó là một trường đơn lẻ hay bao gồm nhiều dòng.
Lựa chọn OK và bạn sẽ thấy biến hiển thị trong tài liệu với biểu tượng “$” phía trước nó.
Bạn có thể gửi tài liệu cho ai đó để điền và tất cả những gì họ phải làm là chọn Khởi đầu từ Thêm vào thực đơn.
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ ở bên phải với các trường cho tất cả các biến bạn đã tạo cho tài liệu.
Người mà bạn gửi biểu mẫu đến sau đó chỉ cần điền các biến và nhấn mũi tên màu xanh là xong. Thao tác này sẽ tự động điền vào tài liệu với tất cả thông tin mà người đó đã nhập.
Đây là một cách tuyệt vời để tạo một biểu mẫu dễ điền hoặc chỉ là một tài liệu mẫu mà mọi người có thể dễ dàng điền chỉ bằng cách điền vào biểu mẫu bổ trợ.
Trình dọn dẹp văn bản
Nếu bạn chỉnh sửa nhiều tài liệu, tiện ích bổ sung Google Doc Text Cleaner có thể tự động hóa công việc của bạn.
Cài đặt tiện ích bổ sung này cho phép bạn truy cập vào các chỉnh sửa nhanh từ menu. Chỉ cần chọn Tiện ích bổ sung từ menu, chọn Trình dọn dẹp văn bảnvà chọn bất kỳ chỉnh sửa nhanh nào có sẵn.
Ví dụ: bạn có thể thực hiện bất kỳ hành động nào trên toàn bộ tài liệu:
- Xóa ngắt dòng
- Bỏ ngắt đoạn
- Sửa lỗi ngắt dòng khó
- Xóa nhiều khoảng trắng khỏi câu
- Xóa các tab
- Sửa các dấu ngoặc kép thông minh
Nếu bạn muốn truy cập vào nhiều công cụ chỉnh sửa hơn, hãy chọn Định cấu hình. Một cửa sổ mới sẽ mở ra, nơi bạn có thể tùy chỉnh các tính năng của Text Cleaner.
Màn hình này không chỉ cho phép bạn tùy chỉnh tất cả các chỉnh sửa mà nó sẽ thực hiện cho bạn, mà nếu bạn chọn mọi thứ bạn muốn và chọn Lưu và làm sạch ngay bây giờnó sẽ thực hiện tất cả các chỉnh sửa cùng một lúc trên tài liệu.
Công cụ này, giống như tất cả các công cụ khác được liệt kê trong bài viết này, nâng cao những gì bạn có thể làm với Google Tài liệu. Nó giúp bạn thực hiện những điều đáng ngạc nhiên với tài liệu của mình dễ dàng hơn nhiều.
