Các công cụ hội nghị truyền hình có thể giúp hoạt động giao tiếp cá nhân và nghề nghiệp của bạn hiệu quả hơn, đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Tất nhiên, đó là nếu bạn chọn đúng công cụ để sử dụng.
Theo truyền thống, mọi người thường chọn Skype làm phần mềm sử dụng khi nói đến viễn thông. Tuy nhiên, mặc dù đây là một ứng dụng tuyệt vời, dễ sử dụng nhưng nó cũng có một số hạn chế nhất định, chẳng hạn như phải trả tiền cho một số tính năng cần thiết hoặc quá trình thay đổi tên Skype phức tạp không cần thiết.
Nếu bạn đang cân nhắc việc chuyển từ Skype sang một dịch vụ hội nghị video khác, hãy xem xét đối thủ cạnh tranh lớn nhất của nó là Zoom. Những lý do chính để chọn nó thay vì các phần mềm khác bao gồm tính dễ sử dụng, giá rẻ và tất nhiên là chỉ một người cần tải xuống phần mềm để tạo cuộc họp. Những người khác có thể chỉ cần theo liên kết và truy cập vào nó mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Nội dung bài viết
Cách thiết lập thu phóng
Cho đến nay, tính năng hấp dẫn nhất mà Zoom có là khả năng người dùng tham gia cuộc họp mà không cần phải cài đặt bất kỳ phần mềm nào hoặc thực hiện quá trình đăng ký. Tuy nhiên, khi bạn là người tạo cuộc họp Zoom, bạn vẫn sẽ phải thiết lập và mời những người tham gia khác.
Để bắt đầu thiết lập Zoom, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập trang web chính của ứng dụng và tạo một tài khoản. Trên trang web, nhấp chuột vào Đăng ký ở góc trên bên phải, nhập email của bạn hoặc sử dụng tài khoản Facebook hoặc Google của bạn để đăng nhập.
- Sau khi bạn xác nhận địa chỉ email của mình, hãy theo liên kết quay lại trang web của Zoom và nhập chi tiết liên hệ của bạn.
- Màn hình tiếp theo sẽ đưa bạn đến Mời đồng nghiệp trang, nơi bạn có thể mời mọi người tham gia danh sách liên hệ Zoom của mình. Bạn có thể điền thông tin chi tiết của họ hoặc bỏ qua bước này để thực hiện sau.
- Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp đầu tiên để kiểm tra phần mềm. Nhấn vào Bắt đầu cuộc họp ngay bây giờ trên màn hình và nó sẽ nhắc tải xuống ứng dụng.
- Sau khi quá trình tải xuống hoàn tất, hãy mở ứng dụng và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Sau đó, bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để bắt đầu cuộc họp mới, tham gia cuộc họp đã có sẵn, lên lịch cuộc họp hoặc chia sẻ màn hình với các liên hệ của bạn.
Khi kết thúc hội nghị video Zoom đầu tiên, bạn có thể bắt đầu sử dụng ứng dụng một cách đầy đủ. Như chúng tôi đã đề cập trước đây, một trong những lợi thế lớn nhất của việc sử dụng Zoom là những người dùng khác không phải tải xuống ứng dụng hoặc đăng ký trên trang web để tham gia cuộc họp của bạn.
Khi bạn đăng ký Zoom, bạn sẽ tự động nhận được Gói cơ bản. Nó miễn phí và bao gồm số lượng cuộc họp không giới hạn mà bạn có thể bắt đầu hoặc tham gia, không giới hạn thời gian đối với các cuộc họp trực tiếp và giới hạn 40 phút cho các cuộc họp từ 3 đến 100 người.
Bạn cũng có tùy chọn nâng cấp lên chuyên nghiệp, Việc kinh doanhhoặc Doanh nghiệp kế hoạch bắt đầu từ $ 14,99 mỗi tháng cho mỗi người.
Cách sử dụng Zoom như một người chuyên nghiệp
Khi bắt đầu sử dụng Zoom, bạn sẽ thấy ứng dụng này trực quan như thế nào cũng như việc thiết lập và tổ chức các cuộc họp video bằng phần mềm này dễ dàng như thế nào. Tuy nhiên, có một số mẹo cần thiết mà bạn có thể sử dụng để sử dụng ứng dụng này tốt hơn và giúp hoạt động làm việc nhóm của bạn hiệu quả hơn nữa.
Ghi lại các cuộc họp của bạn để sử dụng trong tương lai
Zoom cho phép bạn ghi lại cuộc gọi video của mình và lưu chúng để sử dụng sau này. Đây là một tính năng mà bạn sẽ thấy hữu ích khi chia sẻ nội dung cuộc họp của mình với những người không thể tham dự.
Bạn có thể chọn lưu video cục bộ trên máy tính hoặc trong bộ lưu trữ đám mây của Zoom. Bạn sẽ tìm thấy tùy chọn ghi âm và lưu cuộc gọi của mình trên máy tính để bàn và ứng dụng web bên dưới Cuộc họp của tôi Settings.
Tạo bảng tham dự cuộc họp của bạn
Với Zoom, bạn có thể tạo bảng điểm danh của mọi cuộc họp và giữ nó để tham khảo trong tương lai. Bạn sẽ tìm thấy thông tin đó trong báo cáo được tạo tự động sau khi cuộc gọi của bạn kết thúc.
Để tìm danh sách đó, hãy vào phần Zoom Cuộc họp tab và tìm kiếm Báo cáo. Hãy nhớ rằng để có được danh sách người tham dự, bạn phải là người chủ trì cuộc họp đó.
Sử dụng Công cụ chú thích khi chia sẻ màn hình
Ngoài việc là một phần mềm giao tiếp video tuyệt vời, Zoom còn là một ứng dụng chia sẻ màn hình tuyệt vời. Ngoài khả năng xem màn hình của nhau, nhờ công cụ chú thích, người dùng Zoom có thể vẽ lên màn hình hiển thị và viết bình luận bằng cách đánh dấu những phần quan trọng của nó. Bằng cách đó, các bạn có thể đưa ra phản hồi tức thì cho nhau về các vấn đề được thảo luận.
Để truy cập công cụ đó trong khi chia sẻ màn hình, hãy nhấp vào Xem tùy chọn ở phía trên màn hình và chọn Chú thích.
Sử dụng phím tắt
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và trở thành người sử dụng thành thạo, học phím tắt luôn là nơi tuyệt vời để bắt đầu. Zoom cũng không ngoại lệ với quy tắc đó.
Nếu bạn sử dụng ứng dụng này thường xuyên, một số phím tắt sau sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.
- Cmd + tôi (dành cho Mac) hoặc Alt + tôi (dành cho Windows) sẽ đưa bạn thẳng đến cửa sổ Mời.
- Cmd + Ctrl + M (dành cho Mac) hoặc Alt + M (dành cho Windows) sẽ tắt tiếng mọi người trong cuộc họp (nếu bạn là người chủ trì cuộc họp).
- Cmd + Shift + S (dành cho Mac) hoặc Alt + Shift + S (dành cho Windows) sẽ bắt đầu chia sẻ màn hình.
Thu phóng so với Skype
Mặc dù cả Skype và Zoom đều là những công cụ cộng tác tuyệt vời dành cho các nhóm làm việc từ xa nhưng cả hai đều không hoàn hảo. Có nghĩa là bạn có thể phải thử cả hai và xem cái nào phù hợp hơn với bạn và nhóm của bạn.
Sự đồng thuận chung ở đây là mặc dù Skype được các doanh nghiệp công nhận nhiều hơn nhưng Zoom thực sự là một công cụ tốt hơn (và rẻ hơn) để sử dụng cho những nhóm yêu cầu họp và trò chuyện video thường xuyên. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng để liên lạc hàng ngày, chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử Zoom.
Nếu bạn đã lựa chọn phần mềm giao tiếp video nào phù hợp nhất với mình, hãy cho chúng tôi biết: bạn thuộc nhóm Zoom hay nhóm Skype? Chia sẻ suy nghĩ và ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới.
