Khi chia sẻ tài liệu Word 2007, bạn có thể cần xóa hoặc ẩn thông tin bí mật. Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu và xóa dữ liệu theo cách thủ công, nhưng việc này có thể dễ xảy ra lỗi và tốn thời gian. Nếu bạn thường xuyên cần ẩn dữ liệu bí mật trong Word 2007 thì có một phần bổ trợ miễn phí dành cho Word 2007, được gọi là Công cụ soạn thảo Word 2007có thể được sử dụng để ẩn văn bản trong tài liệu Word 2007 một cách dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều.
Văn bản được biên tập lại xuất hiện trong bản sao mới của tài liệu gốc của bạn dưới dạng thanh màu đen liền khối. Văn bản bên dưới thanh được chuyển đổi thành các dòng dọc (|||||), ngăn không cho truy xuất nội dung đã được biên tập lại trong bất kỳ trường hợp nào, ngay cả khi bên mà bạn đang chia sẻ tài liệu xem tài liệu đã được biên tập lại trong một trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Sổ tay.
Tải xuống Công cụ soạn thảo Word 2007/2010 từ
http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.
Các mục sau đây cần thiết để cài đặt Công cụ soạn thảo Word 2007:
- Gói dịch vụ .NET Framework 3.5 1
- Gói dịch vụ thời gian chạy VSTO 3.0 1
Tuy nhiên, bạn không cần phải cài đặt chúng một cách riêng biệt. Nếu một trong hai mục này chưa được cài đặt trên hệ thống của bạn, Công cụ soạn thảo Word 2007 chương trình thiết lập sẽ tự động tải xuống và cài đặt chúng. Việc cài đặt hai mục này có thể khiến máy khởi động lại.
Để cài đặt bổ trợ, hãy nhấp đúp vào .exe tập tin bạn đã tải xuống. Đọc qua thỏa thuận cấp phép cho Hồ sơ khách hàng .NET Framework và nhấp vào Chấp nhận nút để tiếp tục.
Đọc qua thỏa thuận cấp phép cho Công cụ Visual Studio dành cho Office và nhấp vào Chấp nhận nút để tiếp tục.
Các Công cụ tự giải nén WinZip sẽ mở ra và tự động bắt đầu quá trình cài đặt.
Các tập tin cần thiết được tải xuống.
Các .Nền tảng NET và Công cụ Visual Studio đã được cài đặt.
Các Trình cài đặt tùy chỉnh Microsoft Office hiển thị hỏi bạn có chắc chắn muốn cài đặt tùy chỉnh này không. Nhấp chuột Cài đặt để tiếp tục.
Một hộp thoại hiển thị khi quá trình cài đặt kết thúc thành công. Nhấp chuột Đóng.
GHI CHÚ: Nếu bạn gặp lỗi tại thời điểm này, hãy chạy lại tệp cài đặt bạn đã tải xuống. Chúng tôi đã gặp lỗi khi cài đặt phần bổ trợ lần đầu tiên. Chạy lại cài đặt dường như hoạt động.
Một khi bạn đã cài đặt Công cụ soạn thảo Word 2007Một Biên tập nhóm được thêm vào Ôn tập chuyển hướng.
Để biên tập lại hoặc bôi đen văn bản riêng tư trong tài liệu của bạn, trước tiên bạn cần đánh dấu văn bản cần biên tập. Để thực hiện việc này, hãy đánh dấu văn bản mong muốn và nhấp vào Đánh dấu cái nút.
Nếu bạn muốn đánh dấu cùng một văn bản ở nhiều vị trí trong tài liệu, hãy nhấp vào mũi tên trên Đánh dấu nhấn nút và chọn Tìm và đánh dấu từ trình đơn thả xuống.
Các Tìm và đánh dấu hộp thoại hiển thị. Enter văn bản cần tìm trong Tìm cái gì hộp chỉnh sửa. Để xem thêm tùy chọn, hãy nhấp vào More cái nút.
Tùy chọn tìm kiếm hiển thị dưới các nút trên hộp thoại và More nút trở thành một Ít hơn cái nút. Chọn bất kỳ tùy chọn mong muốn. Để ẩn lại các tùy chọn bổ sung, hãy nhấp vào Ít hơn cái nút. Nhấp chuột Đánh dấu để tìm và đánh dấu văn bản đã nhập.
Hộp thoại hiển thị số lần xuất hiện của văn bản đã chỉ định được tìm thấy và đánh dấu. Để đóng hộp thoại, bấm vào Hủy bỏ.
Văn bản được đánh dấu sẽ được đánh dấu bằng màu xám trong tài liệu của bạn.
Nếu có bất kỳ văn bản nào bạn đã đánh dấu mà bạn không muốn biên tập lại, bạn có thể chọn lại văn bản đã đánh dấu đó và chọn Bỏ đánh dấu từ Bỏ đánh dấu menu thả xuống của nút để ngăn văn bản đó bị biên tập lại.
Để di chuyển giữa các dấu hiệu chỉnh sửa trong tài liệu của bạn để kiểm tra lần cuối, hãy sử dụng Kế tiếp Và Trước nút.
Khi bạn chắc chắn rằng mình đã đánh dấu tất cả văn bản mà bạn muốn biên tập lại, hãy chọn Biên tập lại tài liệu từ Đánh dấu menu thả xuống để bôi đen văn bản được đánh dấu.
Một phiên bản mới được biên tập lại của tài liệu của bạn sẽ được tạo với văn bản được đánh dấu được thay thế bằng các thanh màu đen. Một hộp thoại hiển thị khi quá trình hoàn tất yêu cầu bạn chạy chương trình Thanh tra tài liệu để kiểm tra và xóa mọi siêu dữ liệu ẩn trong tài liệu trước khi nó được phân phối. Nhấp chuột Quan sát để tiến hành kiểm tra hoặc nhấp vào Đóng bỏ qua việc kiểm tra.
Các Thanh tra tài liệu hộp thoại hiển thị. Các loại siêu dữ liệu khác nhau được liệt kê trong hộp thoại với hộp kiểm bên cạnh mỗi mục. Chọn hộp kiểm cho các mục bạn muốn kiểm tra siêu dữ liệu. Nhấn vào Quan sát nút để bắt đầu kiểm tra. Để đóng hộp thoại tại thời điểm này mà không thực hiện kiểm tra, hãy nhấp vào Đóng.
Kết quả kiểm tra được hiển thị trên Thanh tra tài liệu hộp thoại. Nếu tìm thấy bất kỳ siêu dữ liệu nào, dấu chấm than sẽ hiển thị ở bên trái của mục được tìm thấy. Để xóa siêu dữ liệu khỏi tài liệu, hãy nhấp vào Bỏ hết nút ở bên phải của mục.
GHI CHÚ: Các Thanh tra tài liệu ghi chú ở cuối hộp thoại rằng một số thay đổi không thể hoàn tác được. Hãy chắc chắn rằng bạn muốn xóa siêu dữ liệu trước khi nhấp vào Bỏ hết cái nút.
Các Thanh tra tài liệu hộp thoại thông báo cho bạn về những thay đổi được thực hiện. Nhấp chuột Đóng.
Trong tài liệu mới, các thanh màu đen được chèn lên trên tất cả văn bản riêng tư mà bạn đã đánh dấu.
Hãy nhớ rằng bạn không thể xóa dấu đen khỏi văn bản trong tài liệu mới. Hãy đảm bảo bạn lưu tệp bằng tên khác với tên gốc và chia sẻ tài liệu mới chứ không phải tài liệu gốc. Bạn có thể quay lại tài liệu gốc và chọn Xóa tất cả các dấu từ Bỏ đánh dấu nút menu để xóa văn bản đã đánh dấu của bạn, nếu muốn.
Để bảo mật hơn nữa tài liệu đã được biên tập lại của mình, bạn có thể chọn bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi khi lưu tài liệu dưới dạng tài liệu mới. Điều này cho phép bạn phân phối một tài liệu không thể thay đổi.
Để thực hiện việc này, hãy chọn Lưu dưới dạng | Tài liệu văn bản từ Văn phòng thực đơn.
Trên Lưu thành hộp thoại, nhập tên mới cho bản sao tài liệu đã được biên tập lại. Tên tập tin hộp chỉnh sửa. Nhấn vào Công cụ ở phía dưới và chọn Tùy chọn chung từ trình đơn thả xuống.
Trên Tùy chọn chung hộp thoại, nhập mật khẩu vào Mật khẩu để sửa đổi hộp chỉnh sửa và chọn Khuyến nghị chỉ đọc, nếu muốn. Nhấp chuột OK.
Các Xác nhận mật khẩu hộp thoại hiển thị. Enter mật khẩu của bạn một lần nữa và nhấp vào OK.
Bạn được quay trở lại Lưu thành hộp thoại. Nhấn vào Cứu để lưu tài liệu an toàn, đã được biên tập lại mới của bạn.
Bằng cách sử dụng Công cụ soạn thảo Word 2007 và bảo vệ tài liệu khỏi bị sửa đổi, bạn có thể bảo vệ thông tin bí mật của mình và bảo quản tài liệu của mình khi bạn phải phân phối nó. Các Công cụ biên tập cũng hoạt động tốt trong Word 2010. Hãy tận hưởng!
