Cách theo dõi các thay đổi trong Word (Trực tuyến, Di động và Máy tính để bàn)

Khả năng theo dõi những thay đổi trong tài liệu xử lý văn bản là một sự đổi mới mang tính thay đổi cuộc chơi. Microsoft Word đã đi đầu trong sự tiến bộ đó và người dùng Word đã tận dụng được tính năng này kể từ đó.

Tính năng theo dõi thay đổi hiện được coi là tiêu chuẩn trong bất kỳ ứng dụng xử lý văn bản nào. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách theo dõi các thay đổi trong ứng dụng trực tuyến, thiết bị di động và máy tính để bàn của Microsoft Word. Bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi trong các ứng dụng khác như Google Docs hoặc Microsoft Excel.

Khi bạn theo dõi các thay đổi trong tài liệu Word, bạn sẽ giúp người khác (hoặc bạn trong tương lai!) dễ dàng phát hiện các thay đổi được đề xuất và quyết định—thay đổi từng thay đổi—xem nên chấp nhận thay đổi và đặt thay đổi đó vĩnh viễn hay từ chối thay đổi đó.

Cách theo dõi các thay đổi trong Microsoft Word trực tuyến

Bất cứ ai cũng có thể sử dụng Microsoft Word Online miễn phí bằng cách đăng ký tài khoản Microsoft miễn phí. Sau khi bạn đăng nhập và bắt đầu tài liệu Microsoft Word mới (hoặc mở tài liệu hiện có), hãy làm theo các bước sau để theo dõi các thay đổi trong Word Online.

Bật theo dõi các thay đổi trong Word Online

Đầu tiên bạn cần bật Track Changes.

1. Chọn Ôn tập chuyển hướng.

2. Chọn Theo dõi các thay đổi và chọn Cho tất cả mọi người để theo dõi những thay đổi mà bất kỳ ai thực hiện đối với tài liệu này hoặc Chỉ của tôi chỉ theo dõi những thay đổi Bạn thực hiện vào tài liệu.

Bạn sẽ biết mình đã thực hiện đúng nếu bạn thấy Menu Chế độ đã chuyển từ Chỉnh sửa sang Xem lại.

Trên thực tế, một cách khác để bật Theo dõi Thay đổi trong Microsoft Word Online là chọn Đang xem xét từ Menu Chế độ. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, hãy lưu ý rằng nó sẽ mặc định chỉ theo dõi những thay đổi của chính bạn chứ không phải của những người khác. Nếu bạn muốn bật Theo dõi Thay đổi cho mọi người chỉnh sửa tài liệu, hãy làm theo các bước ở trên và chọn Cho tất cả mọi người.

Xem lại, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong Word Online

Nếu Theo dõi các thay đổi được bật, bạn có thể xem lại từng đề xuất theo thứ tự và chấp nhận hoặc từ chối từng đề xuất một.

1. Bấm hoặc nhấn vào đầu tài liệu (hoặc nơi bạn muốn bắt đầu xem xét các thay đổi được đề xuất).
2. Chọn Ôn tập chuyển hướng.
3. Chọn Chấp nhận hoặc Từ chối và Word sẽ chuyển đến thay đổi được đề xuất đầu tiên trong tài liệu.

4. Chọn Chấp nhận hoặc Từ chối để chấp nhận hoặc từ chối thay đổi được đề xuất. Nếu muốn, bạn có thể di chuột qua thay đổi để kích hoạt cửa sổ bật lên nơi bạn có thể xem mô tả về thay đổi và các nút để chấp nhận (dấu kiểm) hoặc từ chối (X) thay đổi. Tuy nhiên, lưu ý rằng nếu bạn sử dụng giao diện này, Word sẽ không tự động chuyển sang thay đổi được đề xuất tiếp theo.

5. Tiếp tục chọn các Chấp nhận hoặc Từ chối khi bạn tiến qua tất cả các thay đổi được đề xuất trong tài liệu. Khi bạn đã đưa ra quyết định về từng thay đổi được đề xuất, bạn sẽ thấy thông báo bật lên cảnh báo bạn rằng không còn thay đổi nào được theo dõi trong tài liệu của bạn nữa.

6. Chọn OK và bạn sẽ được đưa trở lại tài liệu của mình.

Tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ muốn tắt Theo dõi Thay đổi.

Xoay Off Theo dõi các thay đổi trong Word Online

Có hai cách tắt nhanh Track Changes trong Word Online.

• Chuyển sang một trong hai Chỉnh sửa hoặc Đang xem trong Menu Chế độ. Chọn Chỉnh sửa nếu bạn muốn tiếp tục chỉnh sửa tài liệu và Xem nếu bạn muốn xem tài liệu nhưng không thực hiện thay đổi nào.

• Ngoài ra, hãy chọn Theo dõi các thay đổi nút trên Ôn tập tab và chọn Off. Điều đó sẽ tắt Theo dõi Thay đổi cho mọi người.

Bây giờ bạn có thể tự do chỉnh sửa hoặc xem tài liệu mà không cần theo dõi các thay đổi.

Cách theo dõi các thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word Android

Việc bật Theo dõi Thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word Android ít đơn giản hơn. Mở một tài liệu và làm theo các bước sau.

1. Chọn mũi tên hướng lên trong trình soạn thảo tài liệu nằm ở cuối tài liệu.

2. Lựa chọn Trang chủ.

3. Lựa chọn Ôn tập.

4. Cuộn xuống trong menu Xem lại và chọn Theo dõi các thay đổi.

Khi bật Theo dõi Thay đổi, mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ là đề xuất mà bạn hoặc người khác có thể chấp nhận hoặc từ chối.

Xem lại, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong ứng dụng di động của Word

Để xem lại, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong ứng dụng dành cho thiết bị di động của Word, hãy làm theo các hướng dẫn sau.

1. Nhấn vào đầu tài liệu (hoặc nơi bạn muốn bắt đầu xem xét các thay đổi được đề xuất.
2. Tiếp theo, chạm vào Trang chủ trên thanh công cụ và chọn Ôn tập.
3. Cuộn xuống Theo dõi các thay đổi và sử dụng các mũi tên điều hướng tài liệu để di chuyển từ đề xuất này sang đề xuất khác. (Hoặc chạm vào từng đề xuất trong nội dung tài liệu.)

4. Khi một đề xuất được đánh dấu, bạn có thể chọn chấp nhận hoặc từ chối thay đổi hoặc chuyển sang đề xuất trước đó hoặc tiếp theo.

5. Khi bạn đã giải quyết tất cả các đề xuất trong tài liệu, bạn sẽ thấy thông báo cho biết không còn thay đổi nào được theo dõi để xem xét.

Xoay Off Theo dõi các thay đổi trong ứng dụng Word Mobile

Để tắt Theo dõi các thay đổi trong ứng dụng dành cho thiết bị di động của Word, chỉ cần chạm vào Trang chủ trên thanh công cụ, chọn Ôn tậpcuộn xuống và nhấn Theo dõi các thay đổi để bỏ chọn nó và tắt tính năng này.

Cách theo dõi các thay đổi trong ứng dụng Microsoft Word Desktop

Việc theo dõi các thay đổi trong ứng dụng Word trên máy tính cũng tương tự như việc sử dụng Track Changes trong Word Online.

Bật theo dõi các thay đổi trong ứng dụng Word trên máy tính để bàn

Mở tài liệu bạn muốn chỉnh sửa và làm theo các bước sau.

1. Chọn Ôn tập chuyển hướng.

2. Chọn Theo dõi các thay đổi cái nút.

3. Nếu bạn muốn, hãy chọn mũi tên thả xuống trên nút Theo dõi Thay đổi để Theo dõi khóa. Bạn có thể chọn thêm mật khẩu để ngăn người khác tắt Theo dõi Thay đổi.

Các thay đổi sẽ được theo dõi miễn là nút Theo dõi Thay đổi trên tab Xem lại được kích hoạt.

Xem lại, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi trong Word dành cho máy tính để bàn

Để xem lại các thay đổi được đề xuất, hãy làm theo các bước sau.

1. Trên Ôn tập tab, chọn Hiển thị đánh dấu. Tại đây, bạn có thể chọn nơi bạn muốn xem đề xuất (trong bong bóng hoặc nội tuyến). Bạn cũng có thể chọn chỉ xem đề xuất từ ​​những người cụ thể.

2. Đặt con trỏ ở đầu tài liệu (hoặc nơi bạn muốn bắt đầu xem xét các thay đổi được đề xuất).
3. Trên Ôn tập tab, chọn Chấp nhận, Từ chốihoặc Kế tiếp để chuyển sang thay đổi được đề xuất tiếp theo.
4. Khi một đề xuất được đánh dấu, hãy chọn Chấp nhận nút để chấp nhận thay đổi hoặc Từ chối để từ chối thay đổi và chuyển sang đề xuất tiếp theo.

5. Ngoài ra, hãy nhấp chuột phải vào một gợi ý và chọn Chấp nhận hoặc Từ chối.

Microsoft Word dành cho máy tính để bàn sẽ cho bạn biết sau khi bạn xem xét xong các thay đổi được đề xuất.

Khám phá More Tính năng của Microsoft Word

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng của Microsoft Word, hãy xem các bài viết của chúng tôi về việc mở rộng chức năng của Word bằng các phần bổ trợ, cách đọc chính tả tài liệu trong Word và cách chèn chữ ký vào tài liệu Word. Hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm tất cả các bài viết Microsoft Word của chúng tôi.