So sánh sự khác biệt giữa hai tệp Excel là một kỹ năng cơ bản đối với người dùng bảng tính. Có thể có hai tệp Excel có tên giống nhau trên máy tính của bạn. Làm cách nào để xác định xem các tệp là bản sao hay phiên bản khác nhau của cùng một sổ làm việc Excel? Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách so sánh hai tệp Excel, ngay cả khi bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính.
Những công cụ so sánh này có thể giúp bạn phát hiện dữ liệu không nhất quán, giá trị lỗi thời, công thức bị hỏng, phép tính không chính xác và các vấn đề khác trong bảng tính Excel của bạn.
Nội dung bài viết
1. So sánh hai bảng Excel bằng cách xem chúng cạnh nhau
Nếu bạn có thể xem nhanh dữ liệu của trang tính, hãy mở chúng trong một cửa sổ riêng biệt và thực hiện so sánh song song bằng cách sử dụng “Xem cạnh nhau” tính năng.
- Mở tệp Excel có cả hai bảng tính, đi tới Xem tab và chọn Cửa sổ mới.
- Trong cửa sổ mới, chọn hoặc chuyển sang bảng tính (thứ hai) mà bạn muốn so sánh.
Thay đổi kích thước hoặc sắp xếp lại các cửa sổ để bạn có chế độ xem song song của cả hai trang tính trên màn hình máy tính của mình. Một lần nữa, phương pháp này là tốt nhất để so sánh các bảng tính Excel chỉ có một vài hàng hoặc columns.
- Nếu bạn muốn sử dụng công cụ so sánh của Excel để đặt cả hai cửa sổ cạnh nhau, hãy chọn Xem tab và chọn Xem cạnh nhau biểu tượng.
Excel sẽ ngay lập tức sắp xếp cả hai trang tính theo chiều ngang trên màn hình máy tính của bạn. Có thể hơi khó so sánh các trang tính ở chế độ xem ngang này, vì vậy hãy chuyển sang bước tiếp theo để thay đổi hướng thành sắp xếp dọc/dọc.
- Đi đến Xem tab lại và chọn Sắp xếp tất cả.
- Lựa chọn Thẳng đứng bên trong Sắp xếp cửa sổ và chọn OK.
Thao tác này sẽ xếp cả hai trang tính ở vị trí cạnh nhau trên màn hình của bạn. Có một cài đặt nữa bạn cần kích hoạt để so sánh dễ dàng hơn nhiều.
- Vỗ nhẹ Cuộn đồng bộ và đảm bảo nó được đánh dấu. Điều này cho phép bạn cuộn qua cả hai trang tính cùng lúc, cho phép so sánh tập dữ liệu của bạn theo từng hàng một cách đồng bộ.
Nếu các hàng trên cùng của cả hai trang tính đều là tiêu đề, hãy đảm bảo bạn cố định chúng để chúng không di chuyển cùng với phần còn lại của tập dữ liệu khi bạn cuộn qua.
- Lựa chọn Panes đóng băng và chọn Đóng băng hàng trên cùng. Lặp lại bước này cho bảng tính thứ hai.
- Lựa chọn Đặt lại vị trí cửa sổ để hoàn nguyên hướng so sánh về định dạng ngang.
- Khi so sánh xong hãy chọn Xem cạnh nhau để hoàn nguyên các bảng tính về kích thước ban đầu của chúng.
Bây giờ bạn có thể cuộn qua cả hai bảng tính và so sánh chúng theo từng dòng. Ưu điểm chính của tính năng này là nó được tích hợp trong tất cả các phiên bản Excel. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ phải thực hiện nhiều công việc—ví dụ: tìm các ô có số liệu, macro, công thức khác nhau, v.v.
2. So sánh hai file Excel bằng công cụ trực tuyến
Có những công cụ dựa trên web cung cấp dịch vụ so sánh Excel. Bạn sẽ thấy những công cụ này hữu ích nếu bạn chưa cài đặt Excel trên máy tính. Công cụ so sánh Excel này của Aspose là một công cụ web tốt để so sánh hai tệp Excel.
Tải tệp Excel đầu tiên (chính) lên hộp đầu tiên, kéo tệp còn lại vào hộp thứ hai và chọn So sánh ngay bây giờ cái nút.
Nếu file có nhiều sheet thì chọn sheet muốn so sánh trong tab Sheets. Nếu cả hai trang tính đều có các ô có giá trị hoặc nội dung khác nhau, công cụ so sánh Aspose Excel sẽ đánh dấu sự khác biệt bằng màu vàng.
Hạn chế của các công cụ dựa trên web này là chúng chủ yếu làm nổi bật các giá trị khác nhau. Họ không thể làm nổi bật các công thức, phép tính khác nhau, v.v.
3. So sánh hai tệp Excel bằng cách sử dụng “So sánh bảng tính”
So sánh bảng tính là một phần mềm đáng tin cậy để so sánh hai tệp hoặc bảng tính Excel. Đáng buồn thay, hiện tại nó chỉ có sẵn cho các thiết bị Windows. Nó là một chương trình độc lập và chỉ có sẵn trong các phiên bản Professional Plus (Office 2013/2016/2019/2021) và Office 365 Enterprise. Không thể tải xuống bổ trợ này từ trang web của Microsoft.
Sử dụng So sánh bảng tính trong Excel
Nếu ứng dụng Excel của bạn là một phần của các gói Office nêu trên, bạn có thể truy cập công cụ So sánh Bảng tính thông qua phần bổ trợ “Inquire”. Nếu không có tab “Truy vấn” trong ứng dụng Excel của bạn thì đây là cách bật tab này.
- Lựa chọn Tài liệu trên thanh menu.
- Lựa chọn Tùy chọn trên thanh bên.
- Lựa chọn Thêm vào trong thanh bên, hãy chọn Bổ trợ COM trong menu thả xuống “Quản lý” và chọn Đi.
- Kiểm tra Hỏi thăm hộp và chọn OK.
Ghi chú: Nếu bạn không tìm thấy hộp kiểm “Yêu cầu” trong trang Phần bổ trợ COM thì phiên bản Excel hoặc Office của bạn không hỗ trợ So sánh Bảng tính. Hoặc có thể quản trị viên tổ chức của bạn đã tắt tính năng này. Cài đặt các phiên bản Office có So sánh bảng tính được cài đặt sẵn hoặc liên hệ với quản trị viên của tổ chức bạn.
- Mở cả hai tệp Excel bạn muốn so sánh trong một cửa sổ riêng, đi tới Hỏi thăm trong thanh Menu và chọn So sánh tập tin.
- Excel sẽ tự động thêm tệp thứ nhất và tệp thứ hai vào hộp thoại “So sánh” và “Tới”. Lựa chọn Hoán đổi tập tin để trao đổi các tập tin chính và phụ, hoặc chọn So sánh để bắt đầu so sánh.
Thao tác này sẽ khởi chạy So sánh bảng tính trong một cửa sổ mới, đánh dấu bất kỳ sự khác biệt nào trong tập dữ liệu của bạn. Các ô thông thường có giá trị khác nhau sẽ có điểm đánh dấu màu xanh lục. Các ô có công thức được định dạng màu tím trong khi các ô có macro sẽ có màu tô màu xanh ngọc.
Lựa chọn Xuất kết quả để tạo và lưu bản sao kết quả vào máy tính của bạn dưới dạng tài liệu Excel.
Báo cáo sẽ chỉ ra (các) trang tính và tham chiếu ô với các bộ dữ liệu khác nhau, cũng như các giá trị chính xác của dữ liệu cũ và mới.
Bạn có thể chia sẻ báo cáo Excel với đồng nghiệp, nhóm của mình hoặc những người khác cùng cộng tác làm việc trên tệp.
Làm cách nào để Sử dụng So sánh bảng tính như một chương trình độc lập
Nếu phiên bản Excel hoặc Office của bạn không có phần bổ trợ So sánh Bảng tính, hãy cài đặt phần mềm độc lập từ trang web của nhà phát triển. Khi cài đặt tập tin cài đặt, hãy đảm bảo bạn kiểm tra Đăng ký và kích hoạt add-in trong Excel hộp.
Sau khi cài đặt, khởi chạy So sánh bảng tính và làm theo các bước sau để sử dụng chương trình so sánh các tài liệu Excel.
- Lựa chọn So sánh tập tin trong tab “Trang chủ”.
- Chọn biểu tượng thư mục bên cạnh hộp thoại “So sánh (tệp cũ hơn)” để thêm tài liệu đầu tiên bạn muốn so sánh với công cụ. Thêm tệp thứ hai vào hộp “Tới (tệp mới hơn)” và chọn OK tiến hành với.
So sánh bảng tính sẽ xử lý các tệp và đánh dấu các ô có giá trị khác nhau bằng màu xanh lục.
Phương pháp tốt nhất để thấy sự khác biệt giữa các trang tính Excel
Công cụ so sánh “Xem cạnh nhau” là lựa chọn khả thi nhất cho người dùng Office Home hoặc Sinh viên. Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 hoặc Office Professional Plus (2013 hoặc 2016), bạn có thể tùy ý sử dụng công cụ “So sánh Bảng tính” tích hợp sẵn. Nhưng nếu bạn không sử dụng Excel trên máy tính để bàn, các công cụ so sánh Excel dựa trên web sẽ hoàn thành công việc. Nó thực sự dễ dàng như vậy.
