Nếu muốn sử dụng các tính năng hiện đại của Word 2019 hoặc Office 365, bạn sẽ cần nâng cấp tài liệu Word của mình nếu chúng dựa trên phiên bản phần mềm Word cũ hơn. Việc nâng cấp đảm bảo rằng tài liệu của bạn tương thích với các phiên bản Word mới hơn và bạn có thể sử dụng định dạng mới cũng như các công cụ khác có sẵn trong phiên bản mới nhất của phần mềm.
Việc chuyển đổi tài liệu Word cũ sang phiên bản mới hơn chỉ mất vài cú click chuột miễn là máy tính của bạn đã cài đặt phần mềm Word. Khi tệp được chuyển đổi, bạn sẽ thấy nó có phần mở rộng mới mà chỉ các tệp Word mới hơn mới sử dụng.
Nội dung bài viết
Nâng cấp tài liệu Word bằng phần mềm Word
Nếu bạn đã cài đặt bộ Microsoft Office trên máy tính thì có thể bạn cũng đã cài đặt Word. Bạn có thể sử dụng phần mềm này mà không cần bất kỳ tiện ích bổ sung nào để nâng cấp tài liệu Word của mình.
Nhấp chuột phải vào tài liệu bạn muốn chuyển đổi và chọn Mở với theo dõi bởi Từ. Điều này đảm bảo tệp sẽ mở bằng phần mềm phù hợp.
Khi tài liệu mở ra, hãy nhấp vào Tài liệu tab ở góc trên bên trái. Sau đó chọn tab có nội dung Thông tin ở thanh bên trái và nhấp vào Chuyển thành ở khung bên phải.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện trên màn hình yêu cầu bạn xác nhận hành động của mình. Về cơ bản đây là những gì nó muốn nói với bạn:
- Tài liệu cũ của bạn sẽ được thay thế bằng tài liệu mới được nâng cấp.
- Sẽ có những thay đổi nhỏ về layout.
- Bấm vào Nói cho tôi More nếu bạn muốn biết thêm về quá trình này. Ngoài ra, nếu bạn không muốn thấy hộp thoại này cho các chuyển đổi trong tương lai, hãy đánh dấu vào hộp kiểm.
- Cuối cùng, nhấn OK nút để bắt đầu chuyển đổi.
Một cách khác để nâng cấp tài liệu của bạn là sử dụng menu lưu của Word. Trong khi tài liệu đang mở, hãy nhấp vào Tài liệu tab và chọn Lưu thành.
Sau đó chọn Tài liệu văn bản từ trình đơn thả xuống định dạng và nhấn Cứu. Hãy nhớ rằng thao tác này không thay thế phiên bản cũ của tài liệu mà tạo một bản sao tài liệu hoàn toàn mới dựa trên phần mềm Word mới hơn.
Bạn có thể làm theo các bước trên để nâng cấp bao nhiêu tài liệu Word cũ lên phiên bản mới hơn tùy thích.
Ngoài ra, vì chỉ cần vài cú nhấp chuột và bạn có khả năng tắt hộp thoại nên bạn có thể dễ dàng chuyển đổi một số tài liệu trong một khoảng thời gian ngắn.
Nâng cấp tài liệu Word lên Microsoft Word trực tuyến
Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm Word trên máy tính và muốn sử dụng ứng dụng Word trực tuyến, bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng này để chuyển đổi tài liệu Word của mình.
Ứng dụng trực tuyến cung cấp khá nhiều tính năng và giao diện giống như ứng dụng ngoại tuyến.
Mở trình duyệt web hiện đại và truy cập trang web trực tuyến của Office. Khi bạn đã ở đó, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu bạn chưa đăng nhập.
Khi giao diện chính tải lên, hãy nhấp vào tùy chọn có nội dung Bắt đầu mới và chọn Tải lên và mở. Nó sẽ cho phép bạn tải lên tệp Word cũ từ máy tính của bạn.
Điều hướng đến thư mục chứa tài liệu của bạn và chọn nó để tải lên trực tuyến.
Khi tệp được tải lên và mở trên màn hình của bạn, hãy nhấp vào Chỉnh sửa tài liệu tùy chọn và sau đó chọn Chỉnh sửa trong trình duyệt.
Một lời nhắc sẽ xuất hiện cho biết trước tiên nó sẽ chuyển đổi tệp của bạn và sau đó cho phép bạn chỉnh sửa nó. Nó cũng cho biết một bản sao của tài liệu gốc của bạn sẽ được tạo.
Bấm vào Chuyển thành trong lời nhắc.
Nếu bạn muốn xem những thay đổi trong layoutbấm vào Xem. Ngược lại bấm vào Biên tập để bắt đầu chỉnh sửa tài liệu.
Để có bản sao của tài liệu để truy cập ngoại tuyến, hãy nhấp vào Tài liệu thực đơn và chọn Lưu thành theo dõi bởi Tải xuống một bản sao.
Bấm vào Tải xuống trên màn hình sau để bắt đầu tải tài liệu xuống máy tính của bạn.
Tài liệu đã tải xuống phải là phiên bản nâng cấp của tài liệu Word cũ của bạn.
Giờ đây, tài liệu của bạn đã được nâng cấp, bạn có thể thoải mái sử dụng bất kỳ chức năng hiện đại nào của Word trong đó. Bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa mới hơn, sử dụng phần mở rộng tệp mới hơn, v.v. mà không phải lo lắng gì.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nếu bạn cần gửi lại tệp cho ai đó và họ sử dụng phiên bản phần mềm cũ hơn thì họ sẽ không thể thấy những thay đổi mới hơn được thực hiện đối với tài liệu.
Chế độ tương thích trong Microsoft Word là gì?
Khi bạn mở phiên bản cũ của tài liệu trong phần mềm Word mới nhất, bạn sẽ thấy dòng chữ có nội dung Chế độ tương thích xuất hiện bên cạnh tên tài liệu ở trên cùng. Bạn có bao giờ thắc mắc dòng chữ đó có ý nghĩa gì không?
Chế độ tương thích thực chất là một chế độ mà các phiên bản Word mới hơn sử dụng để đảm bảo rằng khi bạn chỉnh sửa các tài liệu cũ, chúng sẽ không bị sửa đổi bằng các công cụ chỉnh sửa mới nhất trong phần mềm.
Đó là do Word không muốn bạn thêm bất kỳ tính năng nào vào tài liệu cũ mà các phiên bản Word cũ không hiểu được. Ví dụ: nếu bạn thêm tùy chọn định dạng mới có sẵn trong Word 2016 vào tài liệu Word 2004 thì phiên bản Word 2004 sẽ không hiểu được định dạng đó. Sau đó nó có thể hiển thị tài liệu với văn bản bị xáo trộn, v.v.
Chế độ tương thích đảm bảo những điều như vậy không xảy ra và bạn chỉ có thể sử dụng định dạng cũng như các công cụ khác hoàn toàn tương thích với phiên bản tài liệu Word hiện tại của mình.
