Thông thường, bạn kết hợp họ và tên trong Microsoft Excel bằng cách sử dụng các ô khác nhau và columns. Nhưng nếu bạn cần kết hợp họ và tên trong một cột thì sao? Bạn sẽ làm điều đó bằng tay? Bạn có thể, nhưng đó không phải là việc làm thiết thực nếu bạn đang xử lý nhiều dữ liệu trong một trang tính hoặc thậm chí toàn bộ sổ làm việc Excel. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách nối tên theo nhiều cách khác nhau và tăng tốc quá trình làm việc của bạn.
Hãy nhớ xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tách họ và tên trong Excel.
Nội dung bài viết
Các hàm Excel khác nhau để hợp nhất tên
Có một số hàm Excel bạn có thể sử dụng để hợp nhất tên trong bảng tính của mình. Bạn sẽ sử dụng cái nào sẽ tùy thuộc vào sở thích của bạn cũng như định dạng tên bạn đang làm việc. Việc kết hợp hai tên có thể dễ dàng được thực hiện bằng hàm ghép nối, nhưng nó sẽ phải được sửa đổi nếu bạn muốn bao gồm tên đệm. Hàm nối kết hợp hai hoặc nhiều chuỗi văn bản vào một ô. Đó là một lựa chọn hoàn hảo khi bạn cần hợp nhất hai ô.
Tuy nhiên, nếu bạn cần kết hợp nhiều hơn hai ô, bạn có hai tùy chọn. Sửa đổi hàm nối bằng toán tử dấu và (&) hoặc sử dụng hàm Textjoin. Textjoin sẽ cho phép bạn hợp nhất nhiều ô hoặc chuỗi văn bản với dấu phân cách đã chọn. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ có nhiều quyền tự do sáng tạo hơn và các tùy chọn linh hoạt hơn về cách bạn muốn tổ hợp tên trông như thế nào.
Một chức năng hữu ích khác để kết hợp tên trong Excel là Flash Fill. Nó sẽ nhận dạng mẫu và tự động điền dữ liệu còn thiếu, do đó bạn không cần phải thực hiện thủ công.
Kết hợp Họ và Tên với Chức năng Ghép nối
Ghép nối chỉ là một cách khác để nói “nối với nhau” và bản thân từ này là một phần của công thức bạn sẽ sử dụng để tạo một cột trong đó họ và tên sẽ được ghép lại với nhau. Vì vậy, giả sử bạn có một bảng tính Excel trông giống như thế này:
Bạn có một cột cho tên và một cột khác cho tên thứ hai và bạn muốn cột thứ ba chứa tên đầy đủ, đây sẽ là sự kết hợp của hai tên đầu tiên columns.
Chọn ô trong cột thứ ba nơi bạn sẽ tạo tên kết hợp và nhập công thức sau:
=CONCATENATE(first_name_cell_reference, “ “,last_name_cell_reference)
Ví dụ: bạn muốn kết hợp tên trong ô A2 và B2. Công thức của bạn sẽ trông như thế này:
=CONCATENATE(A2,” “,B2)
Chèn công thức này vào ô C2 và nhấn nút enter trên bàn phím của bạn. Tên đầy đủ sẽ xuất hiện trong ô C2.
Thay vì sử dụng công thức nối này, bạn có thể chọn toán tử dấu và. Kết quả cuối cùng là như nhau, nhưng đây là công thức ngắn hơn một chút.
=first_name_cell_reference& “ “&last_name_cell_reference
Để hợp nhất tên của ô A2 và B2, hãy sử dụng công thức sau trong ô C2:
=A2&” “&B2
Khi bạn nhấn enter, tên đầy đủ sẽ xuất hiện trong ô C2, giống như khi bạn sử dụng công thức CONCATENATE.
Nhớ đặt dấu cách giữa dấu ngoặc kép (“ “) để tạo khoảng cách giữa họ và tên trong cột tên gộp. Không có nó, họ và tên sẽ dính liền với nhau. Nếu bạn muốn kết hợp họ và tên với dấu phẩy ở giữa, bạn sẽ sử dụng cùng một công thức (một trong hai công thức được mô tả), nhưng với thứ tự ngược lại của tham chiếu ô, dấu phẩy và dấu cách giữa dấu ngoặc kép .
Bạn có thể sử dụng: =CONCATENATE(B2,”, “A2)
Hoặc
=B2&”, “&A2
Và đây sẽ là kết quả:
Sử dụng hàm ghép để kết hợp tên, tên đệm và họ
Bạn có thể điều chỉnh công thức nối để kết hợp tên từ ba ô bảng tính Excel khác nhau thành tên đầy đủ trong một ô. Công thức này rất giống với những công thức được mô tả trước đó, nhưng bạn sẽ phải thêm một thành phần nữa cho tên đệm. Vì vậy, công thức của bạn sẽ trông như thế này:
=CONCATENATE(first_name_cell_reference, “ “,middle_name_cell_reference,” “,last_name_cell_reference)
Ngoài ra, bạn có thể thử điều này:
=first_name_cell_reference&“ “&middle_name_cell_reference&” “&last_name_cell_reference
Để kết hợp họ, tên đệm và tên từ các ô A2, B2 và C2, hãy sử dụng bất kỳ công thức nào sau đây:
=CONCATENATE(A2,” “,B2” “,C2)
Hoặc thử điều này:
=A2&” “&B2&” “&C2
Đây là kết quả cuối cùng sẽ như thế nào:
Bạn có thể sử dụng công thức tương tự nếu có tên viết tắt thay vì tên đệm. Việc viết tên dưới dạng nào không quan trọng, miễn là bạn tham chiếu đúng ô. Đây là ví dụ về chữ cái đầu trong ô tên đệm. Các công thức tương tự đã được sử dụng:
Hàm ghép có thể kết hợp tên viết tắt và họ
Ngay cả khi họ và tên của bạn columns chứa tên riêng đầy đủ, bạn có thể sử dụng các công thức nối phù hợp để biến nó thành tên gốc cộng với họ. Để đạt được điều này, bạn sẽ sử dụng hàm LEFT để trích xuất chữ cái đầu tiên của tên rồi ghép nó với họ.
Đây là loại công thức bạn sẽ sử dụng để kết hợp tên từ các ô A2 và B2:
=CONCATENATE(LEFT(A2,1),” “,B2)
Hoặc sử dụng cái này:
=TRÁI(A2,1)&” “&B2
Bạn có thể điều chỉnh thêm công thức này để bao gồm dấu chấm phía sau chữ đầu tiên. Chỉ cần đặt dấu chấm và dấu cách ở giữa dấu ngoặc kép.
=CONCATENATE(LEFT(A2,1),”. “,B2)
Hoặc sử dụng cái này:
=TRÁI(A2,1)&”. “&B2
Sử dụng Flash Fill để kết hợp tên trong Excel
Nếu bạn đang làm việc với các bảng tính Excel chứa nhiều dữ liệu, Bạn nên quên các công thức nối vì bạn cần đặt chúng theo cách thủ công cho từng tên bạn cần kết hợp. Thay vào đó, bạn nên sử dụng chức năng Flash Fill của Excel.
Nếu muốn gộp tên của ô A2 và ô B2 thì gõ tên đầy đủ vào ô C2. Sau đó bắt đầu gõ tên đầy đủ cho tổ hợp từ A3 và B3. Excel sẽ nhận dạng mẫu và tự động điền vào cột C. Nhấn enter để xác nhận bạn muốn Excel điền tất cả các ô trong cột C bằng các tổ hợp tên thích hợp.
Tuy nhiên, nếu cách này không hiệu quả với bạn thì có thể bạn cần bật chức năng Flash Fill trong phiên bản Excel của mình. Đây là cách thực hiện:
- Đi đến Tài liệu trong dải băng.
- Lựa chọn Tùy chọn ở cuối menu.
- Lựa chọn Trình độ cao từ cửa sổ tùy chọn.
- Đánh dấu vào ô bên cạnh Tự động điền flash, và xác nhận với OK cái nút.
Bây giờ bạn có thể bật và tắt chức năng này trong tab Dữ liệu trên dải băng hoặc bằng cách nhấn Điều khiển + E trên bàn phím của bạn.
Sử dụng hàm TextJoin để kết hợp tên trong Excel
Nếu bạn muốn kết hợp các tên từ nhiều hơn ba ô, chức năng Textjoin thực sự hữu ích. Nhưng bạn sẽ phải thêm dấu phân cách giữa mỗi chuỗi văn bản để tạo dấu cách hoặc dấu phẩy. Dấu phân cách giống như trong các công thức nối, có dấu cách hoặc dấu phẩy và dấu cách ở giữa dấu ngoặc kép.
Bạn sẽ sử dụng công thức sau:
=TEXTJOIN(“ “,TRUE,”tên”, “tên đệm”,”họ”)
Kết quả trông như thế này:
Nhưng bạn thắc mắc tại sao lại phải bận tâm gõ một công thức phức tạp như vậy thay vì điền thủ công tên đầy đủ vào cột kết hợp. Câu trả lời là bạn sẽ không sử dụng công thức này mà sử dụng một phiên bản điều chỉnh ngắn hơn nhiều và rất hữu ích khi bạn có nhiều ô. Nó có hình dạng tương tự như công thức ghép nối thích nghi:
=TEXTJOIN(“ “,TRUE, A2:C2)
Như bạn có thể thấy, trong phiên bản điều chỉnh của công thức, thay vì nhập thủ công nội dung của các ô bạn muốn hợp nhất, bạn sẽ nhập phạm vi tham chiếu ô. Đó là cách nhanh hơn nhiều để kết hợp tên từ 3 ô trở lên. Bạn có thể sử dụng loại công thức này để kết hợp tên và tên viết tắt của người đó từ nhiều ô.
Kết hợp họ và tên trong Microsoft Excel có thể là một bước nhỏ nhưng quan trọng để cải thiện kỹ năng quản lý dữ liệu của bạn. Khả năng hợp nhất những elements hiệu quả có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao tính rõ ràng của dữ liệu và góp phần lưu giữ hồ sơ hiệu quả hơn.
