Nếu bạn có đăng ký Office 365 thì một trong những ứng dụng bạn có thể truy cập là Access. Đó là một công cụ để tạo nhiều loại cơ sở dữ liệu và báo cáo trên máy tính của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp về cách xây dựng cơ sở dữ liệu, MS Access là cách tốt nhất để thực hiện điều đó cho dù bạn muốn xây dựng cơ sở dữ liệu đơn giản hay phức tạp.
Bạn có thể sử dụng công cụ này để xây dựng cơ sở dữ liệu, tạo biểu mẫu cho mục nhập dữ liệu, lọc dữ liệu bằng truy vấn tùy chỉnh và tạo báo cáo từ dữ liệu của bạn. Có các trình hướng dẫn từng bước giúp bạn tạo các mục này nên không quá khó sử dụng.
Nội dung bài viết
Cách xây dựng cơ sở dữ liệu trống với MS Access
Điều đầu tiên bạn cần làm là xây dựng cơ sở dữ liệu. Để thực hiện việc này, hãy khởi động cơ sở dữ liệu mới trong Access. Bảng dữ liệu, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo của bạn sẽ được lưu trong đó. Để làm điều đó, bạn có thể sử dụng một trong nhiều mẫu mà Access cung cấp hoặc xây dựng một mẫu từ đầu.
Ở đây chúng ta sẽ xây dựng một cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin học sinh và chúng ta sẽ sử dụng một mẫu cơ sở dữ liệu trống.
- Khởi động Truy cập ứng dụng trên máy tính của bạn.
- Bấm vào Mới ở thanh bên trái để tạo cơ sở dữ liệu mới.
- Chọn Cơ sở dữ liệu trống tùy chọn ở khung bên phải để tạo cơ sở dữ liệu trống mới.
- Nhấp vào biểu tượng thư mục nhỏ và chọn đường dẫn để lưu cơ sở dữ liệu của bạn. Sau đó, nhấp vào nút có nội dung Tạo nên.
- Đó là cách bạn xây dựng cơ sở dữ liệu với Access. Cơ sở dữ liệu của bạn sẽ có sẵn tại đường dẫn được chỉ định.
Tạo một bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn
Cơ sở của bất kỳ cơ sở dữ liệu nào là các bảng. Đây là những bảng nơi dữ liệu của bạn được lưu ở nhiều dạng khác nhau columnsvà đây là nơi bạn có thể chạy truy vấn và tạo báo cáo từ đó.
Khi bạn xây dựng cơ sở dữ liệu mới trong Access, nó sẽ mở màn hình tạo bảng mới ở dạng xem biểu dữ liệu. Chế độ xem này không dễ làm việc nhất và vì vậy bạn cần thay đổi nó thành chế độ xem thiết kế, sau đó tạo bảng của mình columns.
- Nhấn chuột phải vào bảng vừa tạo và chọn Chế độ xem thiết kế.
- Nó sẽ nhắc bạn lưu bảng của bạn trước. Enter tên cho bảng và nhấp vào OK.
- Màn hình sau đây cho phép bạn thêm columns và kiểu dữ liệu của chúng vào bảng. Giữ nguyên cột đầu tiên vì nó tạo ra một ID duy nhất cho mỗi mặt hàng của bạn.
- Khi chúng ta đang xây dựng cơ sở dữ liệu sinh viên, hãy đặt con trỏ vào trường thứ hai và nhập Tên học sinh. Chọn Văn bản ngắn từ Loại dữ liệu cánh đồng.
- Enter Tuổi làm tên trường tiếp theo và chọn Con số từ Loại dữ liệu trình đơn thả xuống.
- Thêm cột cuối cùng có tên Quốc gia Và Văn bản ngắn như kiểu dữ liệu.
- Nhấn Ctrl + S để lưu bảng.
Tạo biểu mẫu để nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu của bạn
Mặc dù bạn có thể mở bảng ở dạng xem biểu dữ liệu và thêm dữ liệu cần thiết vào đó, nhưng biểu mẫu sẽ cung cấp cho bạn cách nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Bạn cũng sẽ không phải can thiệp vào bất kỳ dữ liệu nào khác trong bảng vì biểu mẫu chỉ cho phép bạn chỉnh sửa một mục nhập mỗi lần.
Bạn có thể sử dụng trình hướng dẫn biểu mẫu của Access để tạo biểu mẫu nhập dữ liệu với các trường bạn đã chọn.
- Trong khi Access vẫn mở cùng cơ sở dữ liệu của bạn, hãy bấm vào Tạo nên tab ở trên cùng và chọn tùy chọn có nội dung Trình hướng dẫn biểu mẫu.
- Nó sẽ yêu cầu bạn chọn các trường bạn muốn sử dụng trong biểu mẫu của mình. Chọn tất cả những gì bạn cần để nhập giá trị và nhấp vào biểu tượng mũi tên phải để thêm chúng vào danh sách. Sau đó bấm vào Kế tiếp ở phía dưới.
- Màn hình sau đây cung cấp bốn bố cục biểu mẫu để bạn lựa chọn. Bấm vào bất kỳ layout và bản xem trước sẽ xuất hiện ở phía bên trái. Sau khi đã lựa chọn xong hãy nhấn vào Kế tiếp ở phía dưới.
- Enter tên cho biểu mẫu của bạn và nhấn Hoàn thành.
- Biểu mẫu sẽ mở ra cho phép bạn thêm dữ liệu vào bảng của mình.
Tạo một truy vấn để lọc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của bạn
Truy vấn cho phép bạn lọc dữ liệu được lưu trong bảng bằng nhiều tiêu chí tùy chỉnh khác nhau. Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách truy xuất dữ liệu của những sinh viên từ 20 tuổi trở lên và sống ở Hoa Kỳ, bạn có thể tạo một truy vấn và tạo một bảng chỉ có những sinh viên phù hợp với tiêu chí của bạn.
- Bấm vào Tạo nên tab ở trên cùng và chọn Thuật sĩ truy vấn.
- Chọn tùy chọn đầu tiên có nội dung Trình hướng dẫn truy vấn đơn giản va đanh OK.
- Chọn bảng và các trường bạn muốn đưa vào truy vấn và nhấp vào Kế tiếp.
- Chọn Chi tiết tùy chọn trên màn hình sau và nhấp vào Kế tiếp ở phía dưới.
- Enter tên cho truy vấn của bạn và nhấn Hoàn thành ở phía dưới.
- Nhấp chuột phải vào truy vấn mới tạo của bạn và chọn Chế độ xem thiết kế. Bạn sẽ sử dụng chế độ xem này để nhập tiêu chí cho truy vấn của mình.
- Màn hình sau đây cho phép bạn chỉ định các bộ lọc cho truy vấn của mình. Hãy tạo một quy tắc chỉ hiển thị những sinh viên từ 20 tuổi trở lên và đến từ Hoa Kỳ.
Kiểu >=20 bên trong Tiêu chuẩn hộp cho Tuổi cánh đồng.
Enter CHÚNG TA bên trong Tiêu chuẩn hàng cho Quốc gia cánh đồng.
- Nhấn Ctrl + S để lưu các thay đổi.
- Nhấp đúp vào truy vấn của bạn ở thanh bên trái và bạn sẽ thấy phiên bản dữ liệu đã được lọc của mình.
Cách xây dựng báo cáo cơ sở dữ liệu trong Access
Báo cáo thường được dùng để đưa dữ liệu ra khỏi Access và xem chúng dưới dạng tệp độc lập. Access cho phép bạn tạo báo cáo cho các bảng và trường đã chọn, đồng thời nó sử dụng cùng kiểu trình hướng dẫn như biểu mẫu và truy vấn để tạo báo cáo.
- Bấm vào Tạo nên tab ở trên cùng và chọn Trình hướng dẫn báo cáo.
- Thêm các trường bạn muốn có trong báo cáo của mình và nhấp vào Kế tiếp.
- Nếu bạn muốn chỉ định bất kỳ thứ tự nhóm nào, bạn có thể thực hiện điều đó trên màn hình này. Sau đó đánh Kế tiếp.
- Nếu bạn muốn sắp xếp các bản ghi của mình theo một trường, bạn có thể thực hiện việc đó trên màn hình này. Sau đó bấm vào Kế tiếp.
- Chọn một báo cáo layout va đanh Kế tiếp.
- Enter tên cho báo cáo và nhấp vào Hoàn thành.
- Nhấp chuột phải vào báo cáo và chọn Xem thử bản in.
- Bấm vào PDF hoặc XPS ở trên cùng để lưu nó ở một trong hai định dạng này.
Cơ sở dữ liệu đầy đủ của bạn với các bảng, biểu mẫu, truy vấn và báo cáo đã sẵn sàng.
Bạn xây dựng cơ sở dữ liệu của mình như thế nào? Nếu bạn sử dụng Access thì bạn có sử dụng các tính năng nêu trên không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây.
