Email đã trở nên phổ biến trong thế giới hiện đại, mọi người sử dụng nó cho mục đích kinh doanh, giữ liên lạc và nhận tin tức quan trọng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn về thư mục “Hộp thư đi” và nó khác với thư mục “Đã gửi”.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích “Hộp thư đi” nghĩa là gì trong Microsoft Outlook, nó khác với các thư mục Đã gửi và Hộp thư đến như thế nào cũng như cách bạn có thể khắc phục các lỗi phổ biến như khi email của bạn bị kẹt trong hộp thư đi.
Nội dung bài viết
“Hộp thư đi” nghĩa là gì?
Nói tóm lại, thư mục Hộp thư đi là vị trí lưu trữ tạm thời nơi các email được giữ cho đến khi email được gửi thành công.
Các chương trình email như Outlook và Gmail sắp xếp hộp thư của họ bằng các thư mục như Hộp thư đến, Hộp thư đi, Đã gửi, Thư rác, v.v. Điều này làm cho hộp thư thân thiện hơn với người dùng và cho phép bạn điều hướng email của mình dễ dàng hơn.
Nó cũng cho phép bạn xem liệu email đã được gửi thành công hay chưa hoặc có lỗi hay không.
Khi bạn gửi email, dưới đây là những gì diễn ra chi tiết hơn:
- Bạn soạn email bằng chương trình email của mình (như Microsoft Outlook), sau đó chọn Gửi.
- Ứng dụng email sẽ lưu trữ email của bạn trong thư mục Hộp thư đi trong khi nó thiết lập kết nối với máy chủ thư đi. Đây được gọi là Giao thức truyền thư đơn giản (SMTP) và nó chứa tất cả thông tin cần thiết để gửi thư đi.
- Máy chủ email gửi đi kết nối với máy chủ thư của người nhận và email sẽ đến địa chỉ của họ. hộp thư đến.
- Khi thông báo email đã được gửi thành công, nó cũng sẽ xuất hiện trong Đã gửi thư mục. Điều này cho thấy email không còn chờ xử lý và đã được chuyển thành công.
Nếu thư không thể được gửi vì lý do nào đó — giả sử ứng dụng email không thể thiết lập kết nối với máy chủ Exchange — thì email sẽ vẫn nằm trong thư mục Hộp thư đi và ứng dụng email Outlook sẽ cố gắng gửi lại nó sau đó. thời gian.
Thông thường, trục trặc này sẽ chỉ ảnh hưởng đến những người sử dụng phiên bản Microsoft Outlook 365 chứ không phải ứng dụng web.
Cách khắc phục lỗi “Email bị kẹt trong hộp thư đi” của Outlook
Nếu email của bạn bị kẹt trong thư mục Hộp thư đi, điều đó có nghĩa là MS Outlook chưa gửi được email đó. Email bị kẹt có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm cài đặt tài khoản không chính xác, tệp đính kèm lớn và sự cố kết nối internet.
Đây là cách khắc phục lỗi này:
1. Khởi động lại Outlook
Một số lỗi Outlook có thể được khắc phục bằng cách khởi động lại ứng dụng. Ví dụ: nếu bạn nhận được thông báo “Đã xảy ra lỗi không xác định. 0x80040119 hoặc 080040600”, bạn có thể có tệp .ost hoặc .pst bị hỏng (đây là những tệp mà Outlook sử dụng). Khởi động lại Outlook có thể giải quyết những trục trặc này.
- Đóng Outlook. Để đảm bảo không còn quá trình Outlook nào, hãy nhấn Điều khiển + Sự thay đổi + Thoát để mở Trình quản lý tác vụ, hãy nhấp chuột phải vào quan điểm.exe (hoặc Microsoft Outlook) và chọn Kết thúc quá trình.
- Khởi động Outlook và kiểm tra xem email đã được gửi chưa.
2. Xóa các tệp đính kèm lớn
Mở ứng dụng Microsoft Outlook và đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn nếu bạn chưa đăng nhập. Sau đó:
- Lựa chọn Gửi đi nhận lại > Làm việc ngoại tuyến. Thao tác này sẽ đưa Outlook vào chế độ ngoại tuyến để nhà cung cấp email không cố gắng tự động gửi email từ Hộp thư đi của bạn.
- Lựa chọn Hộp thư đi trong ngăn Điều hướng và kéo tin nhắn vào Bản nháp thư mục.
- Bấm đúp vào tin nhắn để mở nó, sau đó xóa tệp đính kèm. Bạn có thể nhận được thông báo lỗi rằng Outlook đang cố gắng truyền tin nhắn. Nếu vậy, hãy đóng Outlook và khởi động lại nó.
- Lặp lại các bước 1-3.
- Sau khi bạn đã xóa phần đính kèm, hãy chọn Gửi đi nhận lại > Làm việc ngoại tuyến một lần nữa để vô hiệu hóa nó.
- Lựa chọn Gửi tất cả.
3. Kiểm tra tài khoản của bạn Settings
Một nguyên nhân phổ biến khác khiến email còn lại trong thư mục Hộp thư đi là do cài đặt “Gửi ngay khi được kết nối” bị tắt. Để kiểm tra điều này:
- Mở Microsoft Outlook.
- bên trong Tài liệu tab, chọn Tùy chọn.
- Dưới Quan điểm Tùy chọnlựa chọn Trình độ cao. Sau đó, trong Gửi và nhận phần, đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh Gửi ngay khi được kết nối.
- Lựa chọn OK.
Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn như Outlook 2007 hoặc 2003, hãy chọn Công cụ trình đơn, sau đó chọn Cài đặt thư. Đánh dấu vào ô bên cạnh Gửi ngay khi được kết nốisau đó nhấn OK.
4. Kiểm tra kết nối Internet và chế độ trao đổi của bạn
Một lý do khác khiến email của bạn có thể bị kẹt trong Hộp thư đi là do thiết bị của bạn không được kết nối với Internet hoặc có điều gì đó ngăn Microsoft Outlook kết nối với máy chủ thư. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách nhìn vào Thanh trạng thái ở góc dưới cùng bên phải của ứng dụng Outlook.
Nếu nó báo “Làm việc ngoại tuyến”, hãy đi tới Gửi/Nhận được tab và chuyển đổi Làm việc ngoại tuyến nút bật và tắt để khởi động lại kết nối của Outlook với internet.
Để khắc phục điều này, hãy đảm bảo Internet của bạn hoạt động bình thường. Nếu đúng như vậy thì sự cố kết nối có thể do cài đặt Microsoft Exchange của bạn gây ra. Nếu tài khoản email Microsoft Exchange của bạn được đặt ở chế độ Cached Exchange, hãy thay đổi nó thành cấu hình chế độ Trực tuyến và xem thư của bạn có gửi hay không.
Làm như vậy:
- Mở Outlook, sau đó nhấn Tài liệu > Tài khoản Settings > Tài khoản Settings.
- Một cửa sổ sẽ xuất hiện. Trong tab Email, chọn Thay đổi…
- Lựa chọn More Settings.
- Chọn Trình độ cao tab và bỏ chọn Sử dụng Chế độ trao đổi được lưu trong bộ đệm.
5. Vô hiệu hóa các bổ trợ không cần thiết
Nếu bạn mở một email trong Hộp thư đi, Outlook sẽ đánh dấu email đó là “Đã đọc”. Một số phần bổ trợ, chẳng hạn như Business Contact Manager (BCM), Social Connector và Xobni được biết là có tác dụng ngăn những email như vậy được gửi từ Hộp thư đi, mặc dù lý do của việc này vẫn chưa xác định được.
Nếu điều này xảy ra, bạn có thể tắt các phần bổ trợ và xem liệu email hiện có được gửi hay không. Nếu không, bạn chỉ cần kéo và thả email từ Hộp thư đi vào thư mục Thư nháp, sau đó nhấn Gửi một lần nữa.
6. Định cấu hình xác thực máy chủ thư
Nếu xác thực với máy chủ thư không hoạt động hoặc được định cấu hình không chính xác, điều này có thể gây ra sự cố khi gửi email. Để khắc phục điều này:
- Nhấn Tài liệu > Tài khoản Settings > Tài khoản Settings.
- Lựa chọn E-mail và nhấp đúp vào tài khoản email của bạn.
- bên trong Máy chủ thư đi tab, hãy đảm bảo cài đặt, tên người dùng và mật khẩu khớp với những cài đặt được nhà cung cấp email của bạn đề xuất. Ngoài ra, hãy đảm bảo “Xác thực mật khẩu an toàn bắt buộc (SPA)” là bỏ chọn trừ khi máy chủ thư của bạn rõ ràng cần nó.
- bên trong Trình độ cao tab, hãy kiểm tra xem cài đặt có khớp với cài đặt được nhà cung cấp dịch vụ thư của bạn đề xuất hay không. Bạn sẽ cần tìm số cổng cần thiết cho máy chủ của mình. Ví dụ: kết nối SMTP thường hoạt động trên cổng TCP 465.
Ghi chú: Cài đặt này chỉ khả dụng trên Outlook 2013 và Outlook 2016. Để thay đổi cài đặt này trên Outlook 365, bạn có thể cần sử dụng thiết lập nâng cao để thêm tài khoản email mới.
7. Chạy Công cụ sửa chữa Outlook
Công cụ sửa chữa hộp thư đến (SCANPST.EXE) có thể được sử dụng để sửa lỗi trong tệp dữ liệu Outlook (những tệp kết thúc bằng .pst hoặc .ost). Điều này có thể giải quyết mọi vấn đề khiến email bị kẹt trong Hộp thư đi. Để sử dụng công cụ này, hãy đóng Outlook và điều hướng đến một trong các vị trí sau, tùy thuộc vào phiên bản Outlook của bạn:
- Outlook 2019: C:Tệp chương trình (x86)Microsoft OfficerootOffice16
- Outlook 2016: C:Tệp chương trình (x86)Microsoft OfficerootOffice16
- Outlook 2013: C:Tệp chương trình (x86)Microsoft OfficeOffice15
- Outlook 2010: C:Tệp chương trình (x86)Microsoft OfficeOffice14
- Outlook 2007: C:Tệp chương trình (x86)Microsoft OfficeOffice12
Sau đó:
- Nhấn đúp chuột QUÉT.EXE.
- Lựa chọn Duyệt qua và định vị Tệp Dữ liệu Outlook mà bạn muốn quét.
- Nhấn Bắt đầu.
- Nếu công cụ tìm thấy lỗi, hãy chọn Sửa để cố gắng sửa chữa chúng.
- Sau khi hoàn tất, hãy khởi động lại Outlook và kiểm tra xem nó có hoạt động không.
Khắc phục sự cố hộp thư đi
Khi hộp thư đi Outlook của bạn bắt đầu hoạt động, bạn cần khắc phục sự cố đó nhanh nhất có thể — đặc biệt nếu bạn sử dụng Outlook dành cho doanh nghiệp. May mắn thay, người dùng Outlook đã phát hiện ra nhiều cách khắc phục sự cố khó chịu này. Hy vọng rằng với hướng dẫn này, bạn đã giải quyết được sự cố Hộp thư đi của mình!
