Excel là một trong những ứng dụng trong bộ Office không kém phần hữu ích ở nơi làm việc cũng như ở nhà hoặc văn phòng tại nhà. Excel có khả năng lưu trữ lượng thông tin lớn; đôi khi thông tin đó trở nên quá khó sử dụng đến mức việc sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong bảng tính Excel ngày càng trở nên rắc rối hơn theo thời gian khi tệp phát triển.
Được sử dụng thường xuyên hơn trong cài đặt thương mại, người dùng gia đình thường không biết rằng bạn có thể nhóm và thu gọn cả hai hàng và columns trong bảng tính Excel để ẩn thông tin cho đến khi cần thiết. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn sử dụng các công thức trong bảng tính để tóm tắt thông tin và hầu hết thời gian bạn chỉ quan tâm đến những bản tóm tắt đó.
Nhóm các hàng và cột trong bảng tính Excel
Giả sử bạn có một bảng tính Excel trông giống như hình dưới đây. Lưu ý rằng có một số ô chứa dữ liệu và mỗi bộ dữ liệu được tóm tắt trong một ô riêng biệt (B6, B13 và B20).
Vấn đề bạn gặp phải là dữ liệu trong các ô (B1 đến B5, B8 đến B12 và B15 đến B19) không hữu ích cho bạn một cách thường xuyên; bạn chỉ quan tâm đến giá trị tổng, trung bình và tối đa cho từng bộ dữ liệu tương ứng.
Sử dụng Excel Nhóm chức năng, bạn có thể nhóm các dữ liệu này lại với nhau một cách riêng biệt và thu gọn chúng ra khỏi tầm nhìn. Khi cần xem hoặc chỉnh sửa dữ liệu, bạn có thể mở rộng các nhóm và làm việc lại với chúng.
Ví dụ: hãy nhóm các hàng từ 8 đến 12 lại với nhau, thu gọn chúng và chỉ hiển thị Trung bình ở hàng 13. Bắt đầu bằng cách chọn hàng từ 8 đến 12 bằng chuột. Bấm vào Dữ liệu tab trên Ruy-băng và xác định vị trí một phần của Ruy-băng dán nhãn Đề cương. Bấm vào nút có nhãn Nhóm và chọn Nhóm từ thực đơn.
Bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy sự thay đổi trong bảng tính Excel mà có thể bạn chưa từng thấy trước đây. Bên cạnh hàng 8 đến 12, có một đường nối các hàng này ở bên trái và có dấu trừ bên cạnh hàng 13. Điều này biểu thị rằng các ô từ 8 đến 12 là một phần của nhóm hiện đang được mở rộng.
Nếu bạn bấm vào dấu trừ cạnh hàng 13, các hàng từ 8 đến 12 sẽ thu gọn và dấu trừ chuyển thành dấu cộng. Điều này cũng biểu thị rằng các hàng từ 8 đến 12 là một phần của một nhóm và nhóm hiện đã bị thu gọn.
Nhấp vào dấu cộng sẽ mở rộng nhóm một lần nữa. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng khi thu gọn, các hàng trong trang tính sẽ đi ngay từ hàng 7 đến hàng 13, một dấu hiệu chắc chắn rằng một số hàng trong trang tính đã được nhóm và hiện đang được thu gọn.
Nếu chúng ta làm tương tự cho các hàng từ 1 đến 5 và các hàng từ 15 đến 19, chúng ta sẽ thấy rằng khi các hàng này được nhóm lại và thu gọn, dữ liệu gốc sẽ bị ẩn khỏi chế độ xem khiến các ô quan trọng dễ dàng được tìm thấy hơn. Lưu ý rằng ba dấu cộng ở phần bên trái của trang tính cho biết hiện tại có ba nhóm hàng được thu gọn.
Việc nhóm và thu gọn các ô trong Excel không giới hạn ở các hàng; bạn có thể nhóm và thu gọn columns cũng. Thậm chí có thể tạo các nhóm trong các nhóm để tổ chức tốt hơn những dữ liệu khó làm việc trong một bảng tính Excel cồng kềnh.
