Biết Excel là một kỹ năng có giá trị. Nhưng công cụ này không phải lúc nào cũng dễ sử dụng và có thể gây khó chịu nếu bạn không hiểu hết các tính năng. Đó thường là trường hợp của bảng tính Excel so với sổ làm việc vì chúng là những thuật ngữ mà bạn có thể dễ dàng nhầm lẫn. Trên thực tế, sự nhầm lẫn này dẫn đến việc một số người coi trang tính là bảng tính. Sổ làm việc và trang tính được tạo và quản lý khác nhau, vì vậy điều cần thiết là phải biết sự khác biệt giữa chúng.
Trong hướng dẫn Excel này, bạn sẽ tìm hiểu sự khác biệt giữa trang tính và sổ làm việc là gì. Bạn cũng sẽ học cách thao tác với các trang tính và di chuyển chúng từ sổ làm việc này sang sổ làm việc khác. Ngoài ra, nếu bạn muốn trở thành người sử dụng thành thạo, hãy đảm bảo kiểm tra 40 phím tắt Excel tốt nhất và macro để tăng tốc quy trình làm việc của bạn.
Nội dung bài viết
Sự khác biệt giữa Trang tính và Sổ làm việc là gì?
Hãy tưởng tượng một sổ làm việc như một cuốn sách giấy thông thường; đó là một tập hợp các trang. Một trang tính Excel chỉ là một trang hoặc một trang tính trong số nhiều trang có trong sách. Điều đó có nghĩa là một sổ làm việc Excel là một tập hợp các trang tính nhưng nó cũng có thể chứa một trang tính duy nhất. Bạn có thể đặt bao nhiêu trang tính trong một sổ làm việc? Microsoft nói rằng nó phụ thuộc vào phần cứng máy tính của bạn. Bạn có thể có bất kỳ số lượng trang tính nào trong một sổ làm việc, miễn là thiết bị của bạn cho phép điều đó.
Khi bạn mở Excel lần đầu tiên, phần mềm sẽ hiển thị cho bạn một sổ làm việc với ba trang tính Excel trống. Bạn có thể nhìn thấy chúng ở góc dưới cùng bên trái của màn hình dưới dạng các tab riêng biệt có tên Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Bạn có thể chỉ cần sử dụng một trong ba mục này, nhưng bạn không cần xóa những mục bạn không sử dụng.
Các bảng tính Excel được tạo thành từ các hàng, columnsvà các ô mà bạn có thể nhập dữ liệu như ngày tháng, văn bản, số và Công thức và hàm Excel. Dữ liệu bạn nhập vào các ô, hàng và columns cũng có thể được hiển thị trong đồ thị và biểu đồ.
Bạn có thể lưu sổ làm việc Excel trên thiết bị của mình bằng phần mở rộng tệp xlsx. Tuy nhiên, phiên bản cũ hơn của phần mềm đã sử dụng xls nên đừng ngạc nhiên nếu bạn thấy phần mở rộng này thay vì xlsx. Đừng lo lắng, bất kỳ phiên bản Excel mới nào cũng có thể mở cả hai loại phần mở rộng tệp.
Nhóm bảng tính trong sổ làm việc rất tiện dụng. Bạn muốn giữ các trang tính có chứa dữ liệu liên quan chặt chẽ ở một nơi. Sổ làm việc thuận tiện nếu bạn đang liên kết dữ liệu từ một trang tính này sang một trang tính khác. Sổ làm việc giống như các thư mục giữ các tệp khác nhau nhưng có liên quan với nhau. Tuy nhiên, việc chuyển từ trang tính này sang trang tính khác có thể rất khó hiểu và đây là lý do tại sao bạn nên học cách quản lý chúng đúng cách.
Cách xem, đổi tên, chèn và xóa trang tính
Các tên mặc định mà Excel đặt cho các trang tính không mang tính mô tả nhiều. Không có nhiều thông tin trong Sheet1, Sheet2 và Sheet3. Vì vậy, trước tiên bạn nên tìm hiểu những điều cơ bản về trang tính.
Xem trang tính
Tất cả những gì bạn phải làm để xem một bảng tính là nhấp vào tab của nó. Nhưng nếu bạn đang làm việc với nhiều trang tính có tên dài hơn, Excel sẽ không thể hiển thị tất cả các tab trang tính. Trong trường hợp đó, bạn có thể sử dụng các mũi tên ở bên trái của các tab. Những mũi tên này sẽ giúp bạn điều hướng sang trái hoặc phải. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào các mũi tên đã nói và danh sách tất cả các tab sẽ được hiển thị. Sau đó, bạn có thể chỉ cần nhấp vào bảng tính mong muốn.
Đổi tên một Worksheet
Đổi tên một trang tính thật dễ dàng. Chỉ cần nhấp chuột phải vào tab và menu ngữ cảnh sẽ mở ra. Chọn Đổi tên và nhập tên mới. Bạn cũng có thể bấm đúp vào tab bạn muốn đổi tên và nhập tên mới.
Chèn một trang tính mới
Bạn có nhận thấy một tab nhỏ có biểu tượng tệp bên cạnh các tab trang tính không? Nhấp vào nó và một bảng tính mới sẽ xuất hiện ở bên phải của bảng tính cuối cùng. Đây là cách nhanh nhất và dễ dàng nhất để mở một trang tính mới.
Một cách khác để chèn một trang tính mới là chọn tab ở bên phải nơi bạn muốn chèn một trang tính mới, sau đó nhấp chuột phải và chọn Chèn.
Một cửa sổ bật lên mới sẽ mở ra. Chọn trang tính và bấm OK.
Xóa một Worksheet
Xóa bảng tính rất đơn giản. Nhấp chuột phải vào tab của trang tính. Một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện và chỉ cần nhấp vào Xóa bỏ.
Cách di chuyển trang tính
Làm việc với Excel có thể phức tạp và bạn sẽ cần di chuyển các trang tính khác nhau giữa các sổ làm việc hoặc sắp xếp các trang tính của mình theo một thứ tự khác. Đây là cách bạn có thể làm điều đó.
Di chuyển một Worksheet trong cùng một Workbook
Để di chuyển trang tính từ vị trí này sang vị trí khác, nhấp chuột phải vào tab của nó để mở menu ngữ cảnh và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện và bạn cần nhấp vào tên của bảng tính sẽ xuất hiện sau trang tính đã chọn và nhấp vào OK.
Cách dễ nhất để di chuyển trang tính đến một vị trí khác trong cùng một sổ làm việc là giữ nhấp chuột trái vào tab của nó, rồi chỉ cần kéo nó đến vị trí bạn muốn. Sẽ có một mũi tên nhỏ màu đen cho biết vị trí mà bạn có thể thả trang tính xuống. Nhả nút chuột khi bạn ở vị trí mong muốn.
Di chuyển Worksheet sang Workbook mới
Để di chuyển một trang tính sang một sổ làm việc hoàn toàn mới, nhấp chuột phải vào tab của nó và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Khi một cửa sổ mới xuất hiện, hãy mở trình đơn thả xuống bên dưới để đặt tiêu đề và chọn (Sách mới).
Khi bạn di chuyển một bảng tính sang một sổ làm việc mới, Excel sẽ loại bỏ nó khỏi sổ làm việc hiện có và tự động mở một sổ làm việc mới có chứa trang tính đó.
Di chuyển Worksheet sang Workbook khác
Mở sổ làm việc nguồn có chứa trang tính mà bạn muốn di chuyển. Bạn cũng sẽ phải mở sổ làm việc mà bạn sẽ di chuyển trang tính mong muốn. Giữ chúng mở cùng một lúc. Nhấp chuột phải vào tab của trang tính và chọn Di chuyển hoặc Sao chép. Trong trình đơn thả xuống “To Book”, hãy tìm tên của sổ làm việc được nhắm mục tiêu và chọn nó. Nhấn OK xác nhận.
Cách sao chép một trang tính
Đôi khi bạn sẽ cần tạo các bản sao của một trang tính đã có sẵn. Việc thực hiện các sửa đổi nhỏ theo cách đó sẽ dễ dàng hơn, đặc biệt nếu bạn sẽ sử dụng cùng định dạng hoặc công thức. Quá trình này rất giống với việc di chuyển một trang tính.
Sao chép một Worksheet trong cùng một Workbook
Để sao chép một trang tính trong cùng một sổ làm việc, bấm chuột phải vào tab của nó và đi đến Di chuyển hoặc Sao chép. Khi một cửa sổ mới mở ra, hãy kiểm tra Tạo một bản sao hộp. Bạn sẽ phải chọn tên của bảng tính mà bạn muốn đặt bản sao ở phía trước. Sau đó nhấp vào OK xác nhận.
Sao chép một Worksheet trong một Workbook mới
Nếu bạn muốn sao chép một trang tính trong một sổ làm việc mới, bạn sẽ phải vào lại Di chuyển hoặc Sao chép trong menu ngữ cảnh và kiểm tra Tạo một bản sao hộp. Trong phần “Để đặt chỗ”, hãy nhấp vào menu thả xuống và chọn (sách mới). Excel sẽ tạo một sổ làm việc mới chứa trang tính đã sao chép.
Sao chép một Worksheet trong một Workbook khác
Mở cả sổ làm việc nguồn và đích nếu bạn cần sao chép một trang tính sang một sổ làm việc khác. Nhấp chuột phải vào tab của trang tính bạn muốn di chuyển và chuyển đến Di chuyển hoặc Sao chép. Khi một hộp thoại mới mở ra, hãy kiểm tra Tạo một bản sao hộp. Mở trình đơn thả xuống bên dưới để đặt, rồi chọn tên của sổ làm việc đích. Nhấn nút OK nút để xác nhận.
Cách mở tệp Excel trong Google Sheets
Không phải ai cũng thích sử dụng Microsoft Excel. Google Trang tính là giải pháp thay thế phổ biến nhất của nó. Nếu đồng nghiệp của bạn gửi cho bạn một tệp Excel, thì bạn có thể mở tệp đó trong Google Trang tính mà không gặp sự cố. Chỉ cần mở một Trang tính Google trống và đi tới Tập tin tab và chọn Mở. bên trong Mở tệp menu tìm và nhấp vào Tải lên chuyển hướng. Nhấn giữ chuột trái vào tệp excel và kéo tệp đó vào khoảng trống.
Bạn cũng có thể bấm vào duyệt ở giữa màn hình và từ đó điều hướng đến trang tính Excel mà bạn muốn nhập vào Google Trang tính. Chọn tệp bạn muốn và nhấp vào Mở.
Cách mở tệp CSV trong MS Excel
Tệp CSV là tệp văn bản đơn giản chứa thông tin và dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy. Nó được sử dụng để truyền dữ liệu, chẳng hạn như nội dung bảng tính, giữa các ứng dụng khác nhau mà thông thường không thể giao tiếp trực tiếp. Các ứng dụng như vậy chẳng hạn như MS Excel và Google Trang tính hoặc Microsoft Word. Nếu bạn nhận được tệp CSV, đây là cách bạn có thể sử dụng Excel để mở tệp đó.
1. Mở bảng tính Excel mà bạn muốn lưu dữ liệu có trong tệp CSV. bấm vào Dữ liệu tab và tìm Nhận dữ liệu ngoài tập đoàn. Lựa chọn từ văn bản.
2. Chọn tệp CSV bạn muốn mở trong Excel và nhấp vào Nhập khẩu. Trong một cửa sổ mới bật mở, hãy nhấp vào phân cách và sau đó Tiếp theo.
3. Trong một cửa sổ mới, bên dưới dấu phân cáchkiểm tra dấu phẩy hộp và sau đó Tiếp theo.
4. Một cửa sổ khác sẽ mở ra, chọn Chung Bên dưới Định dạng dữ liệu cộtvà bấm vào Kết thúc.
Sự khác biệt giữa Sổ làm việc và Trang tính
Biết được sự khác biệt giữa sổ làm việc và trang tính sẽ giúp bạn nhanh chóng điều hướng cả hai và quản lý chúng dễ dàng. Trang tính là cốt lõi của MS Excel và bạn có thể có nhiều trang tính trong một sổ làm việc. Chỉ có thể chỉnh sửa và thao tác dữ liệu trong trang tính chứ không phải trong sổ làm việc. Thật thú vị khi biết rằng lượng dữ liệu trong một trang tính bị giới hạn bởi số lượng columns, hàng và ô. Lượng dữ liệu trong sổ làm việc không bị giới hạn.
