Nếu bạn làm việc nhiều với Excel ở nhà, tại nơi làm việc hoặc tại văn phòng tại nhà, bạn có thể dễ dàng thiết lập các bảng tính của mình chính xác như bạn muốn. Tuy nhiên, mỗi người đều có những đặc điểm và phương pháp làm việc với Excel riêng. Một số thích tổ chức dữ liệu vào columns và những thứ khác thành hàng.
Nếu ai đó đưa cho bạn một tệp Excel và bạn muốn dữ liệu được hiển thị theo cách sắp xếp khác, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi columns thành hàng và hàng thành columns sử dụng Excel tích hợp sẵn Chuyển đổi chức năng. Về cơ bản có hai cách để chuyển đổi dữ liệu trong Excel: bằng cách sao chép và dán hoặc sử dụng chức năng chuyển đổi. Mặc dù cả hai đều sẽ chuyển đổi dữ liệu của bạn nhưng chúng hoạt động khác nhau, điều này tôi sẽ giải thích bên dưới.
Chuyển cung bằng hàm TRANSPOSE
Giả sử ai đó đưa cho bạn một tệp Excel với dữ liệu được sắp xếp thành columns và bạn thích dữ liệu được xếp thành hàng.
Bắt đầu bằng cách chọn khu vực mà bạn muốn chuyển đổi dữ liệu từ đó columns đến hàng. Lưu ý trong ví dụ trên rằng dữ liệu chiếm từ A1 đến B6. Đó là bảng dữ liệu 2 x 6 (2 × 6). Để chọn vùng chuyển âm, bạn cần vùng đối diện hoặc vùng 6 x 2 (6×2). Bắt đầu từ ô A12 (hoặc bất cứ nơi nào bạn muốn dữ liệu được chuyển đổi), đánh dấu khu vực 6 × 2.
Lưu ý rằng các ô chúng tôi đã chọn bao gồm A12 đến F13, diện tích 6 × 2. Với khu vực này đã được chọn, hãy nhấp vào thanh công thức bên trên. Đảm bảo vùng bạn đã chọn vẫn được chọn trước khi bạn bắt đầu nhập công thức. Bây giờ gõ công thức sau vào thanh công thức
=transpose(a1:b6)
nhưng đừng đánh Enter chưa. Việc nhập công thức này vào Excel khác với hầu hết các công thức khác. Bạn cần giữ phím Ctrl và Shift khi nhấn Enter. Vì vậy nhấn Ctrl + Shift + Enter. Bảng tính Excel của bạn bây giờ trông như thế này:
Ctrl + Shift + Enter tổ hợp phím đặt một bộ dấu ngoặc xung quanh công thức. Điều này cho Excel biết rằng đầu ra của công thức sẽ là một mảng dữ liệu chứ không chỉ là một ô. Điều kỳ lạ là bạn không thể tự mình gõ dấu ngoặc nhọn; bạn phải sử dụng Ctrl + Shift + Enter tổ hợp phím.
Khi bạn sử dụng hàm chuyển vị để chuyển vị dữ liệu, cả hai bộ dữ liệu đều được liên kết. Điều này có nghĩa là nếu bạn thay đổi dữ liệu trong A1 chẳng hạn, nó cũng sẽ thay đổi giá trị trong A12. Ngay cả khi các ô có công thức, nó sẽ cập nhật giá trị ở cả hai vị trí.
Trong ví dụ bên dưới, tôi có một số dữ liệu về công nhân, số giờ làm việc và tổng tiền lương. Tôi đã sử dụng chức năng chuyển đổi để chuyển đổi dữ liệu.
Tôi đã tiếp tục và thay đổi một tên cũng như số giờ làm việc của tất cả các cá nhân và như bạn có thể thấy, cả hai bộ dữ liệu đều được đồng bộ hóa.
Điều này cũng có nghĩa là nếu bạn xóa các ô hoặc hàng dữ liệu gốc, bạn sẽ gặp lỗi tham chiếu trong các ô được chuyển đổi! Nếu bạn không muốn hai bộ dữ liệu được liên kết, lựa chọn tốt hơn là sử dụng phương pháp sao chép và dán bên dưới, phương pháp này sẽ sao chép dữ liệu thay vì liên kết nó.
Chuyển đổi bằng cách sử dụng Sao chép và Dán
Cách dễ dàng hơn để chuyển đổi dữ liệu trong Excel là sử dụng tính năng sao chép và dán. Dữ liệu sẽ không được liên kết nên bạn có thể yên tâm xóa bộ dữ liệu gốc nếu muốn. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với tập dữ liệu gốc, nó sẽ không được phản ánh trong dữ liệu được chuyển đổi vì đây chỉ là bản sao.
Chọn dữ liệu bạn muốn chuyển đổi rồi nhấp chuột phải và chọn Sao chép hoặc nhấn CTRL + C trên bàn phím của bạn.
Bây giờ hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ ô trống nào bạn muốn dán dữ liệu và nhấp vào Chuyển đổi cái nút. Nếu bạn chỉ di chuột qua nút chuyển đổi, nó sẽ thực sự cung cấp cho bạn bản xem trước trực tiếp của dữ liệu trên trang tính.
Nếu bạn thay đổi bất kỳ dữ liệu nào trong bộ dữ liệu gốc sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu được chuyển đổi và ngược lại. Đó là về nó.
