Gặp gỡ đồng nghiệp của bạn bằng ứng dụng như Zoom là điều bình thường mới, nhưng hầu hết mọi người vẫn chỉ mới làm quen với nó.
Mặc dù trò chuyện video nhóm đã xuất hiện được một thời gian nhưng rất có thể cho đến nay bạn chưa bao giờ thực sự có lý do để sử dụng nó. Điều đó có nghĩa là phải học một danh sách kiểm tra hoàn toàn mới về các quy tắc nghi thức và chuẩn bị kỹ thuật.
Tin vui là bạn không còn phải lo lắng về tình trạng hôi miệng nữa nhưng bạn nên thử thực hiện các bài kiểm tra Zoom sau đây trước cuộc họp quan trọng tiếp theo.
Nội dung bài viết
Chuẩn bị môi trường của bạn
Mặc dù bạn có thể không ở cùng không gian vật lý với đồng nghiệp của mình nhưng Zoom sẽ kết nối tất cả các không gian riêng lẻ của bạn lại với nhau. Điều đó cũng có nghĩa là bất kỳ vấn đề nào mà môi trường của bạn gặp phải đều có thể trở thành vấn đề trong cuộc họp của bạn. Những loại vấn đề? Vâng, nó sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh cá nhân, nhưng đây là một số mẹo chính:
- Hãy chắc chắn rằng môi trường của bạn được chiếu sáng đầy đủ.
- Nếu có thể, hãy chọn một nơi có hệ thống kiểm soát truy cập, chẳng hạn như cánh cửa có thể khóa được.
- Cố gắng chọn một căn phòng không quá dễ bị tiếng vang. Nơi nào đó có thảm, màn dày và đồ nội thất mềm mại nói chung là tốt.
- Kiểm tra phòng để tìm nguồn tiếng ồn. Một thiết bị phát ra tiếng bíp, tiếng quạt kêu cót két hoặc những vấn đề tương tự khác sẽ khiến tất cả những người tham gia cuộc họp khác lo lắng.
- Kiểm tra khung của luồng video của bạn một cách cẩn thận. Có điều gì đó không phù hợp hoặc gây mất tập trung trong tầm nhìn? Hãy cân nhắc việc di chuyển nơi bạn ngồi hoặc di chuyển những đồ vật đó ra khỏi đường đi.
Đây không phải là danh sách đầy đủ, vì vậy hãy xem xét môi trường bạn sẽ sử dụng trong cuộc họp Zoom và thử nghĩ xem liệu có điều gì có thể gây ra sự cố không.
Cân nhắc sử dụng nền ảo
Zoom cung cấp khả năng thay thế nền của bạn bằng nền ảo. Điều này hoạt động giống như bất kỳ thiết lập “màn hình xanh” nào, nhưng bạn không đặc biệt cần đến màn hình xanh. Miễn là nền của bạn có màu đồng nhất và được chiếu sáng đều, bạn sẽ nhận được kết quả tốt. Nền ảo của bạn không nhất thiết phải hoàn hảo nhưng bạn có thể kiểm tra nó trong cài đặt Thu phóng để đảm bảo nó phù hợp với bạn.
Nếu bạn không nhận được kết quả tốt, bạn có thể thử chiếu sáng nền đồng đều hơn hoặc đầu tư vào màn hình xanh bật lên. Thậm chí còn có những ý tưởng thú vị như màn hình xanh gắn trên ghế Webaround giúp dễ dàng bao phủ toàn bộ khung hình máy ảnh.
Có giải pháp ghi chú
Đây là một mẹo chuẩn bị có thể áp dụng cho các cuộc họp ngoài đời thực, nhưng bạn nên có một số giải pháp ghi chú. Đó có thể là bút và giấy, máy tính bảng có bút hoặc điện thoại có bàn phím ảo.
Một số cuộc họp Zoom được ghi lại. Trong trường hợp đó, bạn không cần phải ghi chép để tham khảo sau khi cuộc họp kết thúc. Thay vào đó, các ghi chú rất hữu ích cho việc sắp xếp các câu hỏi và phản hồi của bạn. Bản chất của các cuộc họp Zoom là bạn có thể sẽ không có nhiều thời gian để phát biểu khi đến lượt mình. Việc ghi chú giúp bạn tận dụng tối đa thời gian bạn có.
Kiểm tra xem màn hình của bạn có phù hợp để chia sẻ không
Cho dù bạn có dự định chia sẻ màn hình máy tính của mình với người khác trong cuộc họp hay không, hãy luôn chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện việc đó ngay khi được thông báo. Điều đó có nghĩa là gì? Đảm bảo hình nền của bạn phù hợp với công việc, có lẽ tốt nhất bạn nên thay đổi nó thành một trong những lựa chọn có sẵn của Windows. Đóng mọi ứng dụng đang mở và có thể hiển thị nội dung riêng tư hoặc nhạy cảm.
Nếu định sử dụng trình duyệt web, bạn có thể muốn tắt tính năng hoàn tất tìm kiếm tự động hoặc sử dụng trình duyệt di động không có lịch sử tìm kiếm của mình. Điều cuối cùng bạn muốn là các trang web hoặc cụm từ tìm kiếm bạn đã truy cập vào thời gian cá nhân của bạn hiển thị trên màn hình để cả nhóm cùng xem.
Chạy kiểm tra tốc độ Internet
Sau khi tìm được địa điểm phù hợp cho cuộc họp và chuẩn bị sẵn môi trường, bạn nên kiểm tra xem tốc độ Internet của mình có đủ không. Chạy kiểm tra tốc độ Internet và kiểm tra xem bạn có đủ băng thông để tham gia cuộc họp Zoom hay không.
Yêu cầu tối thiểu cho cuộc gọi video nhóm Zoom là băng thông khoảng 1 Mbps. Đó là theo cả hai hướng. Băng thông ngược dòng rất quan trọng đối với các cuộc gọi video. Nếu Internet của bạn gửi thông tin chậm, điều đó sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của những người tham gia khác. Lý tưởng nhất là bạn muốn có tốc độ 3 Mbps ở cả hai hướng để đảm bảo truyền phát video HD chất lượng cao.
Nếu kiểm tra tốc độ cho thấy kết nối của bạn không nhanh như gói Internet cần có thì bạn sẽ phải khắc phục sự cố về hiệu suất Internet. Điều đó có nghĩa là đảm bảo có đủ cường độ tín hiệu WiFi và đảm bảo bạn không rơi vào điểm chết. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách tăng tốc Internet WiFi hoặc cân nhắc sử dụng cáp Ethernet, nếu có thể.
Đảm bảo webcam và micrô của bạn đang hoạt động
Bây giờ chúng ta đến với bài kiểm tra có lẽ quan trọng nhất cần thực hiện trước cuộc họp Zoom của bạn: đảm bảo micrô và webcam của bạn hoạt động. Đây là những gì bạn cần làm:
- Cắm micrô và webcam của bạn
- Nếu được nhắc, bạn có thể phải cài đặt phần mềm hoặc trình điều khiển cho chúng. Thông thường đây là trải nghiệm plug-and-play
- Mở Phóng
- Chọn bánh răng cài đặt
- Lựa chọn Băng hình
- Chọn đúng webcam từ danh sách thả xuống, nếu có
- Kiểm tra bản xem trước để xem nó có đẹp không (hoặc có xuất hiện không)
- Điều chỉnh các cài đặt khác, chẳng hạn như chất lượng HD, cho phù hợp với nhu cầu của bạn
- Lựa chọn Âm thanh
- Đảm bảo chọn đúng thiết bị âm thanh cho cả Loa và Micrô
- Lựa chọn Loa thử nghiệm Và Kiểm tra micrô lần lượt từng người để đảm bảo họ đang làm việc
Chúng tôi cũng khuyên bạn nên đánh dấu vào ô “Tắt micrô của tôi khi tham gia cuộc họp”, vì đó chỉ là cách cư xử lịch sự. Ngoài ra, nó còn ngăn bạn vô tình nói điều gì đó mà bạn không muốn những người còn lại trong cuộc họp nghe thấy do bạn quên tắt tiếng micrô.
Để biết hướng dẫn thiết lập Zoom chi tiết, hãy xem Cách thiết lập và sử dụng Zoom – Nó có tốt hơn Skype không? để được tư vấn chuyên môn.
Nếu webcam của bạn không hoạt động, hãy chuyển sang phần Khắc phục nhanh khi camera cuộc họp thu phóng của bạn không hoạt động để khắc phục sự cố đó một cách nhanh chóng.
Tham gia cuộc họp thử nghiệm
Bước cuối cùng trong quy trình trước khi tham gia cuộc họp Zoom của bạn là gọi đến dịch vụ cuộc họp thử nghiệm Zoom. Chỉ cần truy cập https://zoom.us/test và làm theo hướng dẫn. Bạn sẽ có thể xác nhận rằng tất cả thiết bị của bạn đang hoạt động và liệu bạn có thể hiện tốt với những người tham gia cuộc họp khác hay không. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với micrô, máy ảnh hoặc kết nối internet tại đây thì bạn chỉ cần xem lại danh sách kiểm tra ở trên để tìm sự cố.
Hãy dành chút thời gian để tìm hiểu cách ghi lại cuộc họp Zoom. Bạn cũng có thể tìm hiểu cách tổ chức cuộc họp Zoom.
Vấn đề kỹ thuật xảy ra, sau đó cuộc sống xảy ra
Chúng tôi hy vọng cuộc họp Zoom của bạn diễn ra tốt đẹp và không gặp bất kỳ trở ngại nào, nhưng điều cuối cùng bạn phải biết là một số thứ nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Bạn không thể thực hiện bất kỳ sự chuẩn bị hoặc dự phòng nào để đảm bảo rằng cuộc họp của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ. Các vấn đề kỹ thuật luôn có thể xảy ra và bạn chỉ nên xử lý chúng.
Điều tương tự cũng xảy ra với những thứ không mang tính kỹ thuật nghiêm ngặt. Nếu con mèo của bạn nhảy lên bàn và chặn camera thì đó mới là cuộc sống. Nó không đáng để bạn phải bận tâm. Tất cả chúng ta đều là con người và hiện tại tất cả chúng ta đều đang sống trong những hoàn cảnh bất thường. Vì vậy, hãy thư giãn, tận hưởng cuộc họp của bạn và yên tâm rằng bạn đã làm mọi thứ hợp lý có thể để chạy các bài kiểm tra Zoom phù hợp trước cuộc họp. Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là học cách giả vờ chú ý trong cuộc gọi Zoom.
