Công cụ theo dõi chi phí rất quan trọng nếu bạn đang lập ngân sách hoặc bạn cần biết tiền của mình sẽ đi đâu. Google Biểu mẫu là trình tạo biểu mẫu miễn phí hoạt động hiệu quả như một công cụ theo dõi chi phí.
Google Biểu mẫu có thể tùy chỉnh rất nhiều, do đó, mặc dù nó cũng có thể được sử dụng làm khảo sát, công cụ trả lời, biểu mẫu liên hệ, bảng đăng ký sản phẩm hoặc bất kỳ biểu mẫu câu hỏi/câu trả lời nào khác, bạn có thể biến nó thành một công cụ theo dõi chi phí tùy chỉnh bằng cách chọn các câu hỏi liên quan đến chi phí .
Trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu có thể theo dõi mọi thứ bạn muốn liên quan đến giao dịch và vì nó hoạt động tốt từ điện thoại nên bạn sẽ mang theo nó mọi lúc mọi nơi.
Bạn có thể ngừng lưu biên lai hoặc cố gắng giải mã khoản phí trên thẻ tín dụng của mình; chỉ cần mở trình theo dõi chi phí của bạn ngay sau khi bạn chi tiền để ghi lại tất cả các chi tiết quan trọng và gửi nó vào bảng tính mà bạn có thể xem lại sau.
Mẹo: Xem danh sách các ứng dụng theo dõi chi phí và lập ngân sách tốt nhất của chúng tôi để biết một số cách khác để theo dõi chi phí. Chúng không thể tùy chỉnh được như Google Biểu mẫu nhưng chúng có những lợi ích riêng.
Nội dung bài viết
Quyết định những gì cần theo dõi
Ý tưởng của công cụ theo dõi chi phí là theo dõi những gì bạn đang chi tiêu, vì vậy, có một số chi tiết cơ bản mà biểu mẫu cần đưa vào. Tuy nhiên, tùy thuộc vào nội dung bạn muốn theo dõi, bạn có thể cần thêm một số trường trong biểu mẫu.
Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể muốn theo dõi:
- Giá: Giao dịch này giá bao nhiêu?
- Cửa hàng: Bạn tiêu tiền vào đâu?
- Sự miêu tả: Bạn đang tiêu tiền vào việc gì?
- Loại: Loại mua hàng nào (giải trí, đồ ăn, hóa đơn, v.v.)?
- Phương thức thanh toán được sử dụng: Bạn thanh toán bằng cách nào (thẻ/ngân hàng/ứng dụng nào)?
- Ai là người chi tiêu: Nếu có nhiều người sử dụng biểu mẫu
- Ghi chú: Bạn có cần ghi chú gì thêm không?
Khi quyết định nên đưa những gì vào trình theo dõi chi phí của Google Biểu mẫu, hãy nhớ rằng bạn muốn các trường càng rộng càng tốt để chúng có thể áp dụng cho bất kỳ thứ gì bạn đang mua. Ví dụ: bạn không nhất thiết cần một trường hỏi bạn đang mua loại thực phẩm nào, trừ khi đây chỉ là một công cụ theo dõi chi phí thực phẩm; bạn cũng có thể muốn sử dụng tính năng này để ghi lại khoản thanh toán tiền thuê nhà và hóa đơn điện thoại.
Trên lưu ý đó, bạn có thể đặt bất kỳ trường nào trong biểu mẫu theo dõi chi phí của mình là bắt buộc hoặc không bắt buộc. Vì vậy, nếu bạn muốn có một trường thực sự cụ thể cho một thứ gì đó, chỉ cần đặt trường đó là không bắt buộc để bạn không phải sử dụng trường đó cho mọi giao dịch.
Xây dựng Trình theo dõi chi phí trên Google Biểu mẫu
Đây là một công cụ theo dõi chi phí mẫu, do đó, công cụ theo dõi chi phí của bạn không nhất thiết phải trông giống hệt công cụ này. Chúng tôi đang sử dụng các câu hỏi rộng với các tùy chọn trả lời thậm chí còn rộng hơn để cho thấy cách thức hoạt động của tính năng này. Bạn sẽ biết rằng việc chỉnh sửa biểu mẫu cực kỳ dễ dàng, vì vậy bạn sẽ không gặp bất kỳ vấn đề gì khi tùy chỉnh nó cho riêng mình.
- Mở Google Biểu mẫu.
- Lựa chọn Trống để bắt đầu một hình thức mới.
- Đổi tên biểu mẫu của bạn thành một cái gì đó dễ nhận biết.
- Chọn hộp đầu tiên và thay đổi nó thành Câu trả lời ngắn.
- Đặt tên cho cái này Giáxác nhận rằng Là số được hiển thị và sau đó đánh dấu Yêu cầu cái nút.
- Sử dụng dấu cộng từ menu bên phải để thêm câu hỏi mới, nhưng lần này hãy chọn Nhiều lựa chọn.
- Đặt tên cho cái này Cửa hàngsau đó điền vào các lựa chọn trả lời với các cửa hàng bạn thường mua sắm. Khác được thêm theo mặc định, vì vậy nếu bạn thực hiện mua hàng từ một cửa hàng khác, bạn có thể nhập nó vào đó.
- Tiếp tục thực hiện tất cả các câu hỏi khác nhau mà bạn muốn tự hỏi mình mỗi khi mua thứ gì đó trong biểu mẫu. Sử dụng các đề xuất ở trên, chẳng hạn như phương thức thanh toán và câu hỏi mô tả, để cung cấp cho bạn càng nhiều thông tin chi tiết càng tốt. Điều này sẽ có ích sau này khi chúng ta diễn giải tất cả các kết quả từ biểu mẫu.
- Sử dụng nút xem trước (biểu tượng con mắt) ở đầu Google Biểu mẫu để nhận URL tới biểu mẫu của bạn. Bạn có thể chia sẻ thông tin này với bất kỳ ai mà bạn muốn sử dụng biểu mẫu hoặc gửi biểu mẫu cho chính mình để có thể dễ dàng truy cập từ điện thoại của bạn.
Điều này là không cần thiết nhưng biểu mẫu của bạn cũng có thể bao gồm hình ảnh, tiêu đề và cách phối màu độc đáo. Một biểu mẫu đầy màu sắc có thể khiến việc theo dõi chi phí trở nên thú vị, nếu có thể! Biểu tượng sơn ở đầu trang là nơi bạn thực hiện những thay đổi đó.
Thiết lập tính toán
Mọi mục nhập từ biểu mẫu của bạn đều được tập hợp vào một bảng tính được định dạng đẹp mắt tại Google Trang tính. Lựa chọn TRẢ LỜI từ đầu biểu mẫu của bạn rồi nhấp vào biểu tượng bảng tính để đổi tên bảng tính (nếu bạn muốn).
Sau khi bảng tính mở ra, hãy tạo một tab mới ở dưới cùng và đặt tên cho nó như Tính toán.
Từ đó, bạn có thể làm bất cứ điều gì mà Google Trang tính hỗ trợ: cộng tất cả chi phí của bạn trong một khoảng thời gian nhất định, tạo biểu đồ để hiểu trực quan về chi phí của bạn, xem ai đang chi nhiều tiền nhất, xác định cửa hàng nào khiến bạn tốn nhiều tiền nhất, v.v. .
Việc sử dụng các loại công thức đó trong Google Trang tính nằm ngoài phạm vi của bài viết này, nhưng hãy xem xét một số việc thực sự đơn giản như cộng tất cả chi phí của mỗi người để chúng ta thực sự có thể biết ai đang chi tiêu nhiều nhất. Bạn luôn có thể điều chỉnh công thức để tính tổng số tiền bạn chi tiêu tại mỗi cửa hàng.
Cách dễ nhất để tính tổng tất cả các chi phí bất kể người thực hiện giao dịch là điều hành Tổng công thức như thế này:
=sum(‘Mẫu câu trả lời 1’!B:B)
Tính toán này phù hợp với ví dụ của chúng tôi vì cột giá từ các câu trả lời trong biểu mẫu nằm ở cột B.
Đây là công thức của Google Trang tính hiển thị cái nhìn chi tiết hơn nhiều về số tiền mỗi người đang chi tiêu:
=sumif(‘Câu trả lời theo mẫu 1′!G:G,”Jeff”,’Câu trả lời theo mẫu 1’!B:B)
Cách thức hoạt động này là bằng cách nhập sumif rồi chọn cột chứa tên (G trong ví dụ của chúng tôi). Phần tiếp theo là xác định tên, Jeff. Cuối cùng, chọn tiêu đề cột có giá để khi cột khác khớp với tên mà chúng ta đang theo dõi, nó sẽ chỉ thêm những giá đó.
Xem qua danh sách các hàm Google Trang tính của Google để biết một số cách khác có thể diễn giải dữ liệu từ biểu mẫu của bạn. Một cách khác để xem chi phí của bạn là dùng biểu đồ hoặc đồ thị; Google có một hướng dẫn để làm điều đó.
