Hầu hết mọi nền tảng họp ảo — Zoom, Skype, Microsoft Teams, v.v. — đều cho phép bạn ghi lại các cuộc họp và cuộc gọi. Các bản ghi này bao gồm âm thanh, video, chia sẻ màn hình hoạt động, và đôi khi là bản ghi.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách ghi lại Họp Microsoft Teamstruy cập bản ghi âm và chia sẻ nó với những người khác.
Nội dung bài viết
Ai Có thể Ghi lại Cuộc họp Nhóm Microsoft?
Trước tiên, bạn phải có một trong các giấy phép sau để ghi lại các cuộc họp Nhóm: Văn phòng 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium hoặc Business Essentials.
Thứ hai, quản trị viên CNTT của tổ chức bạn phải bật tính năng ghi âm. Giả sử họ đã làm như vậy, việc ghi lại cuộc họp Nhóm rất đơn giản. Đáng ngạc nhiên là bạn không cần phải là người tổ chức cuộc họp để ghi lại cuộc họp trong Nhóm. Miễn là người dùng ở trong cùng một tổ chức với người tổ chức cuộc họp, họ sẽ có thể bắt đầu và dừng ghi, ngay cả khi người tổ chức không có mặt trong cuộc họp.
Đừng lo; cả khách từ các tổ chức khác, người dùng bên ngoài hoặc người dùng ẩn danh đều không thể ghi lại các cuộc họp Nhóm.
Cách bắt đầu và dừng ghi cuộc họp nhóm
Chức năng ghi âm khả dụng trên các nền tảng của Nhóm. Vì vậy, cho dù bạn đang sử dụng ứng dụng Windows hoặc ứng dụng Teams trên máy tính để bàn, Teams trong trình duyệt hay ứng dụng Microsoft Teams dành cho Android hoặc iPhone, bạn đều có thể bắt đầu và dừng ghi. Để bắt đầu ghi, hãy làm theo các bước sau:
- Đầu tiên, hãy chọn More (biểu tượng ba chấm) từ các điều khiển cuộc họp.
- Sau đó chọn Bắt đầu ghi âm (biểu tượng nút ghi) từ danh sách thả xuống.
Một thông báo sẽ thông báo cho những người tham gia cuộc họp rằng cuộc họp đang được ghi lại. Nếu bạn đã bật ghi âm cuộc họp, thông báo sẽ bao gồm thông tin đó.
- Dừng ghi bằng cách chọn More và sau đó Dừng ghi. Các tùy chọn ghi âm trong danh sách này bao gồm chọn Dừng phiên âm trong khi tiếp tục ghi.
- Xác nhận lựa chọn của bạn.
Một lần nữa, một thông báo sẽ xuất hiện.
Ngay sau khi quá trình ghi được dừng, nó sẽ được xử lý.
Cách Đặt Cuộc họp để Ghi lại Tự động
Bạn cũng có thể đặt một cuộc họp đã lên lịch để ghi lại tự động. Cho dù đối với kênh Nhóm hay không, khi lên lịch cuộc họp Nhóm, bạn sẽ thấy một liên kết tới Tùy chọn cuộc họp trong lịch hẹn.
Chọn Tùy chọn cuộc họp để mở một trang có nhiều tùy chọn mà bạn có thể cấu hình trước. Sau đó, sử dụng nút bật tắt để đặt cuộc họp được ghi tự động.
Cách tìm bản ghi các cuộc họp nhóm và quản lý ngày hết hạn
Khi Microsoft đã xử lý bản ghi cuộc họp, bản ghi cuộc họp sẽ được lưu để bạn có thể truy cập.
Ghi chú: Cho đến tháng 8 năm 2021, các bản ghi Microsoft Teams đã được lưu vào Microsoft Stream. Điều này không còn là trường hợp nữa.
Tìm các cuộc họp kênh ở đâu
Trong Microsoft Teams, nếu bạn tạo một cuộc họp từ một nhóm hoặc thêm một kênh khi lên lịch một cuộc họp, điều đó được gọi là cuộc họp kênh. Các cuộc họp kênh sẽ xuất hiện trong kênh mà chúng đã được lên lịch. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể tham gia cuộc họp đó.
Khi quá trình ghi của cuộc họp kênh dừng, bản ghi sẽ được lưu vào trang Sharepoint cho kênh đó. Một liên kết đến video đã quay sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện trên kênh.
Nơi tìm Bản ghi của các cuộc họp khác
Bản ghi của tất cả các loại cuộc họp khác được lưu vào OneDrive. Liên kết đến bản ghi cuộc họp sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện ngay khi có sẵn.
Chọn bản ghi cuộc họp sẽ mở nó trong một tab trình duyệt mới.
Bản ghi cuộc họp hết hạn
Nếu quản trị viên CNTT của tổ chức bạn đã đặt chính sách hết hạn cho bản ghi cuộc họp, bạn sẽ thấy thông báo có liên kết để xem hoặc thay đổi ngày hết hạn.
- Chọn liên kết “Xem hoặc thay đổi ngày hết hạn tại đây”.
- Bản ghi sẽ mở trong một tab trình duyệt mới.
- Chọn Thông tin để mở ngăn chi tiết cho bản ghi.
- bên trong Ngày hết hạn bạn có thể chọn kéo dài ngày hết hạn thêm 7, 30 hoặc 60 ngày, chọn một ngày cụ thể hoặc xóa hoàn toàn ngày hết hạn.
Một cách khác để truy cập các bản ghi và quản lý ngày hết hạn là truy cập Tệp của tôi trong trang OneDrive hoặc Sharepoint của bạn. Tìm bản ghi cuộc họp và chọn Hiển thị các hành động (biểu tượng ba chấm) ở bên phải tệp. Sau đó chọn Thông tin chi tiết. Điều đó sẽ mở ngăn chi tiết nơi bạn có thể điều chỉnh ngày hết hạn.
Cách chia sẻ bản ghi cuộc họp nhóm Microsoft
Các bước để chia sẻ bản ghi cuộc họp Microsoft Teams tùy thuộc vào người bạn muốn chia sẻ bản ghi.
Chia sẻ bản ghi kênh với các thành viên trong nhóm
Để truy cập bản ghi cuộc họp kênh, các thành viên trong nhóm có thể truy cập Bản ghi âm thư mục trong Các tập tin tab của kênh.
Chia sẻ bản ghi các cuộc họp của các nhóm khác
Đối với tất cả các cuộc họp Nhóm khác, bản ghi được lưu vào người tổ chức cuộc họp Bản ghi âm trong thư mục OneDrive cá nhân của họ. Bất kỳ ai được mời tham gia cuộc họp sẽ thấy liên kết đến bản ghi âm trong cuộc trò chuyện cuộc họp.
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi với những người không được mời tham gia cuộc họp. Định vị tệp trong thư mục Bản ghi của bạn trong OneDrive và chọn chia sẻ tệp hoặc sao chép liên kết tới tệp mà bạn có thể dán vào email hoặc tin nhắn trò chuyện.
Nếu bạn không phải là người tổ chức cuộc họp, bạn có thể chia sẻ bản ghi âm hoặc liên kết tới nó với những người khác, nhưng người tổ chức cuộc họp sẽ phải chấp thuận hành động chia sẻ của bạn.
Sử dụng Nhóm làm Trình ghi màn hình — Ý tưởng hay?
Mặc dù chắc chắn có thể sử dụng tính năng ghi cuộc họp trong Teams như một trình ghi màn hình, nhưng Microsoft cung cấp một công cụ tốt hơn để ghi lại màn hình. Đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng Microsoft Stream để ghi lại màn hình của bạn.
