Nếu bạn là người sử dụng Word nhiều, chắc hẳn bạn đã gặp phải tình huống trong đó việc hợp nhất nhiều tài liệu Word thành một tài liệu chính sẽ rất thuận tiện. Mặc dù việc thực hiện điều này trong Word không khó lắm nhưng nó cũng không trực quan lắm.
Bạn có thể nghĩ rằng Microsoft sẽ đưa một số tính năng hợp nhất tài liệu vào chương trình khi xem xét có bao nhiêu tác vụ phức tạp hơn mà nó có thể hoàn thành. Dù sao, trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một cách nhanh chóng và đơn giản để kết hợp nhiều tài liệu Word thành một tài liệu.
Điều đáng chú ý là quy trình này hoạt động khá hiệu quả trên tất cả các phiên bản Office từ 2007 đến 2016. Ngoài ra, trong các thử nghiệm của riêng tôi, có vẻ như tất cả định dạng đều được giữ lại khi các tài liệu được kết hợp. Tuy nhiên, điều này chỉ được thử nghiệm trên các tệp sử dụng cùng một phiên bản Office. Tôi không chắc chắn 100% liệu tất cả định dạng có còn nguyên hay không nếu bạn chèn tài liệu Word 2007 vào Word 2016.
Hợp nhất nhiều tài liệu Word
Để bắt đầu, hãy mở tài liệu Word đầu tiên mà bạn muốn sử dụng làm tệp chính. Tiếp theo các bạn tìm đến vị trí trong tài liệu muốn chèn thêm file Word. Điều thú vị ở phương pháp này là bạn có thể chèn các tệp Word bổ sung vào bất kỳ đâu trong tệp chính. Nó không phải lúc nào cũng phải ở cuối.
Bây giờ, bấm vào Chèn tab và nhấp vào Sự vật.
Bây giờ chọn tài liệu mà bạn muốn chèn. Bạn có thể thực hiện từng tài liệu một hoặc bạn có thể chọn nhiều tài liệu cùng một lúc bằng cách giữ phím SHIFT và chọn chúng.
Nếu bạn có một thứ tự cụ thể mà chúng cần được chèn vào thì hãy thực hiện từng cái một. Tôi không chắc chắn chính xác cách Word quyết định tệp nào sẽ được chèn khi bạn chọn nhiều tệp cùng một lúc.
Như bạn có thể thấy trong ví dụ trên, văn bản từ tài liệu Word thứ hai bắt đầu ngay tại nơi tôi đặt con trỏ, nằm ở cuối tài liệu đầu tiên. Tất cả các định dạng cho tài liệu thứ hai vẫn được giữ nguyên, bao gồm in đậm, dấu đầu dòng, khoảng cách dòng, màu văn bản, kích thước văn bản, v.v.
Tôi thậm chí đã kiểm tra một tài liệu chỉ có hình ảnh và các mục khác như WordArt, biểu đồ, v.v. và tất cả các mục đó cũng đã được hợp nhất đúng cách. Một lần nữa, bạn có thể gặp sự cố nếu hợp nhất các tài liệu được tạo bằng các phiên bản Office khác nhau. Trong trường hợp đó, tùy chọn tốt nhất là mở các tệp cũ hơn trong phiên bản Word mới hơn và lưu nó ở định dạng tệp mới.
Ngoài ra, hãy xem các bài đăng khác của tôi về cách kết hợp nhiều tệp văn bản và cách hợp nhất nhiều bản trình bày Powerpoint. Thưởng thức!
