Một trong những vấn đề chính mà hầu hết người dùng gặp phải với Outlook là nó chạy rất chậm và ngốn nhiều bộ nhớ trên hệ thống của họ. Tôi có tệp Outlook 1,5 GB nhưng Outlook chạy nhanh và không chiếm hết tài nguyên trên máy tính của tôi! Tại sao?
Đó là vì tôi đã tối ưu hóa Outlook của mình bằng cách thực hiện một số tác vụ thường ngày để đảm bảo nó luôn sạch sẽ và gọn gàng. Thay vì xử lý các sự cố của Outlook, các thông báo lỗi phức tạp, ngốn bộ nhớ hoặc lãng phí thời gian chờ Outlook tải, tại sao bạn không làm theo lời khuyên của tôi dưới đây để giúp Outlook hoạt động nhanh và phản hồi nhanh hơn.
Một điều bạn muốn hiểu về Outlook là nó hoàn toàn chạy từ cơ sở dữ liệu. Tất cả email, nhiệm vụ, mục lịch, liên hệ công việc, v.v. của bạn đều được lưu trữ trong tệp cơ sở dữ liệu. Để giảm mức sử dụng bộ nhớ và giúp Outlook hoạt động nhanh hơn, cơ sở dữ liệu đó cần phải nhỏ và được tối ưu hóa.
Giảm mức sử dụng bộ nhớ Outlook
Quy tắc 1. Đầu tiên, hãy chắc chắn rằng bạn có Lưu trữ tự động được bật trong Outlook. Có lẽ bạn sẽ không bao giờ xem lại những email từ 5 năm trước nữa phải không? Thay vì có hàng nghìn email trong Hộp thư đến của bạn, Tự động lưu trữ sẽ di chuyển những email cũ hơn sang tệp PST mới và giữ cho tệp PST hiện tại của bạn gọn gàng. Bạn luôn có thể tìm thấy những email cũ hơn sau này bằng cách thực hiện tìm kiếm.
Bấm vào Tài liệu và sau đó bấm vào Công cụ và sau đó Dọn dẹp hộp thư. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn như hiển thị bên dưới. Tôi sẽ kiểm tra kích thước hộp thư và nếu nó lớn hơn 500 MB, bạn nên bật Tự lưu trữ hoặc xóa mọi email đang chiếm nhiều dung lượng. Ngoài ra, hãy đảm bảo dọn sạch thư mục các mục đã xóa sau đó vì thư mục đó vẫn chiếm dung lượng.
Cũng cần lưu ý rằng bạn phải thực hiện việc này cho từng hộp thư bạn đã thiết lập trong Outlook. Đó là lý do tại sao bạn nên bật Tự lưu trữ vì tính năng này sẽ tự động xử lý việc đó mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào.
Nếu bạn không muốn làm điều đó, ít nhất hãy di chuyển tất cả các email cũ sang một thư mục khác để Outlook không phải tải hàng nghìn email mỗi lần vào Hộp thư đến, từ đó gây ra tình trạng sử dụng bộ nhớ cao hơn.
Quy tắc 2. Đảm bảo rằng bạn chỉ đang sử dụng các phần bổ trợ cần thiết cho Outlook. Rất nhiều chương trình thích tự động cài đặt các tiện ích bổ sung cho Outlook, chẳng hạn như Adobe, EverNote, Wunderlist, v.v. Ngay cả Microsoft cũng bổ sung thêm một loạt nội dung mà tôi thường tắt như Skype, OneNote, SharePoint, v.v.
Nếu bạn không sử dụng chúng, hãy loại bỏ chúng! Chúng phải được tải vào bộ nhớ khi Outlook khởi động và chúng cũng làm cho chương trình chậm hơn. Để thực sự tắt một phần bổ trợ, bạn phải chọn Phần bổ trợ COM trong hộp tổ hợp ở phía dưới và nhấp vào Đi. Một cửa sổ khác sẽ bật lên và bạn có thể bỏ chọn những mục bạn không muốn.
Quy tắc 3. Outlook đi kèm với các tính năng Nhận dạng giọng nói và chữ viết tay vốn là một phần của Windows. Nếu bạn không sử dụng tính năng này, hãy tắt nó để nó không tải mỗi khi Outlook khởi động. Nó cũng sẽ ngăn hệ thống của bạn quét email, v.v.
Bạn có thể vào Bảng điều khiển, Nhận dạng giọng nói và sau đó bấm vào Tùy chọn giọng nói nâng cao.
Dưới Người dùng Settingsbỏ chọn Xem lại tài liệu và thư để cải thiện độ chính xác lựa chọn.
Quy tắc 4. Sử dụng một chương trình khác cho nguồn cấp dữ liệu RSS và lịch Internet. Đúng, Google Reader rất tuyệt nhưng giờ nó không còn nữa, tại sao không sử dụng Outlook để quản lý nguồn cấp dữ liệu của bạn phải không? Ý tưởng tồi! Vẫn còn nhiều trình đọc RSS trực tuyến và ngoại tuyến tốt mà bạn có thể sử dụng ngoài Outlook.
Outlook không được thiết kế để xử lý tốt tất cả các nguồn cấp RSS, do đó, bất cứ thứ gì nhiều hơn một vài sẽ làm chậm Outlook. Bạn có thể sử dụng Lịch Google cho bất kỳ lịch Internet nào mà bạn muốn theo dõi.
Quy tắc 5. Vì lý do nào đó, mọi người quên mất thư mục thư rác và thư rác. Đổ chúng ra! Một người như tôi nhận được hàng trăm email spam mỗi ngày! Tất cả những thứ đó được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Outlook và làm chậm nó. Làm trống thư mục thư rác và thư mục thùng rác của bạn thường xuyên.
Quy tắc 6. Thỉnh thoảng hãy nén tệp PST của bạn. Bạn có thể làm điều đó bằng cách đi đến Tài liệusau đó Quản lý dữ liệu. Tiếp theo bấm vào tệp PST và chọn Settings. Sau đó bấm vào Nhỏ gọn ngay bây giờ cái nút.
Trong các phiên bản Office mới hơn, bạn cần bấm vào Tài liệu và sau đó Tài khoản Settings. Bấm vào Hồ sơ dữ liệu tab và nhấp đúp chuột vào file dữ liệu muốn nén.
Outlook sẽ tự động thực hiện việc này ở chế độ nền nhưng chỉ chạy khi máy tính của bạn ở trạng thái rảnh và Outlook đang mở. Đôi khi tình huống này không bao giờ xuất hiện, vì vậy thỉnh thoảng bạn nên thực hiện thủ công.
Quy tắc 7. Nếu bạn có các tệp Outlook thực sự lớn và tính năng lập chỉ mục tìm kiếm được bật thì điều này có thể gây ra tình trạng chậm nghiêm trọng trong Outlook. Có thể bạn nên tắt tính năng lập chỉ mục tìm kiếm cho Outlook cho đến khi bạn cần hoặc xóa và xây dựng lại chỉ mục trong trường hợp đó. Trong mọi trường hợp, bạn nên giảm kích thước tệp dữ liệu chính của mình để làm cho chỉ mục nhỏ hơn.
Chỉ cần nhấp vào Bắt đầu và sau đó nhập tìm kiếm. Bấm vào Thay đổi tìm kiếm trên Windows tùy chọn để xóa Outlook khỏi chỉ mục tìm kiếm.
Quy tắc 8. Một sự chậm lớn khác đối với Outlook là bất kỳ loại chương trình chống vi-rút nào quét tất cả email của bạn. Điều này rất hữu ích nếu bạn là người hay nhấp vào các liên kết phần mềm độc hại hoặc bị giả mạo bởi các email giả mạo. Thật không may, ngay cả những người dùng hiểu biết nhất đôi khi cũng bị lừa, vì vậy việc bảo vệ bổ sung sẽ rất hữu ích.
Tuy nhiên, tùy thuộc vào chương trình chống vi-rút, nó thực sự có thể khiến mọi thứ trong Outlook rất chậm. Nếu bạn gặp phải sự cố này, bạn nên tắt chương trình chống vi-rút cho Outlook và xem liệu sự cố có biến mất hay không. Nếu đúng như vậy, bạn nên xem xét một chương trình khác hiệu quả hơn khi quét.
Quy tắc 9. Mẹo này chỉ áp dụng cho tài khoản Microsoft Exchange nên sẽ không có tác dụng với tài khoản POP hoặc IMAP. Về cơ bản, bạn muốn kích hoạt Chế độ trao đổi được lưu trong bộ nhớ đệmcó nghĩa là email sẽ được lưu trữ cục bộ và truy cập nhanh hơn.
Đi nộp, Tài khoản Settings rồi bấm đúp vào tài khoản email bên dưới E-mail chuyển hướng. Kiểm tra Sử dụng Chế độ trao đổi được lưu trong bộ đệm hộp.
Hy vọng rằng những hành động này sẽ làm giảm dung lượng bộ nhớ Outlook của bạn và giúp nó chạy nhanh hơn! Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn cài đặt các bản cập nhật và gói dịch vụ mới nhất cho Office và Windows vì những bản cập nhật này có xu hướng giúp giải quyết các vấn đề về hiệu suất và rò rỉ bộ nhớ! Thưởng thức!
