Có rất nhiều lần tôi cần đưa một số tính toán dữ liệu đơn giản vào tài liệu Word và một bảng là tùy chọn tốt nhất. Bạn luôn có thể cố gắng chèn toàn bộ bảng tính Excel vào tài liệu Word của mình, nhưng đôi khi điều đó quá mức cần thiết.
Trong bài viết này, tôi sẽ nói về cách bạn có thể sử dụng các công thức bên trong các bảng trong Word. Bạn chỉ có thể sử dụng một số ít công thức, nhưng nó đủ để lấy tổng, số, số tròn, v.v. Ngoài ra, nếu bạn đã quen với Excel, thì sử dụng các công thức trong Word sẽ là một miếng bánh.
Chèn công thức vào bảng Word
Hãy bắt đầu bằng cách tạo ra một bảng thử nghiệm đơn giản. Bấm vào Chèn tab và sau đó bấm vào Bàn. Chọn số lượng hàng và cột bạn muốn từ lưới.
Khi bảng của bạn đã được chèn, hãy tiếp tục và thêm một số dữ liệu. Tôi chỉ làm một bảng thực sự đơn giản với một vài số cho ví dụ của tôi.
Bây giờ hãy để đi trước và chèn một công thức. Trong ví dụ đầu tiên, tôi sẽ thêm ba giá trị đầu tiên vào hàng đầu tiên (10 + 10 + 10). Để làm điều này, bấm vào bên trong ô cuối cùng trong cột thứ tư, bấm vào Bố trí trong ruy-băng và sau đó bấm vào Công thức ở phía bên phải
Điều này sẽ đưa ra hộp thoại Công thức với mặc định là =SUM (TRÁI).
Nếu bạn chỉ cần nhấp vào OK, bạn sẽ thấy giá trị chúng tôi đang tìm kiếm trong ô (30).
Hãy nói về công thức. Giống như Excel, một công thức bắt đầu bằng dấu bằng, theo sau là tên hàm và đối số trong ngoặc đơn. Trong Excel, bạn chỉ chỉ định các tham chiếu ô hoặc các phạm vi được đặt tên như A1, A1: A3, v.v., nhưng trong Word, bạn có các thuật ngữ vị trí này bạn có thể sử dụng.
Trong ví dụ này, LEFT có nghĩa là tất cả các ô nằm ở bên trái của ô có công thức được nhập. Bạn cũng có thể dùng ĐÚNG, Ở TRÊN và PHÍA DƯỚI. Bạn có thể sử dụng các đối số vị trí này với SUM, SẢN PHẨM, MIN, MAX, COUNT và AVERAGE.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng kết hợp các đối số này. Ví dụ: tôi có thể gõ vào = SUM (TRÁI, PHẢI) và nó sẽ thêm tất cả các ô ở bên trái và bên phải của ô đó. = SUM (TRÊN, ĐÚNG) sẽ thêm tất cả các số ở trên ô và bên phải. Bạn nhận được hình ảnh.
Bây giờ, hãy để nói về một số chức năng khác và cách chúng ta có thể chỉ định các ô theo một cách khác. Nếu tôi muốn tìm số tối đa trong cột đầu tiên, tôi có thể thêm một hàng khác và sau đó sử dụng = MAX (TRÊN) chức năng để có được 30. Tuy nhiên, có một cách khác bạn có thể làm điều này. Tôi cũng có thể chỉ cần đi vào bất kỳ ô nào và gõ vào = MAX (A1: A3), tham chiếu ba hàng đầu tiên trong cột đầu tiên.
Điều này thực sự thuận tiện vì bạn có thể đặt các công thức bất cứ nơi nào bạn muốn trong bảng. Bạn cũng có thể tham chiếu các ô riêng lẻ như viết = SUM (A1, A2, A3), sẽ cho bạn kết quả tương tự. Nếu bạn viết = SUM (A1: B3), nó sẽ thêm A1, A2, A3, B1, B2 và B3. Sử dụng các kết hợp này, bạn có thể tham khảo khá nhiều dữ liệu bạn muốn.
Nếu bạn muốn xem danh sách tất cả các chức năng bạn có thể sử dụng trong công thức Word của mình, chỉ cần nhấp vào Chức năng dán cái hộp.
Bạn có thể dùng NẾU các câu lệnh, VÀ và HOẶC LÀ khai thác và nhiều hơn nữa. Hãy cùng xem một ví dụ về một công thức phức tạp hơn.
Trong ví dụ trên, tôi có = IF (SUM (A1: A3)> 50, 50, 0), có nghĩa là nếu tổng từ A1 đến A3 lớn hơn 50, hiển thị 50, nếu không thì hiển thị 0. Đáng chú ý là tất cả các chức năng này thực sự chỉ hoạt động với số. Bạn có thể làm bất cứ điều gì với văn bản hoặc chuỗi và bạn có thể xuất bất kỳ văn bản hoặc chuỗi nào. Tất cả mọi thứ phải là một con số.
Ở đây, một ví dụ khác sử dụng hàm AND. Trong ví dụ này, tôi đang nói rằng nếu cả giá trị tổng và giá trị tối đa của A1 đến A3 đều lớn hơn 50, thì đúng là sai. True được biểu thị bằng 1 và Sai bằng 0.
Nếu bạn nhập một công thức và nó có một lỗi trong đó, bạn sẽ thấy một thông báo lỗi cú pháp.
Để sửa công thức, chỉ cần nhấp chuột phải vào lỗi và chọn Chỉnh sửa trường.
Điều này sẽ mang đến Cánh đồng hộp thoại. Ở đây bạn chỉ cần nhấp vào Công thức cái nút.
Điều này sẽ đưa ra hộp thoại chỉnh sửa Công thức tương tự mà chúng tôi đã làm việc cùng từ đầu. Rằng về tất cả những gì có để chèn công thức vào Word. Bạn cũng có thể kiểm tra tài liệu trực tuyến từ Microsoft giải thích từng chức năng một cách chi tiết.
Nhìn chung, nó không có gì thậm chí gần với sức mạnh của Excel, nhưng nó đủ cho một số tính toán bảng tính cơ bản ngay trong Word. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, hãy bình luận. Thưởng thức!
