Microsoft Teams tiếp tục bổ sung các tính năng và cách thức mới để thu hút người tham dự cuộc họp. Đôi khi, khi bạn là người trình bày trong cuộc họp Nhóm, bạn sẽ muốn cho phép người khác trình bày hoặc trao quyền kiểm soát cho người khác trong cuộc họp. Chúng tôi sẽ xem xét các cách khác nhau để trình bày và cách trao quyền kiểm soát trong Nhóm cho người khác.
Thông tin dưới đây áp dụng cho tất cả các cuộc họp Microsoft Teams, bao gồm các phiên họp đột phá và hội thảo trên web. Một số tính năng, như PowerPoint Live, chỉ khả dụng khi sử dụng phiên bản Teams trên máy tính và không thể truy cập nếu bạn đang chạy Teams trong trình duyệt web.
Nội dung bài viết
Chia sẻ nội dung trong cuộc họp nhóm
Khi đang họp Nhóm và chọn nút Chia sẻ, bạn có thể chọn chia sẻ nội dung theo các cách khác nhau:
- Chia sẻ màn hình của bạn: Tùy chọn này sẽ cho phép những người tham dự cuộc họp xem bất kỳ thứ gì trên màn hình bạn chọn.
- Chia sẻ một cửa sổ cụ thể: Tùy chọn này sẽ chỉ cho phép người tham dự xem cửa sổ cụ thể mà bạn chọn để chia sẻ.
- Tạo bảng trắng: Tùy chọn này sẽ khởi chạy ứng dụng Bảng trắng để những người tham dự cuộc họp có thể cộng tác.
- Chia sẻ PowerPoint: Chọn một tệp PowerPoint cụ thể để trình bày cho những người tham dự cuộc họp.
Khi bạn chọn chia sẻ bản trình bày PowerPoint (thay vì chia sẻ cửa sổ cụ thể mà PowerPoint đang ở), những người tham dự cuộc họp sẽ nhận được một vài tính năng bổ sung và bạn cũng vậy.
Khi bạn chia sẻ bản trình bày bằng PowerPoint Live, người tham dự sẽ có thể di chuyển qua các trang trình bày trong bản trình bày của bạn với tốc độ riêng của họ. Đừng lo lắng — những người tham dự cuộc họp sẽ không kiểm soát những gì những người tham dự khác nhìn thấy. Bạn sẽ vẫn kiểm soát được bản trình bày của mình. Tuy nhiên, nếu một người tham dự muốn bỏ qua một vài trang trình bày phía trước để xem điều gì sắp xảy ra, họ có thể. Khi chúng sẵn sàng, có một nút đồng bộ sẽ đồng bộ chúng với người trình bày.
Nếu bạn không muốn người tham dự tự di chuyển qua bản trình bày, bạn có thể tắt tính năng đó bằng cách chọn biểu tượng con mắt trên bảng điều khiển xuất hiện trên bản trình bày.
Khi bạn chia sẻ bản trình bày trực tiếp qua PowerPoint, bạn sẽ có thể xem ghi chú, trang trình bày và khán giả của mình trong khi bạn trình bày. Đây là một tính năng mà người dùng Teams đã yêu thích và chúng tôi rất vui khi thấy rằng Microsoft đã lắng nghe.
Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào con trỏ, bút và bút đánh dấu laser nhiều màu để hỗ trợ trong bản trình bày của mình.
Vai trò trong cuộc họp nhóm
Trước tiên, hãy làm rõ về các vai trò khác nhau có sẵn trong các cuộc họp Nhóm. Người tạo liên kết để tham gia cuộc họp là người tổ chức. Người đó có quyền kiểm soát tối cao và có thể làm những việc mà không người tham dự nào khác có thể làm như quản lý các phòng đột nhập.
Người tổ chức có thể chỉ định những người tham dự cuộc họp khác làm người trình bày. Chỉ người tổ chức và người trình bày mới có thể chia sẻ nội dung trong cuộc họp. Ngoài người tổ chức và những người trình bày, những người khác trong cuộc họp được gọi là Người tham dự.
Người tổ chức có thể sắp xếp người trình bày trước cuộc họp hoặc di chuyển nhanh trong cuộc họp. Để đặt người trình bày trước cuộc họp, người tổ chức cuộc họp nên chọn liên kết Tùy chọn cuộc họp trong lời mời trên lịch cho cuộc họp.
Một trang web sẽ mở ra nơi bạn có thể chọn người có thể trình bày trong cuộc họp.
Nếu bạn chọn Những người cụ thểhãy nhập tên của những người bạn muốn trở thành Người thuyết trình tiếp theo.
Cách thúc đẩy một người tham dự trở thành người thuyết trình trong nhóm
Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, thật dễ dàng để thăng chức một người tham dự cuộc họp thành người trình bày trong chính cuộc họp.
- Tìm người tham dự trong danh sách người tham gia.
- Chọn More tùy chọn (ba dấu chấm) liên kết bên cạnh tên của người tham dự.
- Lựa chọn Làm người thuyết trình.
Bây giờ người đó sẽ có thể chia sẻ nội dung trong cuộc họp.
Trình bày so với Kiểm soát
Điều quan trọng là phải hiểu sự khác biệt giữa trình bày trong cuộc họp Nhóm và kiểm soát nội dung được chia sẻ.
Các ứng dụng như GoToMeeting và Zoom có các cách để người tham dự cuộc họp kiểm soát máy tính của người tham dự khác. Điều này thường xảy ra trong các phiên hỗ trợ từ xa. Cho đến nay, Microsoft Teams đã không cung cấp chức năng đó. Tuy nhiên, Nhóm cho phép người trình bày trao quyền kiểm soát có giới hạn cho một người tham dự khác và người tham dự có thể yêu cầu quyền kiểm soát từ người trình bày.
Rõ ràng, bạn chỉ nên trao quyền kiểm soát trong Nhóm cho người mà bạn tin tưởng.
Cách trao quyền kiểm soát trong nhóm
Trong Microsoft Teams, nếu bạn muốn người khác trong cuộc họp của mình chỉnh sửa tệp bạn đang chia sẻ hoặc tiếp quản bản trình bày của mình, bạn có thể trao quyền kiểm soát cho người đó. Nó giống như thêm một người thuyết trình thứ hai, đồng thời. Cả hai bạn sẽ có thể kiểm soát những gì đang được chia sẻ. Bạn có thể lấy lại quyền kiểm soát bất kỳ lúc nào bạn muốn.
Bạn chỉ có thể trao quyền kiểm soát cho người khác trong cuộc họp Nhóm của mình khi bạn đang trình bày. Di chuột qua nội dung bạn đang chia sẻ để kích hoạt thanh công cụ chia sẻ và chọn Trao quyền kiểm soát.
Từ đó, chọn người bạn muốn trao quyền kiểm soát. Người mà bạn muốn trao quyền kiểm soát sẽ nhận được thông báo cho họ biết rằng bạn muốn chia sẻ quyền kiểm soát bản trình bày với họ. Khi bạn chia sẻ quyền kiểm soát với người khác, họ sẽ có thể thực hiện các chỉnh sửa và các thay đổi khác đối với màn hình được chia sẻ.
Nếu bạn muốn lấy lại quyền kiểm soát từ chúng, chỉ cần chọn Hủy kiểm soát cái nút.
Cách yêu cầu quyền kiểm soát trong nhóm
Yêu cầu kiểm soát khi ai đó trình bày trong Nhóm hoạt động tương tự. Đơn giản chỉ cần chọn Yêu cầu kiểm soát cái nút. Sau đó, người trình bày có thể chọn Cho phép hoặc Từ chối yêu cầu kiểm soát của bạn.
Khi bạn không muốn kiểm soát nữa, bạn có thể chọn Kiểm soát phát hành cái nút.
Thoải mái với Microsoft Teams
Dù yêu hay ghét nó, có vẻ như Microsoft Teams sẽ sớm biến mất. Nếu chủ nhân của bạn sử dụng Teams, bạn nên tìm hiểu một số mẹo và thủ thuật của Teams để thoải mái hơn với tất cả các tính năng của nó.
Bạn có thể đọc về một số cách để thực hiện cuộc thăm dò trong các cuộc họp Nhóm hoặc tìm hiểu cách che giấu mớ hỗn độn của bạn bằng cách thay đổi nền của bạn trong Nhóm.
