Trò chuyện trên Google Docs là một công cụ rất hiệu quả để cộng tác trên tài liệu với các nhóm. Nó cung cấp khả năng cho người chỉnh sửa đánh dấu và nhận xét về các chỉnh sửa, nó cho phép các nhóm thảo luận về
cách diễn đạt tài liệu phù hợp và cho phép nhân viên điền vào biểu mẫu đặt câu hỏi mà người quản lý của họ có thể trả lời.
Tất cả những công dụng tuyệt vời này của trò chuyện Google Docs chỉ phát huy tác dụng nếu những người sử dụng tài liệu đó hiểu cách hoạt động của hệ thống nhận xét.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về tất cả các tính năng nhận xét và cộng tác có sẵn trong Google Docs.
Nội dung bài viết
Cách hoạt động của tính năng bình luận trên Google Documents
Bên trong Google Docs, bạn không chỉ cộng tác một cách mù quáng trên các tài liệu. Bạn thực sự có thể thấy nhiều người dùng truy cập tài liệu trong thời gian thực.
Cách thức hoạt động của tính năng này là bất cứ khi nào người khác truy cập vào tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng tài khoản Google của họ xuất hiện ở đầu cửa sổ Google Documents.
Khi những người dùng khác đặt con trỏ chuột vào bên trong tài liệu, bạn sẽ thấy tên Tài khoản Google của họ xuất hiện ngay phía trên con trỏ.
Điều này rất hữu ích để xem những lĩnh vực nào của tài liệu mà các thành viên khác trong nhóm của bạn đang làm việc. Điều này có thể giúp tránh thực hiện các chỉnh sửa xung đột trong cùng một tài liệu.
Nếu bạn thấy ai đó chỉnh sửa một phần tài liệu không chính xác hoặc thực hiện các thay đổi mà bạn không đồng ý, bạn có thể thêm nhận xét trực tiếp cho người đó.
Ở bên phải biểu tượng người dùng ở đầu tài liệu, bạn sẽ thấy biểu tượng một người đang nói bên trong vòng tròn màu trắng. Khi bạn chọn mục này, nó sẽ mở ra một khu vực nhận xét chung.
Chỉ cần gõ bình luận của bạn và nhấn Enter. Mọi người hiện đang xem tài liệu sẽ có thể xem tất cả các nhận xét trong khu vực nhận xét chung.
Bạn biết khi nào ai đó đã cập nhật một bình luận mới vào khu vực bình luận bằng dấu chấm màu đỏ xuất hiện phía trên biểu tượng này.
Khi mỗi người trả lời, nhận xét mới sẽ xuất hiện bên dưới nhận xét trước đó trong chuỗi nhận xét.
Hoặc nhấn nút X ở bên phải các tên trong hộp bình luận hoặc chọn biểu tượng bình luận để cửa sổ bình luận biến mất trở lại.
Tạo cuộc trò chuyện mới trên Google Documents
Để tạo cuộc trò chuyện mới trên Google Tài liệu, chỉ cần đánh dấu bất kỳ văn bản nào trong tài liệu Google Tài liệu. Khi thực hiện việc này, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhận xét nhỏ xuất hiện ở bên phải văn bản được đánh dấu đó.
Khi di chuột qua biểu tượng đó, bạn sẽ thấy dòng chữ “Thêm nhận xét”.
Khi bạn chọn biểu tượng này, nó sẽ mở ra một cửa sổ nhận xét nơi bạn có thể chia sẻ suy nghĩ của mình về văn bản trong tài liệu mà bạn đã đánh dấu.
Khi bạn viết xong nhận xét của mình, chỉ cần chọn nút Nhận xét và bạn sẽ thấy hộp nhận xét thay đổi thành nhận xét vĩnh viễn.
Có một số tùy chọn đi kèm với những bình luận như thế này.
Quản lý bình luận
Khi bạn chọn ba dấu chấm ở bên phải nhận xét, bạn sẽ thấy ba tùy chọn.
- Biên tập: Thực hiện bất kỳ cập nhật nào cho nhận xét của bạn hoặc thêm câu trả lời cho nhận xét đó nếu bạn muốn.
- Xóa bỏ: Xóa nhận xét và phần đánh dấu của nhận xét đó khỏi tài liệu.
- Liên kết tới nhận xét này: Nhận liên kết URL mà bạn có thể chia sẻ với mọi người nếu bạn muốn họ xem nhận xét cụ thể này.
Liên kết bình luận rất hiệu quả trong việc giúp mọi người tìm thấy bình luận chính xác, đặc biệt là bên trong các tài liệu có số lượng bình luận lớn trong đó.
Bạn có thể dán liên kết vào cuộc trò chuyện IM, SMS di động hoặc email.
Khi người nhận chọn liên kết, liên kết sẽ đưa họ trực tiếp tới tài liệu nơi nhận xét được chèn vào. Họ có thể trả lời nhận xét hoặc chọn Giải quyết.
Việc giải quyết một nhận xét sẽ làm cho nhận xét đó biến mất khỏi chuỗi nhận xét. Có vẻ như bình luận đã bị xóa nhưng thực ra nó chỉ bị ẩn ở lề phải.
Nếu muốn xem tất cả các bình luận đã được đăng lên tài liệu, bạn chỉ cần chọn biểu tượng bình luận màu đen ở phía trên bên phải tài liệu.
Điều này hiển thị cho bạn tất cả nhận xét đã được đăng lên tài liệu cùng với tất cả thông tin sau về nhận xét.
- Ngày và giờ bình luận được đăng
- Tất cả các câu trả lời cho bình luận
- Bất kỳ văn bản tài liệu nào đã được chọn khi đưa ra nhận xét
- Một liên kết để mở lại các nhận xét đã được giải quyết
- Một liên kết để trả lời các ý kiến
Lựa chọn Bình luận để thêm nhận xét mới vào chuỗi nhận xét. Lựa chọn Thông báo để thay đổi cài đặt email để bạn chỉ nhận được thông báo khi ai đó trả lời nhận xét của bạn hoặc không nhận được thông báo nào cả.
Chỉnh sửa và giải quyết các chỉnh sửa
Trò chuyện trên Google Tài liệu đặc biệt hữu ích khi đưa ra các đề xuất chỉnh sửa cho tài liệu mà không thực sự tạo ra chúng.
Theo mặc định, Google Documents cho phép bạn thực hiện chỉnh sửa tài liệu và các chỉnh sửa đó có hiệu lực ngay lập tức. Để chuyển chế độ chỉnh sửa sang chỉ những thay đổi được đề xuất, hãy chọn mũi tên thả xuống ở bên phải của Chỉnh sửa từ ở phía trên bên phải của tài liệu.
Lựa chọn Đề xuất từ danh sách thả xuống.
Khi bạn thực hiện chỉnh sửa tài liệu, văn bản trong tài liệu sẽ bị gạch bỏ và văn bản thay thế được hiển thị bên cạnh. Mỗi chỉnh sửa sẽ mở ra một nhận xét mới ở bên phải kèm theo mô tả về chỉnh sửa đã được thực hiện.
Mục đích của tính năng này là để người biên tập cuối cùng hoặc người viết ban đầu có thể thực hiện các chỉnh sửa và chấp nhận các thay đổi riêng lẻ bằng cách chọn dấu kiểm cho nhận xét chỉnh sửa đó.
Tuy nhiên, nếu bạn không muốn giải quyết từng nhận xét thì có một thủ thuật hữu ích để giải quyết tất cả chúng cùng một lúc.
Để thực hiện việc này, hãy chọn Công cụ thực đơn và chọn Xem lại các chỉnh sửa được đề xuất.
Thao tác này sẽ mở một cửa sổ nhỏ ở phía trên bên phải của tài liệu. Bạn có thể chọn mũi tên lên hoặc xuống để cuộn qua từng nhận xét chỉnh sửa trong tài liệu. Bạn có thể chọn Chấp nhận hoặc Từ chối các chỉnh sửa riêng lẻ.
Nếu bạn chỉ muốn chấp nhận hoặc từ chối tất cả, hãy chọn mũi tên thả xuống ở bên phải nút Chấp nhận hoặc Từ chối.
Bạn có thể chọn Chấp nhận tất cả để phê duyệt tất cả các chỉnh sửa. Thao tác này sẽ cập nhật toàn bộ tài liệu bằng cách sử dụng các chỉnh sửa được đề xuất và giải quyết tất cả các nhận xét liên quan.
Tìm hiểu thêm về cách giải quyết nhận xét trong Google Tài liệu.
Bình luận giúp cộng tác
Việc sử dụng trình xử lý văn bản dựa trên đám mây như Google Docs giúp việc cộng tác trên các tài liệu trở nên rất dễ dàng.
Hệ thống bình luận được thiết lập theo cách giúp việc thảo luận về các thay đổi tài liệu giữa một nhóm trở nên thuận tiện và dễ dàng. Khi mọi người đã quen với cách hoạt động của hệ thống trò chuyện Google Tài liệu, bạn sẽ thấy nhóm của mình hiệu quả hơn nhiều khi cùng nhau làm việc trên các tài liệu.
