Trong những năm qua, Google Tài liệu đã trở thành một trong những cách phổ biến nhất để các công ty cộng tác và đồng bộ hóa công việc của họ trên tất cả các loại tài liệu. Ví dụ: những người viết đằng sau mỗi bài viết trên trang web này thường sử dụng Google Tài liệu!
Một phần chính của sự hợp tác là giao tiếp. Trong không gian làm việc từ xa, có thể là tại cơ quan hoặc trường học của bạn, có thể giải thích rõ hoặc thêm nhận xét vào tài liệu có thể cải thiện đáng kể cách các cộng tác viên tiếp nhận tài liệu đó.
May mắn thay, Google Documents hỗ trợ chức năng này. Nhận xét có thể là một phần quan trọng của một số tài liệu và nếu không có chúng, các cộng tác viên và độc giả có thể cảm thấy bối rối đến mức họ phải liên hệ để làm rõ. Điều đó tạo ra sự gấp khúc trong quy trình làm việc.
Nhận xét trong Google Tài liệu cũng có thể được thiết lập như một nhiệm vụ để giải quyết. Gần giống như một nhiệm vụ phải làm, cộng tác viên có thể đánh dấu một nhận xét là đã giải quyết để thừa nhận rằng nó đã được quan tâm.
Trong bài viết này, hãy xem cách chúng tôi có thể thêm và giải quyết các nhận xét trong Google Tài liệu.
Cách thêm nhận xét trong Google Tài liệu
Để bắt đầu, hãy mở hoặc tạo một tài liệu Google Doc mới. Nếu bạn đã tạo một tài liệu mới, bạn sẽ cần phải có một số văn bản trong đó để sử dụng các nhận xét. Tiếp theo, chọn văn bản mà bạn muốn tạo nhận xét.
Khi bạn đã chọn văn bản, bạn sẽ nhận thấy rằng một biểu tượng sẽ xuất hiện ở phía bên phải của tài liệu. Biểu tượng trông giống như bong bóng thoại với dấu cộng bên trong.
Nhấp vào biểu tượng này sẽ xuất hiện một trường nhập liệu để bạn có thể nhập nhận xét của mình.
nhấn Đi vào
hoặc nhấp vào Bình luận nút để gửi bình luận của bạn.
Nó đơn giản mà! Bây giờ, tài liệu của bạn sẽ đánh dấu văn bản mà bạn đã nhận xét. Nhận xét của bạn sẽ được hiển thị ở phía bên phải của tài liệu, nhưng nhấp vào một khu vực của văn bản được đánh dấu sẽ đưa nhận xét của bạn vào tiêu điểm và đưa ra các tùy chọn mà chúng ta sẽ nói đến tiếp theo.
Cách giải quyết các nhận xét trong Google Tài liệu
Khi bạn đã tạo nhận xét hoặc khi bạn đang xem lại nhận xét của người khác, bạn sẽ có một số tùy chọn.
Bạn có thể nhấp vào nhận xét ở phía bên phải của tài liệu hoặc nhấp vào phần được đánh dấu của văn bản tài liệu để đưa nhận xét lên nền trước. Khi ở phía trước, bạn sẽ có tùy chọn trả lời hoặc giải quyết nhận xét. Nếu bạn có quyền, bạn cũng có thể chỉnh sửa hoặc xóa nó.
Nếu bạn nhận thấy mình đã mắc lỗi khi thêm nhận xét, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét đó. Nhận xét đã chỉnh sửa sẽ không được biểu thị để người khác biết rằng nó đã được chỉnh sửa. Xóa nhận xét sẽ xóa toàn bộ chuỗi, bao gồm tất cả các nhận xét bên dưới nó.
Các Giải quyết
cũng sẽ xóa nhận xét một cách hiệu quả, nhưng nó có những điểm khác biệt đặc biệt. Các nhận xét đã xóa không được thêm vào lịch sử nhận xét của Google Tài liệu, nhưng các nhận xét đã giải quyết thì có. Các nhận xét đã giải quyết cũng có thể được đưa trở lại tài liệu.
Ở trên cùng bên phải của trang, gần hình ảnh hiển thị của Tài khoản Google, bạn sẽ thấy biểu tượng bong bóng thoại với ba đường kẻ ngang bên trong. Nhấp vào biểu tượng này sẽ mở lịch sử bình luận của tài liệu.
Khu vực này sẽ theo dõi các bình luận và giải quyết bình luận. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, thời gian giải quyết của bạn được đánh dấu thời gian, điều này có thể rất hữu ích cho các cộng tác viên.
Việc giải quyết các nhận xét cũng tạo cơ hội cho các cộng tác viên khác mở lại cuộc thảo luận nếu họ xác định rằng cần phải làm nhiều việc hơn hoặc nhận xét đó chưa được giải quyết. Một lần nữa, chỉ cần xóa một nhận xét khi bạn tin rằng bạn đã giải quyết nó sẽ không hiển thị cho người khác các tùy chọn này và sẽ không ghi nó vào lịch sử nhận xét trong tài liệu của bạn.
Như bạn có thể thấy, việc đưa ra nhận xét trong tài liệu Google Doc rất đơn giản vì nó rất hữu ích. Nhận xét cho phép bạn tạo các khu vực thảo luận nhỏ trong tài liệu của mình và đó có thể là yếu tố tạo ra sự khác biệt lớn trong việc xác định xem dự án của bạn hoàn thành hôm nay hay ngày mai.
Tuy nhiên, nếu bạn không phải là người dùng Google Documents, đừng lo lắng — Microsoft Word cũng hỗ trợ nhận xét và bạn có thể xem bài viết của chúng tôi về cách cộng tác trên tài liệu Microsoft Word để biết thêm thông tin.
