Sau khi tìm hiểu cách thiết lập và sử dụng Zoom, bạn có thể cảm thấy mình đã sẵn sàng cho cuộc họp trực tuyến lớn đầu tiên của mình. Tuy nhiên, một người dẫn chương trình giỏi biết rằng một bài thuyết trình Zoom thành công đòi hỏi phải chuẩn bị rất nhiều cũng như tuân theo một số quy tắc.
Nếu bạn đang muốn đạt thành tích cao trong cuộc họp lớn tiếp theo trên Zoom, thì đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và bạn thể hiện mình là một người thuyết trình tự tin và hấp dẫn.
Nội dung bài viết
Kiểm tra thiết bị của bạn
Điều đầu tiên cần làm để tránh trục trặc trong quá trình thuyết trình trên Zoom là kiểm tra thiết bị của bạn. Có nhiều thử nghiệm khác nhau mà bạn có thể thực hiện để kiểm tra xem webcam của mình có hoạt động hay không cũng như các cách khắc phục mà bạn có thể thực hiện nếu micrô của bạn có vẻ không hoạt động bình thường.
Sau khi kiểm tra webcam, hãy đảm bảo bạn đặt nó ở vị trí sao cho mọi người có thể nhìn thấy khuôn mặt của bạn chứ không chỉ trán hoặc vai của bạn. Để làm điều đó, trước tiên hãy quyết định xem bạn đang thuyết trình ở tư thế đứng hay ngồi, sau đó điều chỉnh mức độ camera của bạn.
Một số điều quan trọng khác cần kiểm tra bao gồm pin máy tính xách tay của bạn. Hãy cắm nó vào nếu bạn không chắc chắn pin có đủ dùng trong suốt thời gian thuyết trình của mình hay không. Đồng thời kiểm tra kết nối internet của bạn. Video hoặc âm thanh bị trễ sẽ khiến người tham gia khó tập trung hơn.
Ăn mặc để gây ấn tượng
Khi bạn đã hoàn thành xong khía cạnh kỹ thuật của mọi việc, hãy có cái nhìn phê phán về bản thân và môi trường của bạn. Nếu bạn định bật video của mình, có lẽ bạn nên thay bộ đồ ngủ ngay cả khi bạn đang ở nhà. Mặc đẹp sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn và mang lại cho bạn động lực đúng đắn.
Nếu không hài lòng với môi trường xung quanh, bạn luôn có thể sử dụng tính năng nền ảo tuyệt vời của Zoom và đảm bảo không có gì phía sau hoặc xung quanh bạn có thể khiến người tham dự mất tập trung khỏi bài thuyết trình Zoom của bạn.
Luyện tập trước bài thuyết trình của bạn
Ngay cả khi bạn là một diễn giả tự tin trước công chúng, việc luyện tập một vài khoảnh khắc quan trọng của bài thuyết trình cũng không bao giờ là tổn hại. Không thể dự đoán trước từng vấn đề có thể phát sinh, đặc biệt là với các bài thuyết trình trên Zoom, vì vậy, bạn có thể khó ứng biến ngay tại chỗ nếu không luyện tập trước toàn bộ nội dung.
Một ý tưởng hay là thực hiện một buổi thuyết trình demo tại nhà với một thành viên trong gia đình hoặc với một người bạn qua internet. Nó sẽ cho bạn ý tưởng về những gì bạn mong đợi từ cuộc họp trong tương lai và những thách thức bạn cần vượt qua trước khi thuyết trình.
Xoay Off Thông báo về cuộc họp
Một cách để giảm thiểu sự phiền nhiễu trong cuộc họp Zoom của bạn là tắt thông báo mục nhập cho người tham dự. Không phải ai cũng có mặt đúng giờ và tùy thuộc vào quy mô nhóm của bạn, việc nghe thấy tiếng chuông đó và nhìn thấy thông báo cho mỗi mục mới bật lên có thể không chỉ làm gián đoạn quá trình trình bày của bạn mà còn khiến bạn khó chịu.
Để tắt những thông báo này, hãy truy cập tài khoản Zoom của bạn Settings > Cuộc họp > Trong cuộc họp và chuyển đổi Thông báo âm thanh khi ai đó tham gia hoặc rời khỏi thiết lập ra.
Nhờ ai đó giám sát phòng chờ
Zoom có Phòng chờ nơi mọi người tham gia tập trung trước khi bước vào cuộc họp. Đó là một chiến lược hiệu quả để tránh những người ngẫu nhiên tham gia và làm hỏng bài thuyết trình của bạn. Nhược điểm của hệ thống này là bạn phải phê duyệt thủ công mọi yêu cầu từ Phòng chờ. Nếu ai đó đến muộn hoặc cố gắng tham gia lại cuộc họp sau khi cuộc họp đã bắt đầu, bạn có thể không nhận thấy thông báo và khiến người đó bị mắc kẹt trong tình trạng lấp lửng Zoom cá nhân của họ.
Để tránh điều đó, bạn có thể yêu cầu một trong những đồng nghiệp của mình xem cửa sổ Người tham gia để cho phép những người tham dự khác vào từ Phòng chờ.
Tìm hiểu các phím tắt thu phóng cần thiết
Học các phím tắt hữu ích nhất trong Zoom có thể giúp bạn hoàn thành bài thuyết trình của mình và trở thành người dẫn chương trình chuyên nghiệp. Ngoài ra, một số trong số chúng sẽ giúp bạn nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề không mong muốn và tiết kiệm thời gian trong quá trình thuyết trình. Dưới đây là một số phím tắt Zoom cần thiết nhất mà bạn cần biết.
- Alt + M (dành cho Windows) hoặc Cmd + Ctrl + M (dành cho Mac)
Phím tắt này sẽ tắt tiếng tất cả mọi người cùng lúc ngoại trừ người chủ trì (bạn).
- Alt + M (dành cho Windows) hoặc Cmd + Ctrl + U (dành cho Mac)
Thao tác này sẽ bật tiếng cho tất cả mọi người ngoại trừ người tổ chức.
- Alt + Shift + T (dành cho Windows) hoặc Cmd + T (dành cho Mac)
Một phím tắt tiện dụng khi bạn cần chụp ảnh màn hình cuộc họp Zoom của mình.
Nếu bạn đang tắt tiếng và cần trả lời nhanh một câu hỏi rồi quay lại chế độ tắt tiếng, hãy giữ khoảng trống trong khi nói để tạm thời bật tiếng.
Bạn có thể tìm hiểu phần còn lại của phím tắt Zoom hữu ích trong phần của ứng dụng. Settings. Mở ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn của bạn, đăng nhập vào tài khoản của bạn và truy cập Settings. Lựa chọn Các phím tắt bàn phím để xem danh sách phím tắt đầy đủ.
Yêu cầu người tham dự tắt âm thanh của họ
Yêu cầu mọi người tắt tiếng micrô của họ trong bản trình bày Zoom của bạn có vẻ như là một mẹo hiển nhiên. Tuy nhiên, nếu trong nhóm của bạn có những người không quen với định dạng thuyết trình trực tuyến này, chúng tôi khuyên bạn nên nêu rõ vấn đề này trước khi bắt đầu thuyết trình.
Bạn có thể giúp họ bằng cách chỉ ra cách thực hiện việc này trong Zoom.
Bạn có thể tắt âm thanh bằng phím tắt Alt + A (dành cho Windows) hoặc Cmd + Shift + A (dành cho Mac) hoặc thông qua ứng dụng Zoom Settings bằng cách đi theo con đường Settings > Âm thanh > Tắt tiếng micrô của tôi khi tham gia cuộc họp.
Tạm dừng bài thuyết trình của bạn để trả lời câu hỏi
Cho dù bạn nghĩ bài thuyết trình của mình chi tiết đến đâu, khán giả của bạn vẫn có thể có câu hỏi hoặc nhận xét xuyên suốt bài thuyết trình mà họ muốn chia sẻ với nhóm. Việc tạm dừng bài thuyết trình của bạn thường xuyên sẽ giúp làm rõ liệu thông tin có rõ ràng với mọi người hay không và liệu đồng nghiệp của bạn có điều gì cần bổ sung hay không.
Lưu Nhật ký trò chuyện để theo dõi
Điều quan trọng là phải ghi chú trong khi thuyết trình ngay cả khi bạn là người chủ trì nó. Những câu hỏi và nhận xét quan trọng mà người tham dự đưa ra trong suốt cuộc họp có thể rất hữu ích cho những lần theo dõi sau này. May mắn thay, Zoom có thể làm điều đó cho bạn với tính năng cho phép bạn lưu nhật ký trò chuyện của mình.
Tuy nhiên, Zoom sẽ không tự động lưu lịch sử trò chuyện của bạn, bạn phải bật chức năng này trước.
Để làm điều đó, hãy truy cập tài khoản Zoom của bạn Settings và đi theo con đường Cuộc họp > Trong cuộc họp (Cơ bản) > Tự động lưu cuộc trò chuyện. Điều này sẽ tự động lưu tất cả tin nhắn trong cuộc trò chuyện, ngay cả những tin nhắn được gửi riêng giữa những người tham dự.
Ghi lại bài thuyết trình thu phóng của bạn
Một mẹo cuối cùng là ghi lại bài thuyết trình Zoom của bạn. Nó có thể có lợi ở nhiều cấp độ. Bạn có thể gửi bản ghi cho những người không thể tham gia cuộc họp cũng như cho những người tham dự muốn xem chi tiết hơn một số phần nhất định. Bạn cũng có thể sử dụng bản ghi âm để phân tích kỹ năng thuyết trình của mình và cải thiện kỹ năng diễn giả trước công chúng.
Nếu lo lắng mình sẽ quên ghi lại cuộc họp, bạn có thể vào Zoom Settings > ghi âm và kích hoạt Ghi âm tự động về các cuộc họp Zoom của bạn khi chúng bắt đầu.
Đã đến lúc cải thiện kỹ năng thuyết trình qua Zoom của bạn
Tổ chức các cuộc họp công việc lớn trong các ứng dụng như Zoom là một thực tế mới. Dù muốn hay không thì chúng ta cũng phải thích nghi với nó. Tin vui là Zoom khá trực quan và dễ sử dụng. Miễn là bạn thực hiện tất cả các thử nghiệm và kiểm tra trước, bài thuyết trình của bạn chắc chắn sẽ chạy trơn tru.
Bạn đã bao giờ tổ chức một cuộc họp lớn trong Zoom chưa? Bạn muốn chia sẻ một số mẹo nào với người sắp tổ chức thuyết trình trong Zoom lần đầu tiên? Hãy chia sẻ kiến thức về Zoom của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.
