Bạn là người mới sử dụng Slack và muốn tìm hiểu cách tận dụng tối đa công cụ cộng tác này? Bạn đang ở đúng nơi. Có nhiều mẹo và thủ thuật Slack mà bạn có thể học để làm việc với công cụ này dễ dàng và hiệu quả hơn.
Từ việc chỉnh sửa tin nhắn đã gửi đến chuyển tiếp email công việc của bạn tới Slack, bạn có thể làm được rất nhiều việc với công cụ này.
Nội dung bài viết
1. Cập nhật hồ sơ Slack của bạn
Khi bạn tham gia Slack, điều đầu tiên cần làm là cập nhật hồ sơ Slack của bạn. Chính từ thông tin này mà những người dùng khác tại nơi làm việc của bạn sẽ biết bạn làm gì trong tổ chức. Vì vậy, bạn nên thêm càng nhiều thông tin về bản thân vào hồ sơ càng tốt.
Bạn có thể truy cập hồ sơ Slack của mình bằng cách chọn biểu tượng hồ sơ ở góc trên bên phải trong Slack và chọn Chỉnh sửa hồ sơ. Tại đây, nhập tên đầy đủ, tên hiển thị, vai trò công việc, số điện thoại và múi giờ của bạn.
Nếu muốn, bạn cũng có thể thêm ảnh hồ sơ vào hồ sơ của mình. Lựa chọn Lưu thay đổi khi bạn đã điền xong hồ sơ của mình.
2. Thêm trạng thái hồ sơ
Với trạng thái hồ sơ, bạn có thể cho các thành viên khác trong không gian làm việc của mình biết bạn đang làm gì. Bạn có thể có bất kỳ tin nhắn nào trong trạng thái Slack của mình, bao gồm cả biểu tượng cảm xúc. Cách sử dụng lý tưởng của tùy chọn này là hiển thị trạng thái công việc hiện tại của bạn.
Ví dụ: nếu bạn là biên tập viên và bạn đang chỉnh sửa nội dung nào đó, bạn có thể thêm trạng thái có nội dung Chỉnh sửa để những người khác biết bạn đang làm gì.
Để cập nhật trạng thái của bạn trong Slack, hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải và chọn cập nhật trạng thái của bạn. Sau đó, nhập trạng thái hiện tại của bạn vào ô nhất định và chọn Cứu ở phía dưới.
3. Nhắn tin cho chính bạn
Không giống như các ứng dụng nhắn tin khác, Slack cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn từ chính mình. Đối với hầu hết người dùng, tính năng này hoạt động như một cuốn nhật ký nơi họ ghi lại những suy nghĩ và danh sách nhiệm vụ của mình.
Bạn có thể muốn sử dụng tính năng này để giữ danh sách công việc của mình, ghi chú cá nhân và lưu tệp đính kèm.
Để sử dụng tính năng này, hãy chọn tên của bạn ở thanh bên trái trong Slack. Sau đó, nhập tin nhắn hoặc đính kèm tệp và tệp sẽ được gửi cho chính bạn.
4. Gửi tin nhắn cho tất cả người dùng
Slack cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để gửi tin nhắn cho mọi người ở một số kênh nhất định. Có ba tay cầm bạn có thể sử dụng để thông báo cho mọi người trong kênh của mình.
Đầu tiên là @everyone, sẽ thông báo cho tất cả người dùng, nhưng chỉ trong #tổng quan kênh. Đây là kênh mặc định nơi mọi người được thêm vào khi họ tham gia không gian làm việc Slack.
Tay cầm thứ hai là @kênh. Khi bạn nhập nội dung này theo sau là tin nhắn của mình, Slack sẽ gửi thông báo cho mọi người trong kênh về tin nhắn của bạn. Bạn nên sử dụng điều này để đưa ra thông báo áp dụng cho mọi người trong kênh cụ thể đó.
Tay cầm thứ ba là @đây. Với điều này, bạn chỉ có thể thông báo cho các thành viên đang hoạt động trong kênh Slack của mình. Tất cả các thành viên không hoạt động sẽ không nhận được thông báo về tin nhắn của bạn. Cách sử dụng lý tưởng của cách sử dụng này là khi bạn muốn thu hút sự chú ý của các thành viên trực tuyến (có thể mời mọi người đi ăn trưa ở đâu đó?).
5. Chỉnh sửa tin nhắn đã gửi
Nếu cuối cùng bạn gửi một tin nhắn có lỗi đánh máy hoặc thông tin không đầy đủ, bạn có thể chỉnh sửa tin nhắn đó ngay cả khi nó đã được gửi. Slack cho phép bạn sửa đổi tin nhắn đã gửi và bạn có thể thực hiện việc này chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Để chỉnh sửa tin nhắn, hãy tìm tin nhắn đó, chọn menu ba chấm bên cạnh tin nhắn và chọn Chỉnh sửa tin nhắn.
Thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn cho tin nhắn của mình và chọn Lưu thay đổi.
6. Trích dẫn một tin nhắn
Với Slack, bạn không cần phải nhập lại tin nhắn trong kênh nếu tin nhắn đó đã được đăng ở đâu đó tại nơi làm việc đó. Bạn chỉ cần sao chép liên kết của tin nhắn đó và dán vào bất kỳ kênh nào bạn muốn. Slack sẽ nhúng tin nhắn vào kênh của bạn.
Để nhận liên kết tin nhắn của bạn, hãy di chuột qua tin nhắn của bạn, chọn menu ba chấm bên cạnh tin nhắn và chọn Sao chép đường dẫn.
Sau đó, đi tới kênh bạn muốn đăng lại tin nhắn, nhấp chuột phải vào hộp tin nhắn và chọn Dán.
7. Tạo lời nhắc
Nếu bạn cần xử lý tin nhắn Slack nhưng bạn không có mặt ngay lập tức, bạn có thể yêu cầu Slack tạo lời nhắc cho tin nhắn của mình. Bằng cách này, Slack sẽ thông báo cho bạn về tin nhắn của bạn sau khi hết thời gian quy định.
Để tạo lời nhắc như vậy, hãy di chuột qua tin nhắn bạn muốn được nhắc, chọn menu ba chấm bên cạnh tin nhắn, chọn Nhắc tôi về điều nàysau đó chọn thời điểm bạn muốn nhận lời nhắc.
Lựa chọn Phong tục nếu bạn muốn chỉ định thời gian tùy chỉnh cho lời nhắc.
8. Đánh dấu kênh yêu thích
Việc tìm một kênh nhất định sẽ khó khăn nếu bạn có nhiều kênh trong không gian làm việc Slack của mình. May mắn thay, Slack cho phép bạn tạo danh sách các kênh yêu thích của mình và sau đó bạn có thể truy cập các kênh này từ thanh bên trái trong Slack.
Về cơ bản, bạn gắn dấu sao cho các kênh yêu thích của mình và Slack sẽ đưa chúng vào danh sách các kênh được gắn dấu sao. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào kênh yêu thích của bạn trong Slack và chọn kênh sao từ thực đơn.
Kênh đã chọn của bạn sẽ được thêm vào Được gắn dấu sao phần ở thanh bên trái của Slack. Bây giờ bạn có thể truy cập kênh này một cách thuận tiện mà không cần cuộn qua danh sách kênh đầy đủ.
9. Sử dụng biểu tượng cảm xúc cho các quyết định của bạn
Slack có hỗ trợ đầy đủ cho các biểu tượng cảm xúc tiêu chuẩn và bạn có thể sử dụng chúng để thể hiện cảm xúc và cảm xúc của mình trong tin nhắn. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng những biểu tượng cảm xúc này để đưa ra một số quyết định nhất định.
Ví dụ: nếu ai đó đã yêu cầu điều gì đó trong tin nhắn Slack, bạn có thể thêm một biểu tượng cảm xúc nhất định vào tin nhắn đó để cho biết quyết định của mình. Nếu ai đó đã yêu cầu phê duyệt một nhiệm vụ nhất định, bạn có thể thêm biểu tượng cảm xúc có dấu kiểm vào tin nhắn đó để đưa ra sự chấp thuận của bạn, v.v.
Có một số biểu tượng cảm xúc mà bạn có thể chọn để đưa ra quyết định mà không cần lời nói. Chỉ cần đảm bảo rằng nhóm của bạn biết biểu tượng cảm xúc nào biểu thị quyết định nào.
10. Thay đổi giao diện của Slack
Bạn không cần phải sống với giao diện mặc định của Slack nếu bạn không thích nó. Slack có thể tùy chỉnh, nghĩa là bạn có thể thay đổi giao diện của công cụ theo ý thích của mình. Có nhiều chủ đề khác nhau mà bạn có thể áp dụng cho không gian làm việc Slack của mình.
Để xem các chủ đề này trong Slack, hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải và chọn Sở thích. Lựa chọn Chủ đề từ bên trái và bạn sẽ thấy các chủ đề có sẵn ở bên phải.
Chọn một chủ đề và Slack sẽ áp dụng chủ đề đó cho toàn bộ không gian làm việc của bạn.
11. Truy cập email trong Slack
Slack được thiết kế để thay thế email, nhưng dù tốt hay xấu, email sẽ không sớm biến mất. Để thu hẹp khoảng cách giữa email và kênh Slack, công cụ này cho phép bạn đưa email vào tài khoản Slack của mình.
Đây là cách nó hoạt động. Slack cung cấp cho bạn một địa chỉ email chuyển tiếp. Mọi email bạn gửi đến địa chỉ email này sẽ có sẵn trong tài khoản Slack của bạn. Bạn có thể tạo email chuyển tiếp Slack và thiết lập tài khoản email thực của mình (Gmail, Outlook, v.v.) để chuyển tiếp tất cả email đến email Slack này.
Để tạo địa chỉ email này trong Slack, hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải và chọn Sở thích. Lựa chọn Tin nhắn và phương tiện ở thanh bên trái, cuộn xuống ngăn bên phải và chọn Nhận địa chỉ chuyển tiếp.
Định cấu hình tài khoản email của bạn để chuyển tiếp email đến địa chỉ email mới được tạo. Sau đó, bạn sẽ tìm thấy tất cả các email đến của mình trong Slackbot phần của thanh bên trái trong Slack.
12. Bật/Tắt thông báo Slack
Bạn có thể không cần thông báo cho mỗi tin nhắn được đăng trong không gian làm việc Slack của mình. Để chống lại các thông báo, Slack cho phép bạn định cấu hình cài đặt cảnh báo theo cách bạn muốn. Bạn có thể chọn loại thông báo bạn muốn nhận và thời điểm nhận thông báo cho tài khoản Slack của mình.
Bạn thậm chí có thể tạo lịch thông báo để Slack không thỉnh thoảng gửi thông báo cho bạn.
Để thay đổi thông báo Slack, hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải và chọn Sở thích. Lựa chọn Thông báo từ thanh bên trái. Ở khung bên phải, định cấu hình các tùy chọn khác nhau cho thông báo Slack của bạn.
13. Kích hoạt/Tắt tính năng Không làm phiền trong Slack
Đôi khi bạn không muốn bị làm phiền bởi bất kỳ thông báo nào của Slack. Trong những trường hợp này, chế độ không làm phiền của Slack có thể giúp bạn.
Chế độ này tạm dừng thông báo của bạn bao lâu tùy thích. Bạn có thể tự bật tắt chế độ này bất cứ khi nào bạn muốn.
Để truy cập tùy chọn này trong Slack, hãy chọn biểu tượng hồ sơ của bạn ở góc trên bên phải và chọn Tạm dừng thông báo. Sau đó, chọn khoảng thời gian bạn muốn bật chế độ này.
Để tắt chế độ không làm phiền và tiếp tục thông báo của bạn, hãy mở tương tự Tạm dừng thông báo thực đơn và chọn Tắt.
14. Mở rộng chức năng Slack bằng ứng dụng
Slack có lẽ không phải là công cụ trực tuyến duy nhất bạn sử dụng. Bạn có thể sử dụng Google Drive, Trello và nhiều ứng dụng khác cho công việc của mình và Slack nhận thức được điều đó.
Để giúp bạn đưa dữ liệu từ các ứng dụng đó vào không gian làm việc của mình, Slack cho phép bạn tích hợp các ứng dụng yêu thích vào tài khoản của mình. Sau khi thêm ứng dụng, bạn có thể sử dụng nhiều tính năng của ứng dụng đó từ trong tài khoản Slack của mình.
Slack hỗ trợ một số ứng dụng phổ biến bao gồm Google Drive, Trello, Twitter, Zoom, v.v. Để xem danh sách ứng dụng, hãy chọn More > Ứng dụng từ thanh bên trái trong Slack.
Sau đó, chọn Thêm vào bên dưới ứng dụng bạn muốn tích hợp với không gian làm việc của mình.
15. Xem phân tích Slack của bạn
Slack ghi nhật ký tất cả các hoạt động diễn ra trong không gian làm việc của bạn và bạn có thể truy cập thông tin này từ công cụ phân tích của công cụ. Phân tích của Slack cung cấp cho bạn số liệu thống kê về không gian làm việc của bạn, chẳng hạn như số lượng người đang hoạt động và tin nhắn nào đang được trao đổi.
Bạn có thể truy cập công cụ này bằng cách chọn tên không gian làm việc của mình ở góc trên bên trái của Slack và chọn Công cụ > phân tích.
Và đó là một số mẹo Slack hữu ích mà chúng tôi nghĩ bạn nên học để tận dụng tối đa công cụ này!
