Các giá trị trùng lặp trong trang tính Excel của bạn có thể làm rối tung dữ liệu của bạn. Trừ khi có chủ ý trùng lặp, chúng có thể gây ra sự không chính xác và sai lệch báo cáo.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm và loại bỏ các bản sao trong tài liệu Excel của bạn.
Nội dung bài viết
Cách tìm hàng hoặc dữ liệu trùng lặp
Trước tiên, điều cần thiết là phải kiểm tra hàng nào (hoặc columns) có thông tin giống hệt nhau. Vì vậy, trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách xóa các bản sao trong Excel, hãy hướng dẫn bạn quy trình kiểm tra dữ liệu trùng lặp trên trang tính của bạn.
Phương pháp 1: Tìm kiếm Toàn bộ Trang tính
Excel có một Công cụ định dạng có điều kiện giúp xác định, hình dung và rút ra kết luận từ dữ liệu. Đây là cách sử dụng công cụ để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong tài liệu Excel của bạn.
- nhấn Điều khiển + A để chọn danh sách hoặc bảng của bạn. Ngoài ra, hãy nhấp vào Chọn tất cả ở góc trên bên trái của bảng để chọn toàn bộ trang tính.
- Đi đến Trang Chủ và nhấp vào Định dạng có điều kiện nút thả xuống.
- Di chuyển con trỏ của bạn qua Làm nổi bật quy tắc ô và chọn Giá trị trùng lặp.
- Đảm bảo hộp thả xuống đầu tiên có nội dung “Sao y”. Bạn cũng có thể chọn màu đánh dấu ưa thích của mình trong menu thả xuống thứ hai.
- Lựa chọn OK tiến hành với.
Excel sẽ ngay lập tức đánh dấu các hàng và columns với các giá trị trùng lặp.
Phương pháp 2: Bằng cách kết hợp các hàng
Phương pháp này hoàn hảo để tìm các hàng có giá trị trùng lặp trên tất cả columns hoặc các ô. Trước tiên, bạn sẽ cần sử dụng chức năng “Kết hợp” của Excel để kết hợp nội dung của mỗi hàng. Sau đó, chọn cột mà bạn muốn các giá trị kết hợp được lưu trữ và làm theo các bước bên dưới. Chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp các giá trị trong một cột bên cạnh giá trị cuối cùng trên hàng đầu tiên.
- Nhập hoặc dán = CONCAT ( trong ô, chọn ô đầu tiên trên hàng, nhập cột (:), và chọn ô cuối cùng trên hàng. Sau đó, đóng công thức bằng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter.
Trong trang tính mẫu của chúng tôi (xem hình ảnh bên dưới), ô đầu tiên và ô cuối cùng trên hàng đầu tiên có tham chiếu A2 và D2 tương ứng. Do đó, công thức sẽ có dạng sau: = CONCAT (A2: D2).
Hãy nhớ rằng, các tham chiếu ô sẽ khác nhau tùy thuộc vào số lượng hàng và columns trên bàn.
- Sao chép công thức xuống cột cho đến khi bạn đến hàng cuối cùng. Để thực hiện việc này, hãy chọn ô có công thức, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên trái của ô, giữ Điền vào tay cầm (tức là biểu tượng dấu cộng) và kéo nó xuống cột.
- Chọn toàn bộ cột — nhấp vào ký tự ở đầu cột hoặc nhấp vào một ô trong cột và nhấn Điều khiển + Không gian.
- Đi đến Trang Chủ tab và chọn Định dạng có điều kiện.
- Di con trỏ chuột của bạn vào Làm nổi bật quy tắc ô và chọn Giá trị trùng lặp.
- Lựa chọn OK tiến hành với.
Excel sẽ đánh dấu cột có các giá trị trùng lặp. Điều đó cho bạn biết các ô trong hàng cụ thể đó có giá trị trùng lặp như một hàng khác trên trang tính.
Nếu bạn quan sát kỹ hình ảnh ở trên, bạn sẽ nhận thấy rằng công cụ Định dạng có Điều kiện không đánh dấu Hàng 4 và Hàng 13. Cả hai hàng đều có giá trị trùng lặp trong Tên, Điểmvà TÔI columns, nhưng các giá trị khác nhau trong ngày cột.
Chỉ 3 trong số 4 columns trong cả hai hàng có thông tin trùng lặp. Điều đó giải thích tại sao công cụ Định dạng có Điều kiện không đánh dấu các giá trị được nối hoặc kết hợp cho cả hai hàng. Cả hai hàng (Hàng 4 và Hàng 13) là duy nhất vì có thông tin phân biệt trong cột “Ngày”.
Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel
Bạn đã tìm thấy nhiều hàng chứa thông tin trùng lặp trong trang tính Excel của mình. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách loại bỏ các hàng trùng lặp này bằng hai công cụ Excel.
1. Sử dụng Công cụ “Xóa các bản sao”
Công cụ này chỉ có một công việc: đảm bảo bạn có dữ liệu sạch trong trang tính Excel của mình. Nó đạt được điều này bằng cách so sánh columns trong trang tính của bạn và xóa các hàng có giá trị trùng lặp. Đây là cách sử dụng công cụ:
- Chọn một ô trên bảng và nhấn Điều khiển + A trên bàn phím của bạn để đánh dấu bảng.
- Đi đến Dữ liệu và nhấp vào Loại bỏ các bản sao trong phần “Công cụ dữ liệu”.
Nếu PC của bạn có màn hình nhỏ hoặc cửa sổ Excel được thu nhỏ, hãy nhấp vào Công cụ dữ liệu nút thả xuống và chọn Loại bỏ các bản sao.
- Đi qua phần Cột và chọn tất cả columns. Nếu bảng của bạn có tiêu đề, hãy chọn hộp có nội dung “Dữ liệu của tôi có tiêu đề”. Thao tác đó sẽ bỏ chọn hàng tiêu đề hoặc hàng đầu tiên trên trang tính. Nhấp chuột OK tiến hành với.
Mẹo nhanh: Để đặt hàng đầu tiên của trang tính Excel làm tiêu đề, hãy chuyển đến Lượt xem tab, chọn Panes đóng băngvà chọn Cố định hàng trên cùng.
- Excel sẽ hiển thị lời nhắc thông báo cho bạn về tổng giá trị trùng lặp được tìm thấy và loại bỏ khỏi trang tính. Nhấp chuột OK để quay lại trang tính.
2. Sử dụng Công cụ Bộ lọc Nâng cao
“Bộ lọc nâng cao” là một công cụ tuyệt vời khác giúp bạn làm sạch dữ liệu của bạn trong Excel. Công cụ này cho phép bạn xem, chỉnh sửa, nhóm và sắp xếp dữ liệu trên trang tính của bạn. Thực hiện theo các bước bên dưới để tìm hiểu cách sử dụng công cụ này để xóa các hàng trùng lặp khỏi trang tính Excel của bạn.
- Chọn bất kỳ ô nào trên bảng và nhấn Điều khiển + A để làm nổi bật toàn bộ bảng.
- Đi đến Dữ liệu tab và chọn Nâng cao trong phần “Sắp xếp & Lọc”.
- Kiểm tra Chỉ các bản ghi duy nhất hộp và nhấp vào OK.
Nếu bảng hoặc trang tính chứa nhiều hàng có thông tin hoặc giá trị tương tự, Excel sẽ loại bỏ tất cả trừ lần xuất hiện đầu tiên của các bản sao.
Ghi chú: Công cụ Bộ lọc Nâng cao tự động coi hàng đầu tiên là tiêu đề. Điều này có nghĩa là công cụ sẽ không xóa hàng đầu tiên, ngay cả khi nó chứa thông tin trùng lặp. Ví dụ: trong bảng bên dưới, việc chạy tính năng “Chỉ bản ghi duy nhất” của công cụ Bộ lọc nâng cao đã không xóa hàng đầu tiên và hàng cuối cùng — mặc dù cả hai đều có giá trị trùng lặp trên tất cả columns.
Vì vậy, nếu trang tính hoặc bảng Excel của bạn có tiêu đề, tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ “Loại bỏ các bản sao” để loại bỏ các hàng trùng lặp.
Mẹo nhanh: Đã vô tình xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp? nhấn Điều khiển + Z để hoàn nguyên thay đổi và lấy lại dữ liệu trùng lặp.
Loại bỏ các bản sao trong Excel: Hạn chế
Chúng tôi nên lưu ý rằng bạn không thể xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp khỏi trang tính có chứa dữ liệu được phác thảo hoặc nhóm. Vì vậy, nếu bạn đã nhóm các hàng và columns trong trang tính Excel của bạn, có lẽ thành Tổng và Tổng phụ, bạn sẽ phải hủy nhóm dữ liệu trước khi có thể kiểm tra các bản sao. Tham khảo tài liệu chính thức này từ Microsoft để tìm hiểu thêm về cách loại bỏ các bản sao trong Excel và lọc các giá trị duy nhất.
