Danh sách thả xuống trong Excel là công cụ mạnh mẽ. Chúng cho phép bạn cung cấp cho người dùng một mũi tên thả xuống, khi được chọn, sẽ cung cấp cho họ một danh sách các lựa chọn.
Điều này có thể làm giảm lỗi nhập dữ liệu vì nó tránh cho người dùng phải nhập câu trả lời trực tiếp. Excel thậm chí còn cho phép bạn kéo các mục cho danh sách thả xuống đó từ một loạt ô.
Tuy nhiên, sự việc không dừng lại ở đó. Sử dụng một số cách sáng tạo để định cấu hình xác thực dữ liệu cho các ô thả xuống, bạn thậm chí có thể tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết, nơi chứa các mục có sẵn trong danh sách thứ hai phụ thuộc vào phần người dùng thực hiện trong danh sách đầu tiên.
Nội dung bài viết
Nhiều danh sách thả xuống được liên kết tốt cho điều gì?
Hãy xem xét rằng hầu hết các biểu mẫu trực tuyến điền vào danh sách thả xuống phụ dựa trên những gì bạn trả lời trong danh sách thả xuống trước nó. Điều này có nghĩa là bạn có thể làm cho các trang nhập dữ liệu Excel của mình cũng nâng cao như các biểu mẫu trực tuyến. Nó sẽ tự sửa đổi dựa trên câu trả lời của người dùng.
Ví dụ: giả sử bạn đang sử dụng bảng tính Excel để thu thập thông tin máy tính từ những người dùng cần sửa chữa máy tính của bạn.
Các tùy chọn mục nhập có thể trông như thế này:
- Phần máy tính: Màn hình, Chuột, Bàn phím, Hệ thống cơ sở
- Loại phần:
- Giám sát: Kính, Vỏ, Dây nguồn, Điện tử bên trong
- Chuột: Bánh xe, Đèn LED, Dây, Nút, Vỏ
- Bàn phím: Phím, Vỏ, Màng, Dây, Điện tử bên trong
- Hệ thống cơ sở: Vỏ, Các nút, Cổng, Nguồn, Điện tử bên trong, Hệ điều hành
Như bạn có thể thấy từ cây này, thông tin có sẵn để chọn cho “Loại bộ phận” phụ thuộc vào Bộ phận máy tính mà người dùng chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên.
Trong ví dụ này, bảng tính của bạn có thể bắt đầu trông giống như sau:
Nếu bạn tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết, bạn có thể sử dụng mục đã chọn từ danh sách thả xuống trong B1 để điều khiển nội dung của danh sách thả xuống trong B2.
Hãy xem cách bạn có thể thiết lập điều này. Ngoài ra, vui lòng tải xuống trang tính Excel mẫu của chúng tôi với ví dụ bên dưới.
Tạo trang nguồn danh sách thả xuống của bạn
Cách tốt nhất để thiết lập một cái gì đó như thế này là tạo một tab mới trong Excel nơi bạn có thể định cấu hình tất cả các mục trong danh sách thả xuống của mình.
Để thiết lập các danh sách thả xuống được liên kết này, hãy tạo một bảng trong đó tiêu đề ở trên cùng là tất cả các bộ phận máy tính mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống đầu tiên. Sau đó liệt kê tất cả các mục (loại bộ phận) sẽ nằm dưới tiêu đề đó.
Tiếp theo, bạn sẽ muốn chọn và đặt tên cho từng phạm vi để sau này khi thiết lập Xác thực dữ liệu, bạn sẽ có thể chọn đúng phạm vi.
Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả các mục dưới mỗi cột và đặt tên cho dải ô đã chọn giống với tiêu đề. Để đặt tên cho bảng, bạn chỉ cần nhập tên vào trường trên cột “A”.
Ví dụ: chọn ô A2 xuyên qua A5và đặt tên cho dải ô đó là “Màn hình”.
Lặp lại quá trình này cho đến khi bạn có tất cả các phạm vi được đặt tên thích hợp.
Một cách khác để làm điều này là sử dụng tính năng Tạo từ lựa chọn của Excel. Điều này cho phép bạn đặt tên cho tất cả các phạm vi giống như quy trình thủ công ở trên, nhưng chỉ với một cú nhấp chuột.
Để làm điều này, chỉ cần chọn tất cả các phạm vi trong trang tính thứ hai mà bạn đã tạo. Sau đó chọn Công thức từ menu và chọn Tạo từ Lựa chọn trong dải băng.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Đảm bảo chỉ Hàng đầu được chọn và sau đó chọn OK.
Điều này sẽ sử dụng các giá trị tiêu đề ở hàng trên cùng để đặt tên cho từng phạm vi bên dưới nó.
Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên của bạn
Bây giờ đã đến lúc thiết lập nhiều danh sách thả xuống được liên kết của bạn. Để làm điều này:
1. Trở lại trang tính đầu tiên, chọn ô trống ở bên phải của nhãn đầu tiên. Sau đó chọn Dữ liệu từ menu và chọn Xác nhận dữ liệu trong dải băng.
2. Trong cửa sổ Xác thực Dữ liệu mở ra, hãy chọn Danh sách trong Cho phép và trong Nguồn, hãy chọn biểu tượng mũi tên lên. Điều này sẽ cho phép bạn chọn phạm vi ô bạn muốn sử dụng làm nguồn cho danh sách thả xuống này.
3. Chọn trang tính thứ hai nơi bạn thiết lập dữ liệu nguồn danh sách thả xuống, sau đó chỉ chọn các trường tiêu đề. Chúng sẽ được sử dụng để điền vào danh sách thả xuống ban đầu trong ô bạn đã chọn.
4. Chọn mũi tên xuống trong cửa sổ lựa chọn để mở rộng cửa sổ Xác thực Dữ liệu. Bạn sẽ thấy phạm vi bạn đã chọn hiện được hiển thị trong Nguồn cánh đồng. Lựa chọn OK kêt thuc.
5. Bây giờ, trở lại trang tính chính, bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách thả xuống đầu tiên chứa từng trường tiêu đề từ trang tính thứ hai.
Bây giờ danh sách thả xuống đầu tiên của bạn đã hoàn thành, đã đến lúc tạo danh sách thả xuống được liên kết tiếp theo của bạn.
Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên của bạn
Chọn ô thứ hai mà bạn muốn tải các mục danh sách tùy thuộc vào những gì được chọn trong ô đầu tiên.
Lặp lại quy trình trên để mở cửa sổ Xác thực dữ liệu. Lựa chọn Danh sách trong trình đơn thả xuống Cho phép. Trường Nguồn là những gì sẽ kéo các mục danh sách vào tùy thuộc vào những gì được chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên.
Để thực hiện việc này, hãy nhập công thức sau:
= INDIRECT ($ B $ 1)
Hàm INDIRECT hoạt động như thế nào?
Hàm này trả về một tham chiếu Excel hợp lệ (trong trường hợp này là một dải ô), từ một chuỗi văn bản. Trong trường hợp này, chuỗi văn bản là tên của phạm vi được truyền bởi ô đầu tiên ($ B $ 1). Vì vậy, INDIRECT lấy tên của phạm vi và sau đó cung cấp xác thực dữ liệu thả xuống với phạm vi chính xác được liên kết với tên đó.
Ghi chú: Nếu bạn định cấu hình xác thực dữ liệu cho menu thả xuống thứ hai này mà không chọn giá trị từ menu thả xuống đầu tiên, bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Bạn có thể chọn Đúng để bỏ qua lỗi và tiếp tục.
Bây giờ, hãy kiểm tra nhiều danh sách thả xuống được liên kết mới của bạn. Sử dụng menu thả xuống đầu tiên để chọn một trong các bộ phận máy tính. Khi bạn chọn menu thả xuống thứ hai, bạn sẽ thấy các mục danh sách thích hợp cho phần máy tính đó. Đây là các loại bộ phận trong cột trên tờ thứ hai mà bạn đã điền cho phần đó.
Sử dụng nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong Excel
Như bạn có thể thấy, đây là một cách rất hay để làm cho các bảng tính của bạn năng động hơn nhiều. Bằng cách điền vào các danh sách thả xuống tiếp theo để phản hồi những gì người dùng chọn trong các ô khác, bạn có thể làm cho bảng tính của mình phản hồi nhanh hơn đối với người dùng và dữ liệu hữu ích hơn nhiều.
Hãy thử với các mẹo ở trên và xem bạn có thể tạo loại danh sách thả xuống được liên kết thú vị nào trong bảng tính của mình. Chia sẻ một số mẹo thú vị của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới.
