Bạn đang dự định nghỉ việc và muốn đảm bảo rằng bạn nhận được bản sao của tất cả các email của mình phòng trường hợp bạn cần tham khảo chúng sau này? Hoặc có thể bạn chỉ muốn xuất chúng cho mục đích sao lưu trong trường hợp tệp Outlook PST của bạn bị hỏng, điều này xảy ra khá thường xuyên.
Trong mọi trường hợp, sao lưu email của bạn luôn là một ý tưởng hay. Ngay cả khi bạn đang sử dụng dịch vụ web như Outlook.com hoặc Gmail, bạn vẫn nên sử dụng ứng dụng khách trên máy tính để bàn như Outlook để tải xuống tất cả thư của mình để lưu trữ cục bộ. Các dịch vụ web và những gã khổng lồ như Microsoft và Google có vẻ miễn nhiễm với thất bại, nhưng bạn không bao giờ biết khi nào điều gì đó thảm khốc có thể xảy ra.
Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xuất email Outlook trong Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 và 2016. Tôi cũng sẽ đề cập đến quy trình nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac. Cần lưu ý rằng Trình hướng dẫn Nhập và Xuất thực tế gần như giống hệt nhau trên tất cả các phiên bản, nhưng quá trình truy cập trình hướng dẫn đã thay đổi.
Xuất email từ Outlook
Nếu bạn đang chạy Outlook 2003, 2007, 2010 hoặc 2013, hãy xem bài đăng của tôi về cách xuất danh bạ Outlook để xem quy trình truy cập trình hướng dẫn nhập/xuất. Nếu bạn đang chạy Outlook 2016, hãy nhấp vào Tài liệu Và Mở và xuất.
Trong menu bên phải, nhấp vào Nhập khẩu xuất khẩu cái nút.
Điều này bây giờ sẽ đưa ra Trình hướng dẫn nhập/xuất, trông giống nhau trong tất cả các phiên bản Office. Để bắt đầu, bạn muốn chọn Xuất sang một tập tin.
Trên màn hình tiếp theo, bạn phải chọn loại tệp: tệp CSV (Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy) hoặc Tệp dữ liệu Outlook (PST). Tôi thường luôn sử dụng PST để nhập lại vào Outlook dễ dàng hơn nhưng bạn có thể chọn CSV nếu muốn nhập email vào ứng dụng email khác hoặc thậm chí vào một chương trình như Excel hoặc Word.
Trên màn hình tiếp theo, bạn phải chọn những gì bạn muốn xuất. Nếu bạn muốn nhận tất cả email của mình, bạn thường chọn Hộp thư đến và đảm bảo rằng Bao gồm các thư mục con được kiểm tra. Nếu bạn chỉ muốn một tập hợp nhỏ các email, bạn có thể nhấp vào Lọc và sau đó đưa vào các tiêu chí khác nhau để giảm số lượng email cần xuất.
Nhấp chuột Kế tiếp và bây giờ bạn sẽ cần chọn vị trí để lưu tệp CSV hoặc PST của mình. Có một số tùy chọn mà bạn có thể chọn từ đó để giải quyết cách xử lý các bản sao.
Cuối cùng, nhấp vào Hoàn thành và bạn sẽ nhận được một cửa sổ hỏi xem bạn có muốn bảo vệ tệp PST của mình bằng mật khẩu tùy chọn hay không. Nếu bạn định sử dụng mật khẩu ở đây, hãy lưu ý rằng mật khẩu phải dài hơn 16 ký tự. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng nó không an toàn lắm và có thể dễ dàng bị hack bằng phần mềm phù hợp.
Đó là về nó. Bây giờ bạn sẽ có tệp CSV hoặc PST chứa tất cả email của bạn được lưu trữ bên trong. Bây giờ bạn có thể sao chép tệp này vào một vị trí an toàn để sao lưu.
Xuất email từ Outlook cho Mac
Nếu bạn đang chạy phiên bản Office dành cho máy Mac thì quy trình xuất email sẽ khác. Trên thực tế, loại tập tin cũng khác nhau. Trên máy Mac, bạn chỉ có một tùy chọn: Tệp lưu trữ Outlook for Mac (.OLM).
Bấm vào Tài liệu và sau đó Xuất khẩu.
Một hộp thoại sẽ bật lên nơi bạn có thể chọn những mục bạn muốn xuất sang tệp lưu trữ. Bạn có thể chọn từ Thư, Lịch, Danh bạ, Nhiệm vụ và Ghi chú hoặc bạn có thể chọn từ các mục trong một danh mục cụ thể.
Nhấp chuột Tiếp tục và bạn sẽ được hỏi nơi bạn muốn lưu tệp. Đó là về nó. Không có bất kỳ tùy chọn nào khác khi xuất từ Outlook trên máy Mac.
Sau khi xuất email, bạn có thể đọc bài đăng của tôi về cách nhập chúng sang dịch vụ email khác như Gmail, nếu bạn dự định chuyển đổi.
