Bạn có bao giờ tự hỏi sự khác biệt giữa Google Docs và Microsoft Word là gì không? Mặc dù bề ngoài cả hai trình xử lý văn bản có thể trông giống nhau nhưng thực tế chúng khác nhau về nhiều mặt.
Trong bài viết này, tôi muốn chỉ ra những điểm khác biệt chính để giúp bạn quyết định lựa chọn nào phù hợp nhất với mình.
Nội dung bài viết
Chức năng – Microsoft Word Wins
Với việc Microsoft Word tồn tại lâu hơn Google Docs, Microsoft đã có nhiều thời gian hơn để tích hợp các tính năng và xây dựng một phần mềm mạnh hơn. Có thể nói rằng Microsoft Word dễ dàng là lựa chọn tiên tiến nhất khi nói đến chức năng.
Tuy nhiên, điều đó không làm cho Google Docs trở nên vô dụng. Trên thực tế, Microsoft Word chỉ thực sự phát triển ở đây nếu bạn thực sự có thể sử dụng chức năng nâng cao hơn.
Với 90% người dùng, khả năng xử lý văn bản của Google Docs là quá đủ. Nhưng đối với một số người, các tính năng nâng cao của Microsoft Word sẽ rất quan trọng. Các tính năng nâng cao trong Word chủ yếu tập trung vào việc định dạng và điều khiển bảng tốt hơn, kiểm soát nhiều hơn các kiểu văn bản cũng như triển khai đồ họa và hình ảnh tốt hơn.
Đánh số trang và sắp xếp tài liệu của bạn cũng dễ dàng hơn nhiều trong Microsoft Word. Bạn cũng có được các mẫu mạnh mẽ hơn nhiều, có thể tăng tốc công việc của bạn, tùy thuộc vào mục đích bạn sử dụng Word. Cuối cùng, những thứ đơn giản như danh sách và dấu đầu dòng đều tốt hơn trên Word.
Khi sử dụng chức năng này trên Tài liệu, đôi khi bạn sẽ gặp phải các vấn đề nhỏ như thêm ngắt dòng, xóa dấu đầu dòng hoặc mất định dạng.
Cộng tác – Google Documents thắng
Cả Microsoft Word và Google Docs đều có các tính năng cộng tác khi Microsoft 365 đưa Word lên đám mây. Tuy nhiên, Google Docs chiến thắng ở hạng mục này vì một số lý do.
Thứ nhất, với việc Google Docs được tích hợp vào Drive, việc xem những tệp bạn đã chia sẻ trở nên rất dễ dàng và cũng dễ dàng điều hướng đến các tệp đã được chia sẻ với bạn.
Chia sẻ dễ dàng như nhấp chuột Tài liệu > Chia sẻ và tạo liên kết. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi từng email riêng lẻ. Điều tuyệt vời về chức năng chia sẻ trong Google Docs là bạn có thể dễ dàng kiểm soát ai có thể chỉnh sửa tài liệu, ai có thể xem và ai có thể nhận xét về tài liệu đó. Vì lý do này, Google Docs thậm chí còn là một nền tảng tuyệt vời để tạo các tài liệu công khai mà bạn có thể cho phép cả thế giới xem và tải xuống.
Microsoft cũng có sự hợp tác – chỉ cần nhấp vào Chia sẻ nút ở góc trên bên phải. Từ đó, bạn có thể lưu vào OneDrive rồi thêm tên của những người bạn muốn chia sẻ. Không giống như Docs, bạn buộc phải gửi tài liệu cho những người cụ thể, do đó, việc cấp quyền truy cập cho một lượng lớn đối tượng mở sẽ trở nên khó khăn hơn.
Bạn có thể theo dõi các thay đổi của từng tác giả trong Word và sửa đổi những thay đổi này trước khi chúng chuyển sang phiên bản cuối cùng, đồng thời, bạn cũng có thể thêm nhận xét vào tài liệu.
Tất cả chức năng này đều có sẵn trên Google Docs và Google Docs cũng có tính năng dòng thời gian rất mạnh mẽ hiển thị tất cả các chỉnh sửa trước đây và ai đã thực hiện các chỉnh sửa đó. Tại bất kỳ thời điểm nào, bạn có thể nhấp để hoàn nguyên về phiên bản cũ của tài liệu hoặc chỉ cần xem trước phiên bản cũ để so sánh các thay đổi.
Đám mây và đồng bộ hóa – Google Docs
Cả Microsoft Word và Google Docs hiện đều cung cấp một số khả năng đám mây tuyệt vời. Bạn cần phải là người đăng ký Office 365 để có thể mở, chỉnh sửa và tự động đồng bộ hóa các tệp của mình trực tuyến với Microsoft Word. Nếu không, bạn sẽ cần thiết lập bản sao lưu OneDrive bằng các tệp Microsoft Office 2019 của mình.
Với Google Docs, việc lưu được thực hiện tự động vào đám mây. Trên thực tế, tài liệu của bạn sẽ được lưu mỗi khi bạn thực hiện thay đổi, do đó bạn thậm chí không bao giờ phải lo lắng về việc nhấn nút lưu.
Ngoài ra, bạn có thể xem và sửa lại tất cả các thay đổi của mình từ bây giờ cho đến thời điểm bạn bắt đầu tài liệu của mình lần đầu tiên bằng cách nhấp vào văn bản ‘tất cả các thay đổi được lưu trong Drive’ ở đầu trang.
Về giới hạn lưu trữ, Microsoft Word sẽ thắng nếu bạn có Office 365, nhưng nếu bạn không có thì Google Drive sẽ cung cấp cho bạn nhiều dung lượng trống hơn OneNote. Rất may, cả Word và Google Docs đều có thể được truy cập trên tất cả các nền tảng chính bao gồm Mac, Windows, Android, iOS và web.
Vì vậy, tóm lại, Google Docs và Microsoft Word rất gần nhau trong phần này nhưng Google Docs chỉ nhỉnh hơn một chút nhờ tính năng tự động lưu tuyệt vời của nó.
Truy cập ngoại tuyến – Microsoft Word thắng
Không còn nghi ngờ gì nữa, Microsoft Word là lựa chọn tốt nhất cho những ai cần bộ xử lý tài liệu có khả năng truy cập ngoại tuyến. Với Microsoft Word, cho dù từ Office 2019 hay Office 365, bạn có thể dễ dàng tạo tài liệu ngoại tuyến mới và sau đó khi bạn trực tuyến, chúng có thể được tải lên đám mây.
Bạn không mất bất kỳ chức năng nào khi Microsoft Word ngoại tuyến, mặc dù tính năng đồng tác giả sẽ không khả dụng. Mặt khác, Google Docs bị hạn chế hơn khi có chức năng ngoại tuyến.
Theo mặc định, Google Docs không thực sự có chức năng ngoại tuyến. Tuy nhiên, bạn có thể thêm chức năng ngoại tuyến bằng Tiện ích mở rộng Google Docs ngoại tuyến của Chrome. Sau khi cài đặt, bạn có thể bật chế độ ‘ngoại tuyến’ từ trong menu cài đặt trên Google Drive.
Trong hầu hết các trường hợp, tiện ích mở rộng này sau đó sẽ cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa các tệp của mình khi ngoại tuyến, nhưng tiện ích mở rộng này không phải là không có vấn đề. Nhiều đánh giá cho thấy tiện ích mở rộng có vấn đề, cho rằng phần mềm không hoạt động hoặc đôi khi chỉ hoạt động.
Tôi không thể đề xuất Google Docs để sử dụng ngoại tuyến khi Microsoft Word đã được xây dựng ngay từ đầu để trở thành một trình xử lý văn bản ngoại tuyến.
Định dạng – Microsoft Word thắng
Không còn nghi ngờ gì nữa, Microsoft Word chiến thắng trong trò chơi định dạng. Việc tạo các quy tắc định dạng văn bản duy nhất trong Microsoft Word dễ dàng hơn nhiều so với trong Google Docs. Tôi muốn đi xa hơn khi nói rằng Google thực sự cần phải cải thiện định dạng của họ vì hiện tại nó có một số vấn đề.
Khi đính kèm hình ảnh, bảng hoặc bảng tính, bạn không thể chắc chắn rằng tệp sẽ được định dạng giống như vậy nếu được mở trong bộ xử lý tài liệu của bên thứ ba. Microsoft Word không gặp phải vấn đề này.
Tính khả dụng – Google Documents thắng
Trong danh mục này, Google Docs dễ dàng chiến thắng vì bạn không thể tự do đánh bại được. Về bản chất, Google Docs là một trình xử lý văn bản có ít tính năng hơn một chút, nhưng khi bạn coi nó hoàn toàn miễn phí thì nó đã bù đắp được nhiều điều.
Mặt khác, Microsoft Word không miễn phí. Bạn phải thanh toán hàng tháng cho đăng ký Office 365 hoặc thanh toán một lần cho gói Microsoft Office 2019 đầy đủ.
Bản tóm tắt
Google Docs và Microsoft Word ngang bằng nhau, nhưng trong nhiều lĩnh vực, Microsoft Word lại dẫn đầu. Nếu bạn cần chức năng bổ sung và sức mạnh định dạng của Word và không ngại trả tiền cho nó, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nó.
Nếu bạn chỉ cần một trình xử lý văn bản có chức năng cơ bản, bạn sẽ hài lòng với Google Docs. Thưởng thức!
