Làm thế nào để ngăn chặn khoảnh khắc cuộc họp trực tuyến gây bối rối

0

Khả năng họp từ xa, trực tuyến tại nhà có thể rất thuận tiện. Nhưng nó cũng giới thiệu một danh sách toàn bộ các cơ hội cho những khoảnh khắc rất xấu hổ.

Nếu bạn có trẻ em, vật nuôi, trẻ sơ sinh hoặc thậm chí một cửa sổ phía sau bạn hiển thị ngoài trời, bạn có tất cả các thành phần của một công thức cho thảm họa.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến một số vấn đề phổ biến nhất có thể dẫn đến các cuộc họp trực tuyến đáng xấu hổ và cách ngăn chặn chúng.

Họp trực tuyến: Điều gì có thể xảy ra sai?

Một trong những ví dụ nổi tiếng nhất về khoảnh khắc đáng xấu hổ như vậy đã xảy ra với Giáo sư Robert Kelly khi ông được BBC phỏng vấn trực tiếp trên truyền hình.

Một trong những đứa trẻ ở độ tuổi chập chững biết đi của Kelly bước vào văn phòng của anh ấy, giữa cuộc phỏng vấn, và đứa con của anh ấy cũng vậy trong xe tập đi. Cuối cùng, cô vợ điên cuồng chạy vào phòng chì chiết các con trong phòng.

Đây không chỉ là khoảnh khắc gặp gỡ trực tuyến đáng xấu hổ mà còn là khoảnh khắc diễn ra trực tiếp và được phát sóng trên khắp thế giới cho hàng triệu người xem.

Ngăn chặn khoảnh khắc họp trực tuyến gây bối rối

Có nhiều cách bạn có thể thiết lập không gian làm việc, máy tính của mình và chính cuộc họp để giảm khả năng xảy ra bất kỳ sự kiện đáng tiếc nào.

Nếu bạn tuân theo tất cả các nguyên tắc này, bạn có thể yên tâm rằng tất cả các cuộc họp trực tuyến của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ và không có bất kỳ khoảnh khắc “đáng nhớ” nào.

Chặn máy ảnh của bạn khi không sử dụng

Có rất nhiều lý do bảo mật tại sao bạn nên che webcam trừ khi nó đang được sử dụng. Nhưng bảo mật sang một bên, bạn cũng không muốn hiển thị video của mình khi bắt đầu cuộc họp trực tuyến trước khi bạn sẵn sàng.

Đã có những câu chuyện về những người bị bắt gặp đi vệ sinh trong cuộc họp vì webcam của họ hướng về phía cửa phòng tắm đang mở.

Điều này có thể xảy ra vì nhiều lý do.

  • Webcam tự động bật vào thời gian bắt đầu cuộc họp
  • Bạn quên rằng máy ảnh đã được bật trong cuộc họp
  • Bạn nghĩ rằng cuộc họp đã kết thúc nhưng máy ảnh vẫn bật trong khi mọi người được kết nối

Cách dễ nhất để ngăn chặn tất cả các trường hợp này là sử dụng nắp trượt trên webcam của bạn nếu có. Nếu không, hãy giữ sẵn một số băng dính để giữ qua máy ảnh khi không sử dụng.

Sử dụng rèm cửa trên nền Windows

Windows có thể tuyệt vời để cho ánh sáng vào văn phòng của bạn, nhưng khi bạn đang họp trực tuyến, chúng có thể gây ra rất nhiều vấn đề.

Có nhiều trường hợp có thể dẫn đến việc lúng túng với các cửa sổ, vì vậy hãy cùng khám phá ba trường hợp chính.

Bạn trông giống như một nhân vật phản diện

Hãy tưởng tượng ai đó xuất hiện trong một cuộc họp và họ chỉ xuất hiện như một cái bóng trong một căn phòng tối. Ấn tượng đầu tiên của bạn về người đó là gì?

Hầu hết mọi người sẽ được nhớ đến bất kỳ bộ phim nào mà một nhân vật phản diện đang ngồi trong hang ổ của ngục tối, âm mưu cho kế hoạch xấu xa tiếp theo của họ.

Ánh sáng chiếu vào qua cửa sổ sẽ đánh lừa hầu hết các webcam và buộc chúng phải tự động lọc ánh sáng, làm cho toàn bộ căn phòng có vẻ tối hơn nhiều so với thực tế.

Cách dễ nhất để khắc phục vấn đề này là che rèm cho bất kỳ cửa sổ nào phía sau bạn và luôn đóng rèm hoặc rèm che trong các cuộc họp.

Pets tình yêu Windows

Thú cưng cũng thích cửa sổ, thú cưng và các cuộc họp trực tuyến hiếm khi kết hợp rất tốt.

Nếu bạn nhận thấy mọi người trong cuộc họp cười khúc khích hoặc cười khúc khích khi đang nói chuyện, bạn có thể muốn nhìn lại phía sau.

Tỷ lệ cược là khá tốt con mèo của bạn không tốt.

Nếu bạn đã sẵn sàng bắt đầu một cuộc họp trực tuyến, hãy đưa tất cả thú cưng của bạn ra khỏi phòng để chúng không trốn trên bệ cửa sổ để sẵn sàng lôi kéo bạn trong cuộc họp video của bạn.

Lưu ý: Đóng cửa văn phòng (và khóa lại) có thể ngăn chặn những vật nuôi không mong muốn và những vị khách không mời khác.

Ngoài trời không phải lúc nào cũng đáng yêu

Vấn đề khác với các cửa sổ là những thứ xảy ra ở phía bên kia của các cửa sổ đó.

Bạn có thực sự muốn đồng nghiệp của mình hoặc những người tham dự cuộc họp khác nhìn thấy người hàng xóm của bạn đang cắt cỏ bên ngoài trong bộ đồ ngủ của họ không?

Bạn không bao giờ biết ai hoặc cái gì sẽ đi ngang qua cửa sổ, vì vậy đây là một lý do khác để đảm bảo rằng cửa sổ phía sau bạn có rèm và bạn sử dụng chúng.

Crank Up The Lighting

Nói về ánh sáng, một văn phòng đủ ánh sáng sẽ tạo ra video tốt nhất trong hội nghị web. Cách tốt nhất để đạt được ánh sáng hoàn hảo là đặt bàn làm việc của bạn sao cho có cửa sổ (có rèm mở) phía sau màn hình mà bạn đang đối diện hoặc lệch sang một bên.

Ánh sáng tự nhiên từ cửa sổ ở bên cạnh làm ngược lại với cửa sổ phía sau bạn. Thay vì buộc webcam phải lọc ánh sáng, nó chiếu ánh sáng tự nhiên vào bạn để máy ảnh thu nhận.

Nếu bạn không có cửa sổ ở vị trí thích hợp trong văn phòng của mình, giải pháp tốt nhất tiếp theo là bật càng nhiều đèn chiếu sáng trên cao càng tốt.

Tốt hơn, hãy sử dụng đèn Philips Hue và đặt chúng ở cài đặt sáng nhất.

Thu dọn trước khi họp

Theo một nghiên cứu năm 2018 của Đại học Michigan, các nhà tâm lý học phát hiện ra rằng mọi người nảy sinh ý kiến tiêu cực về mọi người chỉ bởi tình trạng văn phòng của họ.

Phát hiện này không có gì đáng ngạc nhiên. Tuy nhiên, thật không may nếu bạn đã làm việc chăm chỉ cả tuần và không có thời gian để dọn dẹp không gian xung quanh bạn trước cuộc họp video trực tuyến đó.

Giải pháp dễ dàng là lên lịch ít nhất 15 phút trong lịch của bạn trước khi bắt đầu cuộc họp video. Hãy dành thời gian đó để thu dọn tất cả những thứ lộn xộn đằng sau bạn. Ít nhất hãy dọn sạch mọi thứ mà camera có thể nhìn thấy.

Điều đó có thể không có nghĩa là toàn bộ căn phòng sạch sẽ hoặc màn hình của bạn không còn lộn xộn, nhưng nếu những người tham dự cuộc họp không thể nhìn thấy sự lộn xộn, họ sẽ không biết gì tốt hơn.

Ồ những âm thanh mà chúng tôi tạo ra

Âm thanh có thể là kẻ thù tồi tệ nhất của bạn trong hội nghị truyền hình. Có tất cả các cách mà micrô của bạn có thể làm bạn xấu hổ.

Chỉ cần xem xét việc quên bật micrô của bạn và thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

  • Ăn khoai tây chiên hoặc thứ gì khác giòn và to
  • Lầm bầm điều gì đó tiêu cực về đồng nghiệp mà mọi người có thể nghe thấy
  • Trò chuyện cá nhân với vợ / chồng của bạn hoặc thành viên khác trong gia đình
  • Phát ra âm thanh cơ thể xấu hổ

Tất cả các tình huống này có thể từ hài hước nhẹ nhàng đến xấu hổ đau đớn.

Giải pháp là gì? Luôn kiểm tra xem bạn có bị tắt tiếng khi bắt đầu cuộc họp không trừ khi bạn cần phát biểu và theo dõi kỹ trạng thái micrô của bạn trong suốt cuộc họp.

Tốt hơn nữa, hãy định cấu hình cài đặt phần mềm hội nghị video của bạn để micrô tự động tắt tiếng khi cuộc họp bắt đầu.

Trong Skype, bạn có thể tìm thấy cài đặt này trong Settings menu, dưới Âm thanh & Video. Chỉ cần đảm bảo Bật tiếng khi có cuộc gọi đến bị tắt.

Hầu hết các ứng dụng hội nghị truyền hình lớn đều có cài đặt tương tự cho micrô.

Các mẹo hữu ích khác

Ghi nhớ tất cả những lời khuyên trên sẽ đảm bảo rằng hội nghị truyền hình của bạn diễn ra suôn sẻ và không gặp trục trặc.

Có một số mẹo khác có thể hữu ích với cuộc gọi điện video của bạn:

  • Chia sẻ màn hình: Khi chia sẻ màn hình, đừng chọn nút chia sẻ trước khi bạn thấy đúng màn hình được tô sáng. Mọi ứng dụng hội nghị trực tuyến lớn đều làm nổi bật màn hình bạn đã chọn để bạn luôn biết mình sẽ chia sẻ màn hình nào. Chia sẻ màn hình sai có thể dẫn đến việc mọi người nhìn thấy những thứ bạn không muốn.
  • Thông báo khó hiểu: Không có gì tệ hơn việc đồng nghiệp gửi cho bạn một tin nhắn cá nhân trong khi bạn đang chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp. Tắt thông báo cửa sổ trước mỗi hội nghị truyền hình.
  • Vị trí cửa sổ: Một sai lầm phổ biến của mọi người là đặt cửa sổ trò chuyện với khuôn mặt của mọi người trên màn hình cách xa webcam. Thay vào đó, hãy đặt nó trên cùng một màn hình để có vẻ như bạn đang nhìn trực tiếp vào mọi người.
  • Nền ảo – Hầu hết các ứng dụng như Zoom và Skype hiện đều cho phép bạn chọn nền ảo. Bạn có thể chọn một cái gì đó từ các cài đặt trước hoặc bạn có thể tải xuống hình ảnh của riêng mình và sử dụng nó làm nền. Một số ứng dụng cho phép bạn làm mờ phông nền, vì vậy nếu bạn gặp khó khăn với phông nền xấu cho cuộc gọi của mình, hãy lấy phông nền ảo.

Bạn đã bao giờ có bất kỳ khoảnh khắc xấu hổ nào trong buổi hội thảo truyền hình của mình chưa? Chúng tôi rất muốn nghe câu chuyện của bạn trong phần bình luận bên dưới.

Để lại bình luận

Địa chỉ email của bạn sẽ được chúng tôi bảo mật thông tin.