Gần như mọi tài khoản email của công ty đều đang sử dụng máy chủ Outlook và Exchange để xử lý email của người dùng và có rất nhiều dữ liệu được lưu trữ trong các tệp PST đó. Tệp PST công việc của riêng tôi dành cho Outlook có dung lượng gần 2 Gb, đó là lý do tại sao tôi viết một bài đăng về cách tối ưu hóa tệp PST của bạn để Outlook chạy nhanh hơn.
Trước khi chuyển hẳn sang Gmail, file email cá nhân của tôi có dung lượng trên 10 GB! Bây giờ nó rất lớn! Về cơ bản, đó là lượng email có giá trị trong 8 năm. Mặc dù Outlook cho phép bạn sắp xếp email của mình thành các thư mục, v.v. nhưng nó thực sự không có số liệu thống kê về việc sử dụng email của bạn.
Ai là người bạn viết email nhiều nhất? Ai là người bạn nhận được nhiều email nhất? Ai là người gửi cho bạn nhiều dữ liệu nhất qua email? Tin nhắn đầu tiên và cuối cùng bạn nhận được từ một người cụ thể là gì?
Đó là nơi bạn cần các chương trình của bên thứ ba để phân tích tệp PST của bạn và cho bạn biết tất cả các loại thống kê hữu ích. Trước đây, tôi đã viết về cách bạn có thể tìm kiếm email của mình theo kích thước, ngày tháng, người gửi, v.v., nhưng việc đó tốn rất nhiều công sức.
Tìm kiếm thực sự hữu ích để tìm email, tệp đính kèm, v.v. từ những người cụ thể. Nếu bạn muốn có một số thống kê cơ bản về email của mình, hãy xem chương trình có tên OutlookStatView của Nirsoft.
OutlookStatView – Thống kê cho Outlook
OutlookStatView là một chương trình đơn giản quét tệp Outlook PST của bạn và cung cấp cho bạn một số thống kê cơ bản về những người bạn giao tiếp.
Về cơ bản, đối với mỗi người bạn đã từng gửi email hoặc đã gửi email cho bạn, bạn sẽ nhận được bộ thông tin sau:
- Số lượng email gửi đi bạn đã gửi cho người đó được chia theo TO/CC/BCC
- Số lượng email đến mà người đó đã gửi cho bạn
- Tổng kích thước của tất cả các email mà người đó gửi cho bạn
- Ứng dụng email được người đó sử dụng
- Khoảng thời gian bạn gửi/nhận email từ người đó
Điều thú vị của chương trình là bạn không phải cài đặt OutlookStatView vào Outlook dưới dạng tiện ích bổ sung. Đây là một chương trình độc lập sẽ tự động quét tệp PST của bạn cho dù Outlook có mở hay không.
Nếu bạn có nhiều hồ sơ Outlook, hãy đảm bảo đăng nhập vào hồ sơ bạn muốn quét trước khi khởi động OutlookStatView. Bạn cũng có thể xuất toàn bộ nội dung dưới dạng báo cáo HTML để xem sau.
Chương trình cũng không mất nhiều thời gian để quét một hộp email rất lớn, khoảng 2 phút đối với tệp 1,5 GB. Không tệ! Nhìn chung, nó khá đơn giản nhưng rất hữu ích nếu bạn muốn tìm hiểu về người mà bạn liên lạc thường xuyên nhất qua email.
Nếu bạn quan tâm đến nhiều dữ liệu phân tích hơn về email của mình, có một số phần bổ trợ trả phí bổ sung có thể tạo biểu đồ và cung cấp cho bạn nhiều số liệu hơn.
Mở rộng văn phòng
Microsoft Phân tích của tôi
Chuông & Còi cho Outlook
Tôi chưa từng sử dụng bất kỳ thứ nào trong số này, nhưng sau khi xem xét trang web của họ, tất cả chúng đều có vẻ là những lựa chọn tốt. Hy vọng rằng điều đó sẽ cung cấp cho bạn đủ số liệu thống kê về email của bạn! Thưởng thức!
